Czym jest komisja do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów?
Komisja do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów jest organem przyjmującym, ewidencjonującym i sprawdzającym zasadność zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów. Do jej zadań należy reagowanie na zaistniałe naruszenia, a także dążenie do zaprzestania trwających naruszeń. To właśnie do komisji trafiają zgłoszenia sygnalistów dokonywane przez bezpieczne kanały raportowania. Komisja powinna również czuwać nad zapewnieniem anonimowości sygnalisty.
Komisję można stworzyć poprzez powołanie jej członków spośród grona pracowników. Istnieje również możliwość powierzenia obowiązków komisji firmie zewnętrznej.
Dyskusje nad efektywnością komisji wewnętrznej
Powołanie członków komisji do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów spośród pracowników organizacji pozostaje tematem wielu dyskusji. Podstawowymi wątpliwościami związanymi z ustanowieniem komisji wewnętrznej jest jej efektywność i neutralność.
W gronie organizacji, w naturalny sposób, trudniej o zachowanie bezstronności wobec zgłoszeń nieprawidłowości. Sygnaliści bywają postrzegani sceptycznie lub wręcz wrogo, co nie sprzyja dokonywaniu zgłoszeń. W wielu sytuacjach zgłoszenie naruszenia do komisji wewnętrznej może powodować konflikt interesów. Przykładem takiej sytuacji jest zgłoszenie naruszenia przeciw członkowi komisji lub przeciw przełożonym. Problematycznym procesem może być również złożenie zgłoszenia przez samego członka komisji. Z tej perspektywy, aby zachować neutralność, koniecznie okazuje się utworzenie kilku niezależnych komisji lub rozbudowanego systemu analizowania zgłoszeń przez komisję, tak aby sprawy dotyczące lub zgłoszone przez członka komisji nie były rozpatrywane przez grono tej komisji. Funkcjonowanie komisji wewnątrz organizacji powoduje również problem z zachowaniem poufności, ponieważ im większa grupa osób jest zaangażowana w tworzenie systemu zgłoszeń, tym mniej anonimowe staje się faktyczne dokonanie zgłoszenia.
Zobowiązana organizacja jest narażona na rotację pracowników wchodzących w skład komisji wewnętrznej. W razie zmian osobowych w gronie komisji, zobowiązany musi wdrożyć w obowiązki kolejną osobę, ponownie narażając sygnalistę na utratę anonimowości. Na organizacji ciąży również obowiązek dopilnowania, aby dotychczasowy członek komisji zachował poufność co do posiadanych informacji, co może być w praktyce trudne do uzyskania.
Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania komisji wewnętrznej wymaga również regularnych kontroli.
Alternatywa dla komisji wewnętrznej
Sposobem na uniknięcie wskazanych powyżej problemów może być powierzenie pełnienia funkcji komisji firmie zewnętrznej. Rozpatrywanie zgłoszeń przez podmiot niezwiązany z organizacją eliminuje konflikty interesów, ponieważ zgłoszenia sygnalistów w żaden sposób nie dotyczą członków komisji, ani ich przełożonych. Zobowiązana organizacja outsourcując zadania komisji nie musi się również martwić o zachowanie poufności i rotację pracowników - obowiązki te spoczywają na firmie zewnętrznej.
Biorąc pod uwagę potencjalne problemy, delegowanie niektórych obowiązków wynikających z Dyrektywy, poza organizację obowiązaną wydaje się zdrową równowagą interesów, gwarantuje spełnienie wymogów oraz zapewnia wygodę.
WeMoral oferuje swoim klientom wsparcie w procesie wdrażania systemu WeMoral i w obsłudze zgłoszeń sygnalistów dzięki współpracy ze specjalistami z kancelarii SPG Legal Sawicki i Wspólnicy sp.k.
