Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να παρέχετε στους υπαλλήλους σας ένα κανάλι επικοινωνίας, το οποίο θα οδηγεί σε αμοιβαία κατανόηση και δείχνοντας ότι εξακολουθούν να εκτιμούν τη δουλειά τους. Με αυτό το είδος συνεργασίας, υπάρχουν κατάλληλες πρακτικές, η εισαγωγή των οποίων θα επιτρέψει επαρκή ποιότητα εργασίας από απόσταση, ανεξάρτητα από το αν η απομακρυσμένη θέση έχει ανατεθεί στον εργαζόμενο μόνιμα ή είναι βραχυπρόθεσμη κατάσταση.
Η πιο σημαντική αρχή της διασφάλισης ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι θα ευδοκιμήσουν στην εταιρεία είναι να διασφαλιστεί ότι θα συνεχίσουν να συμμετέχουν στη ζωή της εταιρείας.
Ευελιξία εργασίας ως προτεραιότητα
Ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό της εξ αποστάσεως εργασίας είναι η ανεξαρτησία του εργαζομένου από οποιαδήποτε συστήματα εργασίας. Η Roberta Moore, ιδρυτής του EQ-i Coach, εξηγεί πώς επιτρέποντας στους εργαζόμενους να είναι ευέλικτοι όσον αφορά τις ευθύνες τους θα οδηγήσει σε μια κατάλληλη εργασιακή κουλτούρα:
«Η εξ αποστάσεως εργασία συνδέεται κυρίως με την αυτοπεποίθηση, πράγμα που σημαίνει ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να βιώσουν παρά την προσποίηση μεγαλύτερου στρες, καθώς συχνά έχουν μεγαλύτερη ευθύνη για τα αποτελέσματα των καθηκόντων που εκτελούνται. Η ατομική ευελιξία μπορεί επίσης να βοηθήσει στην υιοθέτηση παρόμοιου τρόπου λειτουργίας από την υπόλοιπη ομάδα, ώστε να μπορούν να προσαρμόζονται πιο γρήγορα σε νέους στόχους ή να αλλάζουν αποτελεσματικά κοινές προτεραιότητες.
Η Harriet Chan, συνιδρυτής της CocoFinder πιστεύει ότι μπορεί να υπάρξει ένα κατάλληλο επίπεδο ισορροπίας μεταξύ εργασίας-ζωής των εργαζομένων μέσω της εξ αποστάσεως εργασίας, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε, όπως η υποστήριξη φροντίδας για τους εργαζόμενους γονείς ή οι πολιτικές αποχωρήσεων σε πιο ευέλικτη βάση.
Η συνεπής επικοινωνία είναι η βάση
Κάθε εξ αποστάσεως εργαζόμενος θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνεί απευθείας με τους διευθυντές, τους διευθυντές ομάδων και τους συναδέλφους του σε τέτοιο επίπεδο, ώστε να αισθάνεται ότι είναι στη θέση τους στο γραφείο. Ο Doug Meyer-Cuno, συγγραφέας της Συνταγής για Ενισχυμένη Ηγεσία, περιγράφει τους καλύτερους τρόπους επικοινωνίας εξ αποστάσεως:
«Εκτός από τις καθημερινές απαραίτητες ανταλλαγές προτάσεων με συνεργάτες, οι ηγέτες θα πρέπει να φροντίζουν για το κατάλληλο επίπεδο εικονικής συλλογικής επικοινωνίας. Είναι σημαντικό όλοι να είναι εξίσου ενημερωμένοι σχετικά με την έκταση των δραστηριοτήτων της εταιρείας και οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι να μην αισθάνονται ότι έχουν απομείνει. Ταυτόχρονα, και στην επικοινωνία, πρέπει να διατηρηθεί η ισορροπία. Η υπερβολική επαφή μπορεί να έχει τα αντίθετα αποτελέσματα, με τη σειρά της σε χαμηλή συχνότητα υπάρχει κίνδυνος πτώσης της συμμετοχής των εργαζομένων.»
Η Branka Vuleta, ιδρυτής της LegalJobs.io, επεσήμανε την ουσία της απομακρυσμένης επικοινωνίας και της επίλυσης προβλημάτων:
«Εάν θέλουμε να κάνουμε καλά τη δουλειά μας, η επικοινωνία αποτελεί ουσιαστικό στοιχείο. Η γένεση πολλών προβλημάτων στο εργασιακό περιβάλλον είναι ακριβώς η λάθος επαφή με τον άλλο εργαζόμενο. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να διατηρήσουμε το σωστό επίπεδο επικοινωνίας με την ομάδα, να οργανώνουμε συναντήσεις μέσω καναλιών όπως το Slack και το Microsoft Teams, έτσι ώστε η απομακρυσμένη εργασία των ατόμων να μην είναι ιδιαίτερα αισθητή.»
Δημιουργία προγράμματος ανταμοιβών
Για ακόμα πιο παραγωγική εργασία στο σπίτι μπορεί να παρακινήσει τη δημιουργία ενός ειδικού προγράμματος ανταμοιβής για την απόδοση. George Santos, Διευθυντής Προσλήψεων Talent και Επικεφαλής Marketing στο 180 Engineering, επεσήμανε κατάλληλες τακτικές που δεν πρέπει να ξεχαστούν όταν προσπαθεί να εκτελέσει αυτό το εγχείρημα στην εταιρεία του:
«Το σύστημα ανταμοιβής είναι ένας απλός και ταυτόχρονα πολύ αποτελεσματικός τρόπος διατήρησης της πειθαρχίας της εργασίας στο κατάλληλο επίπεδο. Μπορεί να λειτουργήσει, για παράδειγμα, με τη μορφή υποψηφιοτήτων των πιο διακεκριμένων εργαζομένων, οι οποίοι στη συνέχεια θα ανταμειφθούν με ένα μπόνους ή άλλο εφάπαξ δώρο. Με αυτή τη στρατηγική, η ομάδα θα αισθανθεί ότι εκτιμάται, θα βρει επιπλέον κίνητρο για δράση και θα ενθαρρυνθεί να διατηρήσει μια θετική σχέση με το διοικητικό συμβούλιο.»
Ο Tanner Arnold, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Αποκάλυψης Machinery, επιβεβαιώνει ότι ένας αναντικατάστατος τρόπος για να διατηρηθεί μια θετική σχέση μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη είναι να αναγνωρίσει τη σκληρή δουλειά των εργαζομένων τους:
«Η εκτίμηση των απομακρυσμένων εργαζομένων για την εργασία τους είναι ένας απαραίτητος τρόπος για να διατηρηθεί μια θετική εργασιακή νοοτροπία. Οι εργαζόμενοι αναζητούν όλα τα κίνητρα και την αναγνώριση, γεγονός που τους κρατά στο σωστό δρόμο. Ο έπαινος και η εκτίμηση και μόνο είναι μια δίκαιη δόση αισιοδοξίας, η οποία έχει την ευκαιρία να οδηγήσει σε καλύτερα αποτελέσματα. Η συμβολή στις δραστηριότητες της εταιρείας μπορεί επίσης να ελέγχεται σε συνεχή βάση. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν το Slack για να παρακολουθούν και να επιβραβεύουν την πρόοδο των εργαζομένων, ενώ οι ψηφιακές πλατφόρμες, δηλαδή Bonusly ή YouEarnedit, χρησιμοποιούνται για να κάνουν τα αποτελέσματα εργασίας να ισοδυναμούν με ανταμοιβή. Είναι καλή ιδέα να στέλνετε δωροκάρτες στους καλύτερους υπαλλήλους».
Εμπιστευτείτε τους υπαλλήλους σας
Σε απομακρυσμένη εργασία, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι ο εργαζόμενος πρέπει να εμπιστεύεται το έργο που κάνει, πράγμα που θα οδηγήσει σε παραγωγικότητα.
Η Michelle Devani, ιδρυτής του Love Devani, αποκαλύπτει πώς μπορείτε να εμπιστευτείτε την ομάδα σας από το σπίτι:
«Όλες οι μορφές μικροδιαχείρισης θα πρέπει να αποφεύγονται, με την αιτιολογία ότι ο υπερβολικός έλεγχος της ομάδας τους μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να αισθάνεται στριμμένη και τελικά να μην υπομένει και να θέλει να διαφύγει. Πρέπει να εμπιστευτείτε την ομάδα σας και τις ικανότητές της και αργά ή γρήγορα θα εκπλαγείτε ευχάριστα από το τι άλλο μπορούν να επιτύχουν. Το όραμα των επαίνων που θα λάβουν θα τους παρακινήσει να αγωνιστούν ακόμα περισσότερο για τα αποτελέσματά τους».
Ο Benjamin Farber της Bristol Associates έχει παρόμοια άποψη και υποστηρίζει ότι η εμπιστοσύνη και η εμφανής υποστήριξη για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους μπορούν να μεταμορφώσουν εντελώς τη λειτουργία μιας εταιρείας:
«Για να διατηρήσετε την απομακρυσμένη εργασία σε σταθερή κατάσταση, αποφύγετε τη μικροδιαχείριση και να δώσετε στους υπαλλήλους σας την ελευθερία να κάνουν τη δουλειά τους ανεξάρτητα. Αναπτύξτε τις σχέσεις οργανώνοντας τακτικές ηλεκτρονικές συσκέψεις και δώστε την ευκαιρία για ανοιχτή επικοινωνία. Οι εργαζόμενοι θα εκτιμήσουν τις προσπάθειες που καταβάλλονται για να συνδεθούν μαζί τους».
Συνοψίζοντας τις φωνές των εμπειρογνωμόνων, η θετική κουλτούρα της εξ αποστάσεως εργασίας είναι κυρίως η εμπιστοσύνη, η επαρκής επικοινωνία και η ευελιξία. Όταν οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι εκτιμούνται και το διοικητικό συμβούλιο τους εμπιστεύεται, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να θέλουν να παραμείνουν στις τάξεις της εταιρείας για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
