Ασφαλές λογισμικό αναφοράς παρατυπιών

Η νέα απαίτηση προκύπτει από την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης και υποχρεώνει κάθε οντότητα που δραστηριοποιείται εντός της ΕΕ να συμμορφώνεται με αυτήν.

Οι εσωτερικοί δίαυλοι whistleblowing γίνονται πιο σημαντικοί από ποτέ. Σύμφωνα με την Οδηγία, οι εργοδότες θα πρέπει να εφαρμόσουν κατάλληλα εσωτερικά συστήματα προκειμένου να ενθαρρύνουν τους εργαζομένους τους να αναφέρουν περιστατικά εσωτερικά, δηλαδή κατά πρώτο λόγο στον εργοδότη τους. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι οι μάρτυρες δημοσίου συμφέροντος θα προστατεύονται από την Οδηγία και όταν αναφέρουν σε αρμόδιες αρχές ή στα μέσα ενημέρωσης.

Η Οδηγία της ΕΕ θέτει συγκεκριμένες απαιτήσεις για τη φύση του διαύλου whistleblowing που πρέπει να παρέχεται. Ο κύριος όρος είναι ότι το σύστημα θα διασφαλίζει την ανωνυμία του μάρτυρα δημοσίου συμφέροντος. Η WeMoral είναι μια ευέλικτη λύση που διατηρεί τους εργοδότες σε συμμόρφωση με τις πιο πρόσφατες απαιτήσεις και προσφέρει στους εργαζομένους το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και ανωνυμίας.

Ναι. Η ανώνυμη υποβολή αποτελεί την προεπιλογή: οι αναφέροντες περιγράφουν το ζήτημα, προαιρετικά επισυνάπτουν αποδείξεις και δεν χρειάζεται ποτέ να κοινοποιήσουν όνομα, email ή στοιχεία επικοινωνίας. Η φόρμα αναφοράς μπορεί επίσης να διαμορφωθεί ώστε να επιτρέπει επώνυμες αναφορές, με τα πεδία ονόματος και επικοινωνίας επισημασμένα ως δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (δεδομένα PII).

Ναι. Οι αναφέροντες μπορούν να ηχογραφήσουν ένα φωνητικό μήνυμα απευθείας από τη φόρμα αναφοράς, αντί ή παράλληλα με την πληκτρολόγηση της περιγραφής. Η ηχογράφηση κρυπτογραφείται μαζί με την υπόλοιπη αναφορά και φτάνει στον χειριστή της υπόθεσης ως συνημμένο. Πολλοί κανονισμοί για το whistleblowing απαιτούν από τους οργανισμούς να δέχονται φωνητικές αναφορές, και αυτός ο δίαυλος καλύπτει την εν λόγω απαίτηση.

Όλα τα δεδομένα των υποθέσεων αποθηκεύονται σε υποδομή που φιλοξενείται στην ΕΕ, στη Φρανκφούρτη της Γερμανίας. Η πρόσβαση περιορίζεται στους χειριστές υποθέσεων που ορίζει ο οργανισμός σας· κάθε ανάγνωση και εγγραφή καταγράφεται σε ίχνος ελέγχου.

Ναι. Η πλατφόρμα είναι σχεδιασμένη ώστε να πληροί τις απαιτήσεις του GDPR, με τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες Schrems II, υποδομή που φιλοξενείται στην ΕΕ στη Φρανκφούρτη, καθορισμένες περιόδους διατήρησης και τεκμηριωμένη λίστα υπο-εκτελούντων την επεξεργασία. Υπογράφουμε Συμβάσεις Επεξεργασίας Δεδομένων κατόπιν αιτήματος και αντιμετωπίζουμε τα δεδομένα κάθε αναφοράς ως ειδική κατηγορία από την παραλαβή έως τη διαγραφή.

Το Σύστημα Whistleblowing μας υποστηρίζει 25 γλώσσες. Οι αναφέροντες επιλέγουν τη γλώσσα τους στην αρχή της φόρμας· οι χειριστές υποθέσεων μπορούν να αλλάξουν γλώσσα ανεξάρτητα. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε όλες τις υποστηριζόμενες γλώσσες ταυτόχρονα ή μόνο το υποσύνολο που ταιριάζει στο κοινό σας.

Η τεχνική εγκατάσταση είναι απλή. Η επώνυμη σελίδα αναφοράς σας είναι ενεργή μέσα σε λίγα λεπτά από την εγγραφή, χωρίς να απαιτείται εμπλοκή IT. Η πληρέστερη υλοποίηση (η σύνταξη της διαδικασίας whistleblowing, η ενημέρωση των χειριστών υποθέσεων, η ανακοίνωση του διαύλου στο προσωπικό) τυπικά διαρκεί λίγες ημέρες. Σας βοηθάμε σε κάθε βήμα, συμπεριλαμβανομένων προτύπων διαδικασιών και εκπαιδευτικού υλικού για τους χειριστές υποθέσεων.

Ναι. Οι χειριστές υποθέσεων βλέπουν πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο με πλήθος υποθέσεων (νέες / σε εξέλιξη / κλειστές / σύνολο), διάγραμμα πίτας κατάστασης και χρονοσειρά υποβολών ανά εβδομάδα, μήνα, έτος ή για όλο το διάστημα. Ο πίνακας ελέγχου μπορεί να φιλτραριστεί ανά εταιρεία ή θυγατρική για ομίλους που διαχειρίζονται πολλαπλές οντότητες, και οι μετρήσεις μπορούν να εξαχθούν για αναφορές σε επίπεδο διοικητικού συμβουλίου.

Ναι. Μία σύνδεση σας δίνει ξεχωριστά εταιρικά προφίλ για κάθε νομική οντότητα ή θυγατρική του ομίλου σας, με την ίδια ομάδα χειρισμού υποθέσεων για όλες. Οι φόρμες των αναφερόντων είναι διαθέσιμες σε 25 γλώσσες εξαρχής, ώστε οι θυγατρικές που δραστηριοποιούνται σε διαφορετικές χώρες να μπορούν να παρουσιάζουν η καθεμία τοπικοποιημένο δίαυλο. Η ανά-οντότητα δρομολόγηση υποθέσεων (διαφορετικοί χειριστές ανά εταιρεία) βρίσκεται στον σχεδιαστικό χάρτη· σήμερα, η παραλαβή υποθέσεων είναι ενοποιημένη σε όλο τον όμιλο.