Plateforme de signalement pour les collectivités et le secteur public
Une plateforme de signalement pour les collectivités et les organismes publics doit aller un peu plus loin. Il y va de l'argent public. Les décisions sont consignées dans les comptes rendus de séance. Et la personne visée par un signalement peut être un élu, et non un agent.
Qui compte comme travailleur dans un organisme public
Dans une entreprise, la réponse tient en général au registre du personnel. Dans un organisme public, la liste est plus longue, car la directive retient une définition large du travailleur.
Toute personne inscrite au registre du personnel, en poste permanent ou en contrat à durée déterminée.
La directive couvre les élus et les membres nommés aux instances dirigeantes, même lorsqu'ils ne sont pas rémunérés.
Couverts qu'ils soient rémunérés ou non, y compris les stages non rémunérés.
Les personnes qui travaillent dans le cadre d'un contrat avec l'organisme, ainsi que le personnel qu'elles font intervenir sur place.
Les remplacements temporaires pour les congés, la collecte des déchets, les centres de loisirs et l'année scolaire.
Les anciens agents, et les candidats qui ont eu connaissance d'un problème pendant leur candidature.
Ce qui est signalé à une collectivité ou à une agence
La plupart de ces signalements portent sur l'argent public, sur des décisions inscrites au registre, ou sur des obligations propres à un employeur public.
Certains de ces dossiers finissent dans un rapport de commission ou dans un rapport public. Tenez le dossier assez complet pour pouvoir en rédiger la synthèse directement.
Douze catégories de signalement sont proposées par défaut. Renommez-en ou supprimez-en, et ajoutez celles que prévoit votre propre charte de déontologie.
Où les dossiers sont conservés, et qui peut y accéder
Les services achats posent la question tôt, et le plus souvent par écrit. Chaque dossier, chaque message et chaque fichier est conservé à Francfort, en Allemagne. Les données ne quittent pas l'UE.
Nous signons un accord de sous-traitance des données sur demande. C'est ce que demandent en général les dossiers d'appel d'offres.
Quand un signalement vise un élu
C'est le cas de figure qu'un organisme public doit prévoir en premier.
Désignez une deuxième personne chargée du suivi avant la mise en ligne de la page. Dans la plupart des organismes, il s'agit de l'audit interne, du service juridique de la collectivité, ou d'un membre du comité d'audit.
Les agents peuvent signaler des faits concernant des élus, et les élus des faits concernant des agents. Les deux circuits ne peuvent pas partager la même boîte de réception. Mettez-les en place tous les deux, et inscrivez-les dans la procédure.
Les personnes chargées du suivi changent après une élection. Vous mettez à jour les droits d'accès. La liste des dossiers et l'historique complet restent intacts.
Questions fréquemment posées
Une collectivité doit-elle proposer un canal de signalement ?
Oui. L'obligation découle de la loi Waserman (loi sur les lanceurs d'alerte), la loi nationale qui transpose la la directive européenne sur les lanceurs d'alerte (2019/1937). Les organismes publics sont concernés. Le calcul de l'effectif y est différent de celui des entreprises, et certains pays n'exemptent que les plus petites communes. Vérifiez la règle locale.
Les dossiers quittent-ils un jour l'UE ?
Non. Ils sont conservés à Francfort, en Allemagne, et restent dans l'UE. Les données sont chiffrées pendant le transfert et au repos. La liste des sous-traitants ultérieurs est documentée. Nous signons un accord de sous-traitance sur demande.
Les habitants et les fournisseurs peuvent-ils utiliser le même canal ?
C'est vous qui décidez. La loi couvre un large ensemble de personnes qui travaillent pour vous. Toute personne qui dispose du lien peut envoyer un signalement. Certains organismes publient le lien. D'autres le réservent aux agents, aux élus et aux prestataires.
Combien cela coûte-t-il à un organisme public ?
PRO coûte 79 € HT par mois, avec l'année réglée d'avance. Cela comprend un nombre illimité de signalements et cinq utilisateurs du panneau de gestion. Les 30 premiers jours sont gratuits, et la facture peut être réglée par virement bancaire plutôt que par carte.