Procedura sygnalistów, darmowy wzór do pobrania

Procedura sygnalistów, w ustawie nazywana procedurą zgłoszeń wewnętrznych, a potocznie procedurą ochrony sygnalistów, to wewnętrzny dokument, który opisuje, jak firma przyjmuje zgłoszenia naruszeń i co robi z nimi dalej. Wymaga jej ustawa o ochronie sygnalistów. To jedyny dokument tego rodzaju, jaki ustawa nakazuje przygotować, i punkt odniesienia dla całej reszty systemu.

Ustawa nazywa ten dokument wprost procedurą zgłoszeń wewnętrznych:

„Podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej «procedurą zgłoszeń wewnętrznych»."
Art. 24 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Kto musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych i jak ją przyjąć?

Procedurę musi mieć każda firma od 50 osób. Liczy się liczba osób wykonujących pracę zarobkową, według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca. Wliczasz pełne etaty oraz osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie, w tym zleceniobiorców i współpracowników B2B. Firmy z rynku finansowego, przeciwdziałania praniu pieniędzy, transportu i ochrony środowiska mają ten obowiązek niezależnie od liczby zatrudnionych. Ten sam obowiązek dotyczy jednostek publicznych, w tym urzędów i szkół, więc nasz wzór procedury sygnalistów pasuje także do placówki oświatowej.

Mniejsze firmy mogą wprowadzić procedurę dobrowolnie. Nie mają takiego obowiązku, ale uporządkowany kanał zgłoszeń pomaga wyłapać problem, zanim urośnie. Jeśli zatrudnienie bywa zmienne, warto liczbę osób śledzić, bo przekroczenie progu w lipcu rodzi obowiązek, nawet gdy w styczniu byłeś poniżej pięćdziesiątki.

Procedury nie wprowadzasz jednostronnie. Najpierw konsultujesz jej projekt z organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, z przedstawicielami pracowników. Konsultacje trwają od 5 do 10 dni. Gotowa procedura wchodzi w życie po 7 dniach od podania jej do wiadomości załogi. Informuj o niej także kandydatów, już na początku rekrutacji.

Obsługę można prowadzić samodzielnie lub zlecić. Przyjmowanie zgłoszeń wolno powierzyć firmie zewnętrznej na podstawie umowy, a spółki z jednej grupy kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę. Pamiętaj jednak, że za poufność, terminy i działania następcze nadal odpowiada Twoja firma, nawet gdy zgłoszenia odbiera ktoś inny.

Co musi zawierać procedura sygnalistów?

Zgodnie z art. 25 ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać między innymi:

1. kto przyjmuje zgłoszenia: osoba, zespół lub podmiot zewnętrzny upoważniony przez pracodawcę;
2. jakimi sposobami można je przekazać i pod jaki adres do kontaktu;
3. bezstronną osobę lub jednostkę, która prowadzi działania następcze i kontaktuje się ze zgłaszającym;
4. jak postępujecie ze zgłoszeniami anonimowymi;
5. obowiązek potwierdzenia odbioru w ciągu 7 dni;
6. obowiązek rzetelnego podjęcia działań następczych;
7. termin informacji zwrotnej, nie dłuższy niż 3 miesiące;
8. jak zgłosić sprawę poza firmą, do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.

To minimum, a nie maksimum. Procedura może też dopuścić zgłaszanie naruszeń wewnętrznych zasad etycznych, opisać czynniki ryzyka typowe dla Twojej branży albo zachęcać do korzystania z kanału wewnętrznego. Im konkretniej opiszesz proces, tym mniej wątpliwości pojawi się przy pierwszym prawdziwym zgłoszeniu i tym łatwiej będzie go bronić przed kontrolą.

Jakie kanały zgłoszeń trzeba opisać?

Co najmniej ustnie i pisemnie. Zgłoszenie ustne to telefon lub inny środek komunikacji elektronicznej. Pisemne to forma papierowa lub elektroniczna. Na wniosek zgłaszającego trzeba też umożliwić bezpośrednie spotkanie, najpóźniej w ciągu 14 dni. Rozmowę dokumentujesz za zgodą zgłaszającego, jako nagranie albo protokół, który ten może sprawdzić i podpisać.

Dobry kanał obsługuje zarówno zgłoszenia pisemne, jak i głosowe. System WeMoral przyjmuje oba rodzaje od razu, więc ten wymóg masz spełniony bez dodatkowej pracy.

Zgłoszenia anonimowe to Twoja decyzja. Ustawa pozwala je przyjmować, ale nie nakazuje. Jeśli się na nie zdecydujesz, opisz w procedurze, jak je obsługujesz. Warto to rozważyć, bo część osób odezwie się tylko wtedy, gdy nie musi podawać nazwiska.

Co procedura sygnalistów mówi o obsłudze zgłoszenia?

Procedura opisuje, co dzieje się po zgłoszeniu. Najpierw osoba upoważniona potwierdza odbiór w ciągu 7 dni. Potem bezstronnie sprawdza, czy zarzut jest prawdziwy. To działania następcze: rozmowa, zebranie dokumentów, w razie potrzeby kontrola wewnętrzna. Na koniec zgłaszający dostaje informację zwrotną o tym, co ustalono i co z tym zrobiono.

Terminy trzymają proces w ryzach. Potwierdzenie odbioru w 7 dni i informacja zwrotna w 3 miesiące to dwa twarde punkty, których procedura musi pilnować. Jeśli sprawa się przeciąga, uprzedź zgłaszającego przed upływem terminu. Cisza najszybciej podkopuje zaufanie do całego kanału.

Ochrona sygnalisty, poufność i rejestr

Procedura ochrony sygnalistów zaczyna się od poufności. Dane, które wskazują, kto dokonał zgłoszenia, nie mogą trafić do osób nieupoważnionych. Dostęp do zgłoszeń mają tylko osoby z pisemnym upoważnieniem, zobowiązane do tajemnicy także po odejściu z firmy. To je procedura wskazuje z imienia lub z pełnionej funkcji.

Każde zgłoszenie trafia do rejestru. Firma prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem zebranych danych. Rejestr zawiera numer zgłoszenia, przedmiot sprawy, dane stron, adres do kontaktu, datę zgłoszenia, podjęte działania i datę zakończenia. Dane przechowujesz przez 3 lata po roku, w którym zamknięto sprawę.

RODO obowiązuje od pierwszego zgłoszenia. Każde zgłoszenie zawiera dane osobowe, więc procedura musi zakładać szyfrowanie, ograniczony dostęp i jasny cel przetwarzania. Dane bez znaczenia dla sprawy usuwasz w ciągu 14 dni od ustalenia, że są zbędne.

Procedura to nie cały system. Sama procedura opisuje tylko proces, który ma działać w firmie. Czym innym jest pełne wdrożenie systemu przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Taki system musi spełnić wymogi ustawy: bezpieczeństwo danych, poufność, anonimizację i kontrolę dostępu do treści zgłoszeń. Wemoral jako system dla sygnalistów spełnia wszystkie te wymogi.

Umów się na online demo systemu obsługi zgłoszeń

Dokumentacja sygnalisty, co przygotować poza procedurą

Sama procedura to nie cała dokumentacja. Obok niej warto od razu przygotować kilka wzorów, których i tak zażąda pierwsza sprawa lub kontrola. Podstawą jest rejestr zgłoszeń wewnętrznych, do tego upoważnienia dla osób obsługujących zgłoszenia oraz oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą, które potwierdzają, że załoga o niej wie. Przyda się też gotowy formularz zgłoszenia, żeby sygnalista wiedział, jakie dane podać.

Procedurę zwykle przyjmuje się uchwałą. Dlatego razem z wzorem procedury udostępniamy osobny wzór uchwały zarządu, również za darmo. Komplet procedura plus uchwała plus rejestr wystarczy, żeby ruszyć ze zgłaszaniem nieprawidłowości w firmie zgodnie z ustawą.

Najczęstsze błędy w procedurze

Zbyt ogólny zapis to najczęstszy błąd. Procedura, która tylko powtarza ustawę, nie pomaga w realnej sprawie. Wskaż konkretne osoby, adresy i terminy, a nie same odwołania do przepisów. Dokument ma działać w praktyce, nie tylko spełniać formalność.

Drugi błąd to milczenie wobec załogi. Procedura leży w szufladzie, a pracownicy nie wiedzą, że istnieje, więc nikt z niego nie korzysta. Trzeci błąd to pominięcie konsultacji, przez które procedura formalnie nie wchodzi w życie. Każdy z tych potknięć łatwo uniknąć, planując wdrożenie z wyprzedzeniem.