Polnisches Whistleblower-Gesetz "Ustawa o ochronie sygnalistów"

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern vom 14. Juni 2024 legt polnischen Arbeitgebern konkrete Pflichten auf. Im Folgenden erklären wir, für wen es gilt, was Sie vorbereiten müssen und was bei Versäumnissen droht.

Für wen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Gesetz gilt für jede Einrichtung ab 50 Personen. Maßgeblich ist die Zahl der erwerbstätigen Personen, auch im öffentlichen Sektor, zum Beispiel in kommunalen Einheiten. Den Schwellenwert prüfen Sie zweimal im Jahr, jeweils zum Stand vom 1. Januar und 1. Juli.

Es zählen nicht nur Vollzeitstellen. In den Schwellenwert von 50 Personen werden Beschäftigte umgerechnet auf Vollzeitäquivalente sowie Personen einbezogen, die Arbeit gegen Entgelt auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis leisten, darunter Auftragnehmer und B2B-Mitarbeiter.

Manche Einrichtungen sind ausgenommen, andere immer erfasst. Das Gesetz findet keine Anwendung auf Ämter und Gemeindeeinheiten mit weniger als 10.000 Einwohnern. Andererseits gilt es für Unternehmen aus regulierten Branchen, zum Beispiel dem Finanzmarkt, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.

Die grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers nach dem Gesetz sind:

• die Pflicht, Personen, die Rechtsverstöße melden, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen zu gewährleisten;
• die Pflicht zur Ausarbeitung und Einführung eines internen Meldeverfahrens;
• die Pflicht zur Führung eines Registers interner Meldungen;
• die Pflicht, die Vertraulichkeit der Daten des Hinweisgebers sowie der in der Meldung enthaltenen Daten zu gewährleisten;
• die Pflicht, die Daten aus der Meldung über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren;
• Informationspflichten gegenüber dem Hinweisgeber.

Worin besteht die Einführung des internen Meldeverfahrens?

Das Verfahren ist ein Akt des betriebsinternen Rechts beim Arbeitgeber. Sie arbeiten es aus und führen es nach dem im Gesetz vorgesehenen Verfahren ein, was mit der Pflicht zur Konsultation der Beschäftigten oder der betrieblichen Gewerkschaftsorganisation verbunden ist.

Das Gesetz benennt den verbindlichen Mindestinhalt des Verfahrens zur Meldung von Missständen:

• die Benennung der Stelle oder Person, die für die Entgegennahme, Bearbeitung und Prüfung von Meldungen sowie für das Ergreifen von Folgemaßnahmen bestimmt ist;
• die Beschreibung der Wege, auf denen Hinweisgeber Meldungen übermitteln können;
• das Vorgehen bei anonym gemeldeten Informationen über Rechtsverstöße;
• die Pflicht, dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen ab deren Erhalt zu bestätigen;
• die Pflicht zum Ergreifen von Folgemaßnahmen sowie das Verfahren zu deren Ergreifen;
• die Höchstfrist für die Übermittlung einer Rückmeldung an den Hinweisgeber, die 3 Monate ab Bestätigung des Eingangs der Meldung nicht überschreiten darf;
• die Festlegung eines Anreizsystems zur Nutzung des internen Meldeverfahrens.

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Das Verfahren selbst beschreibt nur, wie die Organisation mit einer Meldung umgeht. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen ist eine eigene Aufgabe mit eigenen Anforderungen: sichere Datenübertragung, Anonymisierung und Zugriffskontrolle. WeMoral als sichere Hinweisgeber-Software erfüllt das Hinweisgeberschutzgesetz in jedem dieser Punkte.

Welche Verstöße kann ein Hinweisgeber melden?

Das Gesetz nennt einen konkreten Katalog von Bereichen. Eine Meldung kann ein Handeln oder Unterlassen betreffen, das rechtswidrig ist oder auf die Umgehung des Rechts abzielt, in Angelegenheiten betreffend:

• Korruption;
• öffentliche Auftragsvergabe;
• Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte;
• Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• Produktsicherheit und Produktkonformität;
• Verkehrssicherheit;
• Umweltschutz;
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
• Sicherheit von Lebens- und Futtermitteln;
• Tiergesundheit und Tierwohl;
• öffentliche Gesundheit;
• Verbraucherschutz;
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten;
• Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
• die finanziellen Interessen des Staatsschatzes der Republik Polen, der Einheiten der territorialen Selbstverwaltung sowie der Europäischen Union;
• den Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich der öffentlich-rechtlichen Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften sowie der Besteuerung juristischer Personen;
• die verfassungsmäßigen Freiheiten und Menschen- und Bürgerrechte im Verhältnis des Einzelnen zu den Organen der öffentlichen Gewalt.

Dies ist kein abschließender Katalog. Bei der Einführung des Verfahrens können Sie ihn um Verstöße gegen interne Regelungen, zum Beispiel Richtlinien und Geschäftsordnungen, oder gegen ethische Standards aus internen Verhaltenskodizes für Hinweisgeber erweitern.

Wer kann Hinweisgeber sein?

Hinweisgeber ist nicht nur der festangestellte Arbeitnehmer. Es ist eine Person, die im Arbeitskontext erlangte Informationen über einen Rechtsverstoß meldet oder öffentlich offenlegt. Mehr dazu erläutern wir im Beitrag darüber, wer ein Hinweisgeber ist. Nach dem Gesetz kann das sein:

• ein Bewerber;
• ein Arbeitnehmer sowie ein Leiharbeitnehmer;
• ein Praktikant und Auszubildender;
• ein Auftragnehmer oder eine andere Person mit einem zivilrechtlichen Vertrag;
• ein Unternehmer, zum Beispiel ein Geschäftspartner oder B2B-Mitarbeiter;
• ein Gesellschafter, Aktionär, Prokurist;
• ein Mitglied eines Organs einer juristischen Person.

Der Arbeitgeber muss jeder dieser Personen eine Meldung ermöglichen, und alle unterliegen dem Schutz des Gesetzes.

Wie wird der Hinweisgeber geschützt?

Das Hauptziel des Gesetzes ist der Schutz vor Vergeltung. Es geht um den Schutz der meldenden Person vor Maßnahmen, die als Reaktion auf die Meldung eines Rechtsverstoßes gegen sie ergriffen werden.

Umfang des Hinweisgeberschutzes

Der Schutz beginnt mit dem Zeitpunkt der Meldung. In der endgültigen Fassung des Gesetzes wurde auf die frühere Voraussetzung einer Verletzung des öffentlichen Interesses verzichtet, sodass der Schutz weiter reicht.

„Der Hinweisgeber unterliegt dem in den Vorschriften des Kapitels 2 bestimmten Schutz ab dem Zeitpunkt der Meldung oder der öffentlichen Offenlegung, sofern er begründeten Anlass zu der Annahme hatte, dass die der Meldung oder öffentlichen Offenlegung zugrunde liegende Information zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung wahr ist und eine Information über einen Rechtsverstoß darstellt."
Art. 6 des Gesetzes vom 14. Juni 2024 zum Schutz von Hinweisgebern

Der Hinweisgeber kann eine amtliche Schutzbescheinigung erhalten. Bei einer externen Meldung kann er bei der öffentlichen Behörde eine Bescheinigung beantragen, dass er dem Schutz des Gesetzes unterliegt. Die Behörde stellt sie innerhalb von 1 Monat aus und prüft keine zusätzlichen Voraussetzungen, was Willkür begrenzt und Meldungen begünstigt.

Was sind Vergeltungsmaßnahmen?

Das Gesetz nennt Beispiele, keinen abschließenden Katalog. Dazu gehören unter anderem die Kündigung eines Vertrags, die Nichtverlängerung eines Vertrags, die Kürzung des Gehalts, das Vorenthalten einer Beförderung, eine nachteilige Änderung der Arbeitsbedingungen, Mobbing, Diskriminierung oder eine ungerechtfertigte Überweisung zu ärztlichen Untersuchungen. Das Verbot umfasst auch schon den Versuch oder die Drohung solcher Maßnahmen.

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass eine bestimmte Entscheidung nicht mit der Meldung zusammenhing. Der Schutz erstreckt sich auch auf Personen, die bei der Meldung helfen, und auf mit dem Hinweisgeber verbundene Personen.

„Die Beweislast dafür, dass eine ergriffene Maßnahme … keine Vergeltungsmaßnahme ist, liegt beim Arbeitgeber."
Art. 12 Abs. 3 des Gesetzes vom 14. Juni 2024 zum Schutz von Hinweisgebern

Was sind Folgemaßnahmen?

Vergeltung ist verboten, Folgemaßnahmen aber sind verpflichtend. Das sind Schritte, die der Arbeitgeber unternimmt, um den Wahrheitsgehalt der Meldung zu bewerten und dem Verstoß entgegenzuwirken: Aufklärungsverfahren, Kontrolle und bei Bedarf die Benachrichtigung der zuständigen Behörden. Über ergriffene oder geplante Maßnahmen informieren Sie den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten.

Wie kann der Hinweisgeber einen Verstoß melden?

Das Gesetz sieht drei Wege vor, denselben Verstoß zu melden:

Lässt sich die zuständige Behörde schwer ermitteln, kann jede externe Meldung an den Bürgerrechtsbeauftragten gerichtet werden, der die Rolle der zentralen Stelle für die Entgegennahme solcher Meldungen ausübt.

Was droht bei einem Verstoß gegen das Gesetz?

Das Gesetz nutzt strafrechtliche Vorschriften. Für die schwersten Verstöße drohen Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung oder Freiheitsentzug.

Das Gesetz gilt bereits heute, und die vom Schwellenwert erfassten Einrichtungen sollten ein fertiges internes Meldeverfahren bereithalten. Je schneller Sie es einführen, desto geringer ist das Risiko von Sanktionen und Streitigkeiten mit Beschäftigten.