Platforma dla sygnalistów w samorządzie i administracji
System dla sygnalistów w samorządzie i instytucjach publicznych, który kieruje każde zgłoszenie do właściwej osoby, także gdy dotyczy radnego. Pracownicy i wykonawcy zgłaszają przez jedną publiczną stronę nieprawidłowości w przetargach i dotacjach albo konflikty interesów. Każdy krok jest zapisywany na potrzeby kontroli, a dane zostają w UE.
Kogo uznaje się za pracownika w instytucji publicznej
W firmie myśli się zwykle o liście płac, ale ustawa o ochronie sygnalistów chroni szerszą grupę osób, także w instytucji publicznej.
Wszystkie osoby na liście płac, zatrudnione na czas nieokreślony lub określony.
Ustawa chroni członków organów, także tych bez wynagrodzenia. Radnych nie wymienia wprost, więc daj im ten sam link.
Objęci ochroną niezależnie od wynagrodzenia, w tym na bezpłatnych praktykach.
Osoby pracujące na podstawie umowy z instytucją oraz ich pracownicy obecni na miejscu.
Zastępstwa urlopowe, wywóz odpadów, obiekty sportowe i rekreacyjne oraz obsługa roku szkolnego.
Byli pracownicy oraz kandydaci, którzy dowiedzieli się o nieprawidłowości w trakcie rekrutacji.
Czego dotyczą zgłoszenia w urzędzie lub agencji
Takie zgłoszenia często dotyczą środków publicznych, decyzji zapisanych w dokumentach lub obowiązków, które ma wyłącznie pracodawca publiczny.
Część takich spraw trafia potem do materiału na komisję lub do jawnego sprawozdania. Prowadź akta sprawy na tyle dokładnie, aby napisać takie podsumowanie wprost z nich.
Dwanaście kategorii zgłoszeń jest dostępnych standardowo. Możesz zmienić ich nazwy lub je usunąć oraz dodać te, które wynikają z Waszego kodeksu etyki.
Gdzie przechowujemy akta spraw i kto ma do nich dostęp
Działy zakupów pytają o to na początku, zwykle na piśmie. Każda sprawa, wiadomość i plik są przechowywane we Frankfurcie w Niemczech. Dane nie opuszczają UE.
Na życzenie podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zwykle wymaga jej dokumentacja przetargowa.
Gdy zgłoszenie wskazuje radnego
To sytuacja, którą instytucja publiczna powinna zaplanować w pierwszej kolejności.
Wyznacz drugą osobę prowadzącą sprawy, zanim strona zostanie uruchomiona. Często jest to audytor wewnętrzny, radca prawny urzędu lub członek komisji rewizyjnej.
Pracownicy mogą zgłaszać sprawy dotyczące radnych, a radni sprawy dotyczące pracowników. Rozdziel te ścieżki i opisz je w wewnętrznej procedurze, żeby nikt nie prowadził sprawy dotyczącej bliskiej mu osoby.
Po wyborach zmieniają się osoby prowadzące sprawy. Aktualizujesz wtedy uprawnienia dostępu. Lista spraw i pełna historia pozostają nienaruszone.
Najczęściej zadawane pytania
Czy urząd gminy musi udostępnić kanał zgłoszeń?
Tak, jeśli dla urzędu pracuje co najmniej 50 osób. Obowiązek wynika z Ustawy o sygnalistach. Gminy i powiaty poniżej 10 000 mieszkańców są zwolnione, ale mogą wdrożyć procedurę dobrowolnie.
Czy akta spraw kiedykolwiek opuszczają UE?
Nie. Są przechowywane we Frankfurcie w Niemczech i pozostają w UE. Dane są szyfrowane podczas przesyłania oraz w miejscu przechowywania. Lista podprocesorów jest spisana. Na życzenie podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania.
Czy mieszkańcy i dostawcy mogą korzystać z tego samego kanału?
To Twoja decyzja. Ustawa obejmuje szeroką grupę osób pracujących na rzecz urzędu. Zgłoszenie może wysłać każdy, kto ma link. Część instytucji publikuje go otwarcie. Inne udostępniają go tylko pracownikom, radnym i wykonawcom.
Ile to kosztuje instytucję publiczną?
PRO kosztuje 79 € miesięcznie netto przy płatności za rok z góry. W cenie są nieograniczone zgłoszenia oraz pięciu użytkowników panelu. Pierwsze 30 dni jest bezpłatne, a fakturę można opłacić przelewem, nie tylko kartą.