Ustawa o sygnalistach

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. nakłada na polskich pracodawców konkretne obowiązki. Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy, co trzeba przygotować i co grozi za zaniedbania.

Kogo obowiązuje ustawa o sygnalistach?

Ustawa dotyczy każdego podmiotu od 50 osób. Liczy się liczba osób wykonujących pracę zarobkową, w tym w sektorze publicznym, na przykład w jednostkach samorządu. Próg sprawdzasz dwa razy w roku, według stanu na 1 stycznia i 1 lipca.

Liczą się nie tylko etaty. Do progu 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym zleceniobiorców i współpracowników B2B.

Część podmiotów jest wyłączona lub objęta zawsze. Ustawy nie stosuje się do urzędów i jednostek gmin poniżej 10 000 mieszkańców. Z drugiej strony firmy z branż regulowanych, na przykład z rynku finansowego, obowiązują przepisy niezależnie od liczby zatrudnionych.

Podstawowe obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy to:

• obowiązek zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi;
• obowiązek opracowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
• obowiązek zapewnienia poufności danych sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniu;
• obowiązek przechowywania danych ze zgłoszenia przez określony czas;
• obowiązki informacyjne względem sygnalisty.

Na czym polega wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Procedura to akt prawa wewnętrznego u pracodawcy. Opracowujesz ją i wdrażasz w trybie z ustawy, co wiąże się z obowiązkiem konsultacji z pracownikami albo z zakładową organizacją związkową.

Ustawa wskazuje minimalną, obowiązkową treść procedury zgłaszania nieprawidłowości:

• wskazanie jednostki lub osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń, ich obsługi, rozpatrywania i podejmowania działań następczych;
• opis sposobów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
• obowiązek podjęcia działań następczych oraz procedurę ich podejmowania;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Pobierz darmowy wzór procedury dla sygnalisty

Procedura to nie cały system. Sama procedura opisuje tylko proces, który ma działać w firmie. Czym innym jest cały system przyjmowania i obsługi zgłoszeń, który musi spełnić wymogi ustawy: funkcjonalność, bezpieczeństwo danych, anonimizację i kontrolę dostępu do treści zgłoszeń. Wemoral jako system dla sygnalistów spełnia te wymogi i pozwala wdrożyć je bez budowania narzędzia od zera.

Jakie naruszenia może zgłaszać sygnalista?

Ustawa wymienia konkretny katalog dziedzin. Zgłoszenie może dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem albo mającego na celu obejście prawa, w sprawach dotyczących:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela, występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

To nie jest katalog zamknięty. Wdrażając procedurę, możesz rozszerzyć go o naruszenia regulacji wewnętrznych, na przykład polityk i regulaminów, albo standardów etycznych wynikających z wewnętrznych kodeksów postępowania dla sygnalistów.

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest nie tylko etatowy pracownik. To osoba, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście pracy. Więcej wyjaśniamy w tekście o tym, kim jest sygnalista. Według ustawy może to być:

• kandydat do pracy;
• pracownik oraz pracownik tymczasowy;
• stażysta i praktykant;
• zleceniobiorca lub inna osoba na umowie cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca, na przykład kontrahent albo współpracownik B2B;
• wspólnik, akcjonariusz, prokurent;
• członek organu osoby prawnej.

Pracodawca musi umożliwić zgłoszenie każdej z tych osób, a wszystkie podlegają ochronie z ustawy.

Jak chroniony jest sygnalista?

Głównym celem ustawy jest ochrona przed odwetem. Chodzi o ochronę osoby zgłaszającej przed działaniami podjętymi wobec niej w odpowiedzi na zgłoszenie naruszenia prawa.

Zakres ochrony sygnalisty

Ochrona zaczyna się od chwili zgłoszenia. W ostatecznej wersji ustawy zrezygnowano z wcześniejszego wymogu naruszenia interesu publicznego, więc ochrona jest szersza.

„Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa."
Art. 6 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Sygnalista może uzyskać urzędowe poświadczenie ochrony. Przy zgłoszeniu zewnętrznym może wystąpić do organu publicznego o zaświadczenie, że podlega ochronie z ustawy. Organ wydaje je w terminie do 1 miesiąca i nie bada żadnych dodatkowych przesłanek, co ogranicza arbitralność i sprzyja zgłoszeniom.

Czym są działania odwetowe?

Ustawa podaje przykłady, nie zamknięty katalog. To między innymi wypowiedzenie umowy, nieprzedłużenie umowy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, niekorzystna zmiana warunków pracy, mobbing, dyskryminacja czy nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie. Zakaz obejmuje też samą próbę lub groźbę takich działań.

Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. To pracodawca musi wykazać, że dana decyzja nie miała związku ze zgłoszeniem. Ochrona obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu i osoby powiązane ze zgłaszającym.

„Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie … nie jest działaniem odwetowym."
Art. 12 ust. 3 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Czym są działania następcze?

Odwet jest zakazany, ale działania następcze są obowiązkowe. To kroki, które pracodawca podejmuje, by ocenić prawdziwość zgłoszenia i przeciwdziałać naruszeniu: postępowanie wyjaśniające, kontrola, a w razie potrzeby zawiadomienie odpowiednich organów. O podjętych lub planowanych działaniach informujesz sygnalistę w terminie 3 miesięcy.

Jak sygnalista może zgłosić naruszenie?

Ustawa przewiduje trzy drogi zgłoszenia tego samego naruszenia:

Jeśli trudno ustalić właściwy organ, każde zgłoszenie zewnętrzne można skierować do Rzecznika Praw Obywatelskich, który pełni rolę centralnego organu przyjmującego takie zgłoszenia.

Co grozi za naruszenie ustawy?

Ustawa posługuje się przepisami karnymi. Za najpoważniejsze naruszenia grożą grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności.

Ustawa obowiązuje już dziś, a podmioty objęte progiem powinny mieć gotową procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Im szybciej ją wdrożysz, tym mniejsze ryzyko kar i sporów z pracownikami.