Sichere Hinweisgeber-Software

Die Pflicht zum Betrieb eines Hinweisgeberkanals ergibt sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, das die EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) umsetzt, und gilt für jede in der EU tätige Organisation.

Interne Meldekanäle gewinnen mehr denn je an Bedeutung. Gemäß der Richtlinie sollen Arbeitgeber geeignete interne Systeme einführen, um ihre Beschäftigten zu ermutigen, Vorfälle zunächst intern, also beim Arbeitgeber selbst, zu melden. Zu beachten ist allerdings, dass Hinweisgeber durch die Richtlinie auch dann geschützt sind, wenn sie sich an zuständige Behörden oder an die Medien wenden.

Die EU-Richtlinie stellt konkrete Anforderungen an die Ausgestaltung des Meldekanals. Die wichtigste Vorgabe: Das System muss die Anonymität der hinweisgebenden Person gewährleisten. WeMoral ist eine schlanke Lösung, mit der Arbeitgeber die aktuellen Anforderungen rechtskonform erfüllen und Beschäftigten ein Höchstmaß an Sicherheit und Anonymität bieten.

Sämtliche Falldaten werden auf einer in der EU gehosteten Infrastruktur in Frankfurt am Main gespeichert. Der Zugriff ist auf die von Ihrer Organisation benannten fallbearbeitenden Personen beschränkt; jeder Lese- und Schreibvorgang wird in einem Audit-Trail protokolliert.

Ja. WeMoral ist auf die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen ausgelegt, mit Schrems-II-Standardvertragsklauseln, in der EU gehosteter Infrastruktur in Frankfurt, definierten Aufbewahrungsfristen und einer dokumentierten Liste von Unterauftragsverarbeitern. Auf Anfrage schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge ab und behandeln die Daten jeder Meldung von der Annahme bis zur Löschung als besondere Kategorie personenbezogener Daten.

Ja. Anonyme Meldungen sind voreingestellt: Hinweisgebende beschreiben den Sachverhalt, fügen optional Beweise bei und müssen weder Namen noch E-Mail oder andere Kontaktdaten preisgeben. Das Meldeformular kann auch so konfiguriert werden, dass identifizierte Meldungen möglich sind, wobei Name und Kontaktfelder als personenbezogene Daten (PII) gekennzeichnet werden.

Ja. Hinweisgebende können statt oder zusätzlich zur Texteingabe direkt im Meldeformular eine Sprachnachricht aufzeichnen. Die Aufnahme wird zusammen mit der übrigen Meldung verschlüsselt und gelangt als Anhang zur fallbearbeitenden Person. Viele Hinweisgeberschutzregelungen verpflichten Organisationen zur Annahme mündlicher Meldungen, und dieser Kanal erfüllt diese Vorgabe.

WeMoral unterstützt 25 Sprachen. Hinweisgebende wählen ihre Sprache zu Beginn des Formulars; fallbearbeitende Personen können unabhängig davon wechseln. Sie können alle unterstützten Sprachen gleichzeitig aktivieren oder nur die Auswahl, die zu Ihrer Zielgruppe passt.

WeMoral ist eine moderne, cloudbasierte Hinweisgeberplattform nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS), sodass Sie nichts installieren oder selbst hosten müssen. Als Ihr Anbieter von Hinweisgeber-Software betreiben, sichern und aktualisieren wir das gesamte System; Hinweisgeber und Fallbearbeiter öffnen einfach die Web-App in einem beliebigen Browser, und jede Meldung landet in einem einzigen verschlüsselten Fallmanagement-Dashboard. Sie können eine Demo buchen oder kostenlos starten, um zu sehen, wie es funktioniert.

Die technische Einrichtung ist unkompliziert. Ihre individuell gebrandete Meldeseite ist innerhalb weniger Minuten nach der Anmeldung online, ohne Beteiligung der IT. Die umfassende Einführung (Erstellung Ihres Hinweisgeberverfahrens, Einweisung der fallbearbeitenden Personen, Kommunikation des Meldekanals an die Belegschaft) dauert in der Regel einige Tage. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt, einschließlich Verfahrensvorlagen und Schulungsunterlagen für die Fallbearbeitung.

Ja. Fallbearbeitende Personen sehen Echtzeit-Dashboards mit Fallzahlen (neu / in Bearbeitung / abgeschlossen / gesamt), ein Status-Tortendiagramm sowie ein Zeitreihendiagramm der Meldungen nach Woche, Monat, Jahr oder Gesamtzeitraum. Das Dashboard ist pro Unternehmen oder Tochtergesellschaft filterbar, was Gruppen mit mehreren Einheiten entgegenkommt, und die Kennzahlen lassen sich für das Berichtswesen auf Vorstandsebene exportieren.

Ja. Mit einer einzigen Anmeldung erhalten Sie getrennte Unternehmensprofile für jede juristische Person oder Tochtergesellschaft Ihrer Gruppe, mit demselben Fallbearbeitungsteam für alle. Meldeformulare sind standardmäßig in 25 Sprachen verfügbar, sodass Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern jeweils einen lokalisierten Kanal anbieten können. Eine entitätsspezifische Fallzuweisung (unterschiedliche Bearbeitende pro Unternehmen) steht auf der Roadmap; aktuell erfolgt die Annahme der Meldungen einheitlich für die gesamte Gruppe.