Sichere Hinweisgeber-Software
Verschlüsseltes, anonymes Meldeformular, automatische Benachrichtigungen, Verwaltungspanel. Eine beschäftigte Person meldet Fehlverhalten, Ihr Team reagiert, und die hinweisgebende Person erhält eine Antwort, ohne ihre Identität preiszugeben.
Weltweit von Kunden vertraut
Die WeMoral-Hinweisgebersoftware ist einfach in der Handhabung. Nach der Anmeldung richten wir Ihnen ohne Zusatzkosten eine eigene Meldeseite ein, abgestimmt auf Ihr Branding. Sie erhalten einen Link, den Sie an Beschäftigte und weitere Anspruchsgruppen weitergeben können.
Hinweisgebende erreichen den Kanal über einen gebrandeten Weblink, ein im Intranet eingebettetes Formular oder einen gedruckten QR-Code auf Aushängen am Arbeitsplatz.
Beschreibe das Problem
Die hinweisgebende Person füllt ein anonymes, verschlüsseltes Meldeformular aus.
Optionale Nachweise vorlegen
Die hinweisgebende Person kann Anhänge wie Dateien, Fotos und Videos hochladen und bei Bedarf zusätzliche Informationen ergänzen. Alle Felder des Meldeformulars lassen sich anpassen.
Bericht einreichen
Alle Daten werden verschlüsselt und ein neuer Fallbericht wird angelegt. Die von Ihnen benannten fallbearbeitenden Personen werden benachrichtigt und können antworten. Anhänge werden auf Viren geprüft. Die hinweisgebende Person erhält einen passwortgeschützten Link zum Fall für die weitere Kommunikation.
Prüfen und reagieren
Die Meldung geht in Ihrem WeMoral-Panel ein und die benannten fallbearbeitenden Personen werden per E-Mail benachrichtigt. Sie prüfen den Fall, entscheiden über das weitere Vorgehen und können die hinweisgebende Person sicher kontaktieren, um weitere Details zu erfragen oder Rückmeldung zu geben. Die gesamte beidseitige Kommunikation bleibt verschlüsselt und vertraulich.
Hinweisgebersoftware, die
sicher, vertraulich und gesetzeskonform ist.
Keine Identitätsspur
Wir protokollieren im Meldeformular keine IP-Adressen, Browser-Fingerprinting und Analyseskripte sind auf den Seiten zur Meldungseinreichung standardmäßig deaktiviert, und hochgeladene Dateien werden vor Eingang in die Fallakte von ihren Metadaten (EXIF, Autor, Revisionshistorie) bereinigt.
DSGVO-konform von Grund auf
Rechtsgrundlage, Betroffenenrechte und Aufbewahrungsregeln sind fest im Arbeitsablauf verankert, nicht nachträglich aufgesetzt. Standardvertragsklauseln stellen wir Enterprise-Kunden auf Anfrage bereit.
Verschlüsselte Kommunikation
Die beidseitige Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Fallbearbeitenden ist bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt. Anonyme Hinweisgebende erhalten einen einmaligen Fallcode, mit dem sie sich wieder einloggen können, um den Fall weiterzuverfolgen, ohne jemals ein Konto anlegen oder eine E-Mail-Adresse hinterlegen zu müssen.
EU-Datenspeicherung
Alle Falldaten werden in Frankfurt am Main innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Die Daten verbleiben stets in der EU.
Multimedia-Uploads
Hinweisgebende können per Formular, Sprachaufnahme oder Datei-Upload einreichen, und die fallbearbeitenden Personen antworten über denselben Kanal, ohne dass eine der beiden Seiten jemals eine persönliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer preisgibt.
Umfassender Service
Alles an einem Ort. Das Fallmanagement-Dashboard deckt Annahme, Triage, Untersuchung und Abschluss eines Falls ab, sodass Sie keine separaten Werkzeuge für Ticketing, Dokumentenablage und Berichterstattung zusammenführen müssen.
Analytik
Behalten Sie Meldungen in Ihrem Unternehmen über ein zentrales Dashboard im Blick. Filtern Sie Fälle nach Status, Kanal, Kategorie oder Auslastung der Bearbeitenden und exportieren Sie die Kennzahlen, die Ihr Prüfungsausschuss oder Ihr Vorstand verlangt.
Berechtigungen
Steuern Sie Zugriffe und vergeben Sie Rollen über unser einfach bedienbares Verwaltungspanel. Legen Sie fest, wer einen Fall einsehen, beantworten oder schließen darf, und beschränken Sie sensible personenbezogene Felder bei Bedarf auf einen engeren Kreis berechtigter Bearbeitender.
Entwickelt zur Erfüllung von Compliance-Standards
Wo Ihre Daten liegen
Sämtliche Falldaten werden auf einer in der EU gehosteten Infrastruktur in Frankfurt am Main gespeichert. Die Daten verbleiben stets in der EU. Der Zugriff ist auf die von Ihrer Organisation benannten fallbearbeitenden Personen beschränkt, und jeder Lese- und Schreibvorgang wird in einem Audit-Trail protokolliert.
Was unsere Kunden sagen
Unsere Meldeseite war in 5 Minuten live. Das Meldeformular war bereits in die 6 benötigten Sprachen übersetzt, sodass unsere Tochtergesellschaften in Frankreich, Spanien und Deutschland einen funktionierenden Kanal hatten, bevor die gesetzliche Frist ablief.
HR-Leitung · Fertigung · 1.200 Beschäftigte
Das Fall-Dashboard hat unsere gesamte Arbeit geordnet. Jede Meldung, jede Nachricht, jeder Anhang in einer einzigen verschlüsselten Timeline. Unser Team hat aufgehört, mit Tabellen zu jonglieren, und schließt Fälle jetzt doppelt so schnell ab.
Büroleitung · Finanzdienstleistungen
Hinweisgebende erhalten nach dem Absenden einen privaten Zugangscode und können später nach neuen Rückmeldungen schauen, ohne ihre Identität preiszugeben. Dieser anonyme Zwei-Wege-Kanal war die Funktion, die unseren Vorstand vom Wechsel überzeugt hat.
Rechtsabteilung · IT-Dienstleistungen
11 Tage → 2 Stunden
Die durchschnittliche Zeit bis zur Bestätigung von Hinweisgebermeldungen sank nach dem Wechsel zu WeMoral um 99 % und hielt das Compliance-Team komfortabel innerhalb der 7-Tage-Bestätigungsfrist der EU-Hinweisgeberrichtlinie.
Medienunternehmen · ca. 1.000 Beschäftigte · tätig in 4 EU-Mitgliedstaaten
Häufig gestellte Fragen
Die neue Pflicht ergibt sich aus der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und verpflichtet jede in der EU tätige Einrichtung zur Einhaltung dieser Vorgaben. In Deutschland wurde sie durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt.
Interne Meldekanäle gewinnen mehr denn je an Bedeutung. Gemäß der Richtlinie sollen Arbeitgeber geeignete interne Systeme einführen, um ihre Beschäftigten zu ermutigen, Vorfälle zunächst intern, also beim Arbeitgeber selbst, zu melden. Zu beachten ist allerdings, dass Hinweisgeber durch die Richtlinie auch dann geschützt sind, wenn sie sich an zuständige Behörden oder an die Medien wenden.
Die EU-Richtlinie stellt konkrete Anforderungen an die Ausgestaltung des Meldekanals. Die wichtigste Vorgabe: Das System muss die Anonymität der hinweisgebenden Person gewährleisten. WeMoral ist eine schlanke Lösung, mit der Arbeitgeber die aktuellen Anforderungen rechtskonform erfüllen und Beschäftigten ein Höchstmaß an Sicherheit und Anonymität bieten.
Ja. Anonyme Meldungen sind voreingestellt: Hinweisgebende beschreiben den Sachverhalt, fügen optional Beweise bei und müssen weder Namen noch E-Mail oder andere Kontaktdaten preisgeben. Das Meldeformular kann auch so konfiguriert werden, dass identifizierte Meldungen möglich sind, wobei Name und Kontaktfelder als personenbezogene Daten (PII) gekennzeichnet werden.
Ja. Hinweisgebende können statt oder zusätzlich zur Texteingabe direkt im Meldeformular eine Sprachnachricht aufzeichnen. Die Aufnahme wird zusammen mit der übrigen Meldung verschlüsselt und gelangt als Anhang zur fallbearbeitenden Person. Viele Hinweisgeberschutzregelungen verpflichten Organisationen zur Annahme mündlicher Meldungen, und dieser Kanal erfüllt diese Vorgabe.
Sämtliche Falldaten werden auf einer in der EU gehosteten Infrastruktur in Frankfurt am Main gespeichert. Der Zugriff ist auf die von Ihrer Organisation benannten fallbearbeitenden Personen beschränkt; jeder Lese- und Schreibvorgang wird in einem Audit-Trail protokolliert.
Ja. WeMoral ist auf die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen ausgelegt, mit Schrems-II-Standardvertragsklauseln, in der EU gehosteter Infrastruktur in Frankfurt, definierten Aufbewahrungsfristen und einer dokumentierten Liste von Unterauftragsverarbeitern. Auf Anfrage schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge ab und behandeln die Daten jeder Meldung von der Annahme bis zur Löschung als besondere Kategorie personenbezogener Daten.
WeMoral unterstützt 25 Sprachen. Hinweisgebende wählen ihre Sprache zu Beginn des Formulars; fallbearbeitende Personen können unabhängig davon wechseln. Sie können alle unterstützten Sprachen gleichzeitig aktivieren oder nur die Auswahl, die zu Ihrer Zielgruppe passt.
Die technische Einrichtung ist unkompliziert. Ihre individuell gebrandete Meldeseite ist innerhalb weniger Minuten nach der Anmeldung online, ohne Beteiligung der IT. Die umfassende Einführung (Erstellung Ihres Hinweisgeberverfahrens, Einweisung der fallbearbeitenden Personen, Kommunikation des Meldekanals an die Belegschaft) dauert in der Regel einige Tage. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt, einschließlich Verfahrensvorlagen und Schulungsunterlagen für die Fallbearbeitung.
Ja. Fallbearbeitende Personen sehen Echtzeit-Dashboards mit Fallzahlen (neu / in Bearbeitung / abgeschlossen / gesamt), ein Status-Tortendiagramm sowie ein Zeitreihendiagramm der Meldungen nach Woche, Monat, Jahr oder Gesamtzeitraum. Das Dashboard ist pro Unternehmen oder Tochtergesellschaft filterbar, was Gruppen mit mehreren Einheiten entgegenkommt, und die Kennzahlen lassen sich für das Berichtswesen auf Vorstandsebene exportieren.
Ja. Mit einer einzigen Anmeldung erhalten Sie getrennte Unternehmensprofile für jede juristische Person oder Tochtergesellschaft Ihrer Gruppe, mit demselben Fallbearbeitungsteam für alle. Meldeformulare sind standardmäßig in 25 Sprachen verfügbar, sodass Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern jeweils einen lokalisierten Kanal anbieten können. Eine entitätsspezifische Fallzuweisung (unterschiedliche Bearbeitende pro Unternehmen) steht auf der Roadmap; aktuell erfolgt die Annahme der Meldungen einheitlich für die gesamte Gruppe.