Belgijska ustawa o ochronie sygnalistów, ustawa z 28 listopada 2022 r.

Ustawa z 28 listopada 2022 r. chroni sygnalistów w sektorze prywatnym w Belgii. Wdraża ona do prawa belgijskiego dyrektywę UE 2019/1937. Obowiązuje od 15 lutego 2023 r. Druga ustawa, z 8 grudnia 2022 r., obejmuje federalny sektor publiczny. Ten artykuł przygląda się tekstowi dotyczącemu firm. Wyjaśniamy, kto podlega ochronie, które przedsiębiorstwa muszą podjąć działania oraz jakie grożą sankcje.

Czym jest belgijska ustawa o sygnalistach?

Belgia przełożyła dyrektywę na prawo poprzez dwie ustawy. Ustawa z 28 listopada 2022 r. obejmuje sektor prywatny. Ustawa z 8 grudnia 2022 r. obejmuje federalny sektor publiczny. Obie ustanawiają to samo. Wymagają kanałów zgłoszeniowych, jasnego trybu działań następczych oraz ochrony przed działaniami odwetowymi. Prywatna firma podlega tej pierwszej.

Tekst ustawy ma charakter przepisów porządku publicznego. Nie można się go zrzec. Umowa, regulamin pracy czy układ zbiorowy nie mają tu znaczenia. Każda klauzula pozbawiająca sygnalistę tych praw jest nieważna. Ustawa wyznacza minimum, poniżej którego firma nie może zejść.

Kto podlega ochronie na mocy ustawy?

Ochrona sięga dalej niż sam pracownik. Zgodnie z artykułem 6 obejmuje ona każdego, kto dowiaduje się o naruszeniu w pracy. Pojęcie to wyjaśniamy w artykule o tym, kim jest sygnalista. Ustawa wymienia w szczególności:

• pracowników, byłych pracowników oraz kandydatów do pracy;
• osoby samozatrudnione, akcjonariuszy oraz członków organu zarządzającego lub nadzorczego;
• wolontariuszy i stażystów, odpłatnych i nieodpłatnych;
• osoby pracujące pod kierownictwem wykonawców i dostawców.

Krąg osób wokół nich również jest objęty ochroną. Obejmuje ona osoby pomagające w zgłoszeniu. Obejmuje też współpracowników i bliskich, którzy doświadczają działań odwetowych, oraz firmy powiązane z sygnalistą. Podstawowym kryterium pozostaje dobra wiara. Osoby te musiały mieć w danym momencie uzasadnione powody, by sądzić, że informacja jest prawdziwa.

Jakie naruszenia możesz zgłosić?

Ustawa obejmuje szeroką listę dziedzin. Możesz zgłosić naruszenie przepisów belgijskich lub unijnych w każdej z nich:

• zamówienia publiczne;
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz przeciwdziałanie praniu pieniędzy;
• bezpieczeństwo i zgodność produktów;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• ochrona przed promieniowaniem i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i pasz oraz zdrowie i dobrostan zwierząt;
• zdrowie publiczne;
• ochrona konsumentów;
• prywatność i dane osobowe oraz bezpieczeństwo sieci i systemów.

Belgia dodała dwie własne dziedziny. Ustawa obejmuje również zgłoszenia dotyczące oszustw podatkowych oraz oszustw socjalnych. Ponadto obejmuje naruszenia szkodzące interesom finansowym UE oraz naruszenia zasad jednolitego rynku, w tym konkurencji i pomocy publicznej.

Niektóre tajemnice pozostają poza ustawą. Nie obejmuje ona tajemnicy państwowej, tajemnicy lekarskiej, tajemnicy adwokackiej ani tajemnicy narady sędziowskiej. We wszystkich pozostałych przypadkach zgłoszenie jest chronione po spełnieniu warunków.

Które firmy muszą utworzyć kanał wewnętrzny?

Obowiązek zaczyna się przy 50 pracownikach. Każda prywatna firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników musi utworzyć kanał wewnętrzny. Firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników są zwolnione z tego obowiązku. Wyjątkiem jest regulowany sektor finansowy. Jest on objęty niezależnie od wielkości.

„Podmioty prawne sektora prywatnego ustanawiają kanały i procedury zgłoszeń wewnętrznych [...]. Ustęp 1 nie ma zastosowania do podmiotów zatrudniających mniej niż pięćdziesięciu pracowników”.
Artykuł 11 ustawy z 28 listopada 2022 r.

Daty wejścia w życie były rozłożone w czasie. Firmy zatrudniające ponad 250 pracowników musiały podjąć działania od 15 lutego 2023 r. Te zatrudniające od 50 do 249 pracowników miały czas do 17 grudnia 2023 r. Jedna praktyczna uwaga dotycząca zgłoszeń anonimowych: firma zatrudniająca mniej niż 250 pracowników nie musi przyjmować ich w kanale wewnętrznym. Federalny Rzecznik Praw Obywatelskich oraz wskazane organy nadal mają taki obowiązek. A jeśli ktoś zgłasza anonimowo, później zostaje zidentyfikowany i wtedy doświadcza działań odwetowych, ochrona i tak ma zastosowanie. Nowelizacja z 2024 r. zmieniła też sposób liczenia owej pięćdziesiątki. Obecnie bierze się pod uwagę średnią liczbę pracowników w ciągu roku.

Jak utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeniowy?

Najpierw konsultujesz się z partnerami społecznymi. Ustawa nakazuje utworzenie kanału i jego procedur dopiero po tej konsultacji. Kanał musi zachować w tajemnicy nazwisko zgłaszającego, a także osób wskazanych w zgłoszeniu oraz wszelkich osób trzecich. Przyjmuje zgłoszenia pisemne i ustne, a na żądanie również spotkanie osobiste. Możesz prowadzić go wewnętrznie albo powierzyć zewnętrznemu dostawcy.

„potwierdzenie przyjęcia [...] w ciągu siedmiu dni [...] rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnej, nieprzekraczający trzech miesięcy”.
Artykuł 12 ustawy z 28 listopada 2022 r.

Ustawa wyznacza dwa wyraźne terminy. Potwierdzasz zgłoszenie w ciągu siedmiu dni. Wyznaczasz bezstronną osobę prowadzącą sprawę, która utrzymuje kontakt ze zgłaszającym. Przekazujesz informację zwrotną w ciągu maksymalnie trzech miesięcy.

Z kanałem wiążą się jeszcze dwa obowiązki. Przetwarzasz dane osobowe zgodnie z RODO i usuwasz wszystko, co nie ma związku ze zgłoszeniem. Prowadzisz również rejestr otrzymanych zgłoszeń. Firma zatrudniająca mniej niż 250 pracowników może współdzielić te zasoby z innymi, na przykład w obrębie grupy.

Wemoral to poufny system dla sygnalistów zgodny z ustawą z 28 listopada 2022 r. Przyjmuje zgłoszenia, wysyła potwierdzenie w ciągu siedmiu dni i pozwala osobie prowadzącej sprawę odpowiedzieć w terminie trzech miesięcy, bez budowania niczego we własnym zakresie. W zestawie znajdziesz szablon polityki oraz przewodnik, jak utworzyć kanał zgłoszeniowy.

Jakie są trzy drogi zgłoszenia?

Ustawa otwiera trzy drogi dla tego samego zgłoszenia:

Kanał zewnętrzny jest scentralizowany. Belgia powierzyła to zadanie Federalnemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Rzecznik przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne, sprawdza ich zasadność i przekazuje je dalej do wskazanego organu. Organ potwierdza przyjęcie w ciągu siedmiu dni. Następnie przekazuje informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy lub w ciągu sześciu miesięcy w należycie uzasadnionym przypadku.

„Federalni Rzecznicy Praw Obywatelskich [...] odpowiadają za koordynację zgłoszeń zewnętrznych w sektorze prywatnym”.
Artykuł 18 ustawy z 28 listopada 2022 r.

Sygnalistę wspiera dedykowana instytucja. Federalny Instytut Ochrony i Promocji Praw Człowieka pełni rolę centralnego punktu informacyjnego. Zapewnia środki wsparcia. Obejmują one bezpłatne, niezależne porady, pomoc prawną, doradztwo oraz, w razie potrzeby, wsparcie finansowe w trakcie sprawy.

Jak chroniony jest sygnalista przed działaniami odwetowymi?

Ustawa zakazuje piętnastu form odwetu. Obejmuje zwolnienie, zawieszenie i degradację. Obejmuje odmowę awansu, obniżenie wynagrodzenia oraz negatywną ocenę okresową. Obejmuje także zastraszanie, mobbing, wykluczenie, umieszczenie na czarnej liście oraz nadszarpnięcie reputacji. Groźba odwetu lub jego próba również są zakazane.

Ciężar dowodu jest odwrócony. Gdy sygnalista wykaże, że dokonał zgłoszenia i poniósł szkodę, szkodę tę domniemywa się za działanie odwetowe. Wówczas to pracodawca musi wykazać, że jego decyzja nie miała nic wspólnego ze zgłoszeniem.

„Każdej osobie, która padła ofiarą działań odwetowych [...], przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania [...]. Odszkodowanie to ustala się na poziomie od 18 do 26 tygodni wynagrodzenia”.
Artykuł 27 ustawy z 28 listopada 2022 r.

Istnieje szybka droga ochrony. Sygnalista, który czuje się zagrożony, może złożyć uzasadnioną skargę do Federalnego Rzecznika Praw Obywatelskich. Pracodawca ma wówczas cztery tygodnie, by wykazać, że dane działanie nie ma nic wspólnego ze zgłoszeniem. Koordynator wydaje zalecenie. Sygnalista zachowuje też prawo do skierowania sprawy do sądu pracy.

Zgłoszenie dokonane w dobrej wierze nie pociąga za sobą odpowiedzialności. Sygnalisty nie można pozwać ani ścigać za zgłoszenie ani za złamanie klauzuli poufności, by go dokonać. Ochrona obejmuje roszczenia z tytułu zniesławienia, praw autorskich, naruszenia tajemnicy, przepisów o danych oraz tajemnic przedsiębiorstwa. Sygnalista jest też bezpieczny w zakresie uzyskania dostępu do zgłaszanych informacji, o ile samo ich zdobycie nie stanowiło przestępstwa.

Osoba wskazana w zgłoszeniu również jest chroniona. Jej tożsamość pozostaje poufna na czas prowadzenia postępowania i przysługują jej zwykłe prawa do obrony. Ustawa chroni zgłaszającego, nie odbierając praw osobie, której zarzuca się naruszenie.

Jakie sankcje przewiduje ustawa?

Ustawa oddziela uchybienia firmy od ataków na sygnalistę:

Sankcja poziomu 4 to najsurowszy przedział w Kodeksie karnym socjalnym. Może to być grzywna karna lub kara administracyjna. Grzywnę nalicza się za każdego objętego pracownika, więc dla średniej firmy sumuje się ona szybko.

Belgijska ustawa obowiązuje w pełni od 17 grudnia 2023 r. Firma zatrudniająca ponad 50 pracowników powinna już mieć kanał wewnętrzny. Jeśli go nie ma, ryzyko rośnie z każdym zgłoszeniem otrzymanym poza tymi ramami. Aby umieścić Belgię na tle sąsiadów, zobacz nasze zestawienie ustaw o sygnalistach według krajów.