Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów, Hinweisgeberschutzgesetz

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) to niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów. Chroni ona przed odwetem osoby, które zgłaszają naruszenia w miejscu pracy. Przenosi dyrektywę UE 2019/1937 do prawa niemieckiego, a w kilku punktach idzie dalej, niż wymaga dyrektywa. Ustawa obowiązuje od 2 lipca 2023 r. Nakłada na firmy i podmioty publiczne obowiązek prowadzenia bezpiecznego kanału zgłoszeń. Poniżej wyjaśniamy, kogo obejmuje, co musisz przygotować i jakie kary przewiduje.

Kto musi przestrzegać Hinweisgeberschutzgesetz?

Obowiązek zaczyna się przy 50 pracownikach. Co do zasady każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi utworzyć i prowadzić wewnętrzną jednostkę przyjmującą zgłoszenia. Decyduje liczba zatrudnionych, a nie forma prawna. Przepis wiąże tak samo firmy, stowarzyszenia, fundacje i podmioty publiczne.

Niektórzy pracodawcy są objęci ustawą niezależnie od wielkości. Należą do nich banki, ubezpieczyciele, firmy inwestycyjne i inni uczestnicy rynku finansowego. Dla nich obowiązek powstaje już od pierwszego pracownika.

Mniejsze firmy dostały więcej czasu. Pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 osób mieli czas do 17 grudnia 2023 r. na utworzenie jednostki. Większe firmy były związane już od 2 lipca 2023 r., czyli od dnia wejścia ustawy w życie. Kilku prywatnych pracodawców tej wielkości może też prowadzić wspólną jednostkę przyjmującą zgłoszenia i dzielić się pracą.

Jak utworzyć wewnętrzną jednostkę przyjmującą zgłoszenia?

Kanał wewnętrzny to pierwszy krok. Ustawa chce, by pracownicy najpierw z niego skorzystali, o ile firma może usunąć naruszenie we własnym zakresie i nie grozi odwet. Musi być dostępny dla własnych pracowników i dla pracowników tymczasowych. Możesz go także otworzyć dla innych osób, które kontaktują się z firmą w ramach swojej pracy.

Jednostka przyjmująca zgłoszenia musi spełniać kilka wymogów:

• umożliwiać zgłoszenia na piśmie i ustnie, telefonicznie lub w wiadomości głosowej;
• na żądanie oferować spotkanie osobiste;
• zachowywać w tajemnicy tożsamość sygnalisty i osób, których zgłoszenie dotyczy;
• powierzyć prowadzenie wykwalifikowanej osobie, która działa samodzielnie i bez konfliktu interesów;
• dokumentować każde zgłoszenie i usuwać dokumentację po upływie trzech lat od zakończenia postępowania;
• przetwarzać dane osobowe zgodnie z RODO.

Zgłoszenia anonimowe to przypadek szczególny. Jednostka powinna rozpatrywać zgłoszenia, które wpływają bez podania nazwiska. Ustawa nie zmusza jednak, by budować kanał z myślą o zgłoszeniach anonimowych. Jeśli na nie pozwolisz, zyskasz zaufanie pracowników i szybciej dowiesz się o problemach.

Proces to nie to samo co narzędzie. Kanał wyznacza kolejne kroki. Stojący za nim system musi być niezawodny, bezpiecznie przechowywać dane i ograniczać dostęp do nich. Jako system dla sygnalistów Wemoral robi to wszystko. Wdrażasz go bez budowania narzędzia od zera. Jeśli zaczynasz od podstaw, pomożemy szablonem polityki dotyczącej zgłoszeń oraz przewodnikiem po wdrożeniu systemu.

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Zakres jest celowo szeroki. Niemcy wyszły poza unijne minimum. Za pośrednictwem jednostki przyjmującej zgłoszenia możesz zgłosić między innymi:

• wszystkie przestępstwa, czyli czyny uznane za przestępstwo;
• czyny zagrożone karą grzywny, gdy przepis chroni życie, zdrowie lub prawa pracowników;
• naruszenia w wielu dziedzinach: pranie pieniędzy, bezpieczeństwo produktów, środowisko, ochrona danych (RODO), bezpieczeństwo żywności, zamówienia publiczne, podatki oraz prawo konkurencji i przepisy antymonopolowe.

Katalog wciąż się powiększa. Ustawodawca rozszerzał zakres od wejścia ustawy w życie. Od końca 2025 r. obejmuje on między innymi naruszenia przepisów o rynkach cyfrowych oraz o kryptoaktywach.

Niektóre obszary pozostają poza zakresem. Ustawa nie obejmuje niczego, co dotyczy bezpieczeństwa narodowego lub akt niejawnych. W pełni chroni też tajemnicę adwokacką i lekarską oraz tajemnicę narady sędziów.

Kto może być sygnalistą?

Nie tylko etatowy pracownik. Sygnalistą jest każda osoba, która dowiaduje się o naruszeniu w związku ze swoją pracą i je zgłasza. Szczegółowo wyjaśniamy to we wpisie o tym, kim jest sygnalista. W rozumieniu ustawy może to być:

• pracownik, w tym osoby odbywające staż;
• urzędnik, sędziowie oraz żołnierze;
• osoba o statusie zbliżonym do pracownika, na przykład chałupnik;
• osoba z niepełnosprawnością pracująca w zakładzie pracy chronionej;
• pracownik tymczasowy oraz osoby wchodzące do pracy, na przykład kandydaci.

Ochrona obejmuje także osoby, które pomagają sygnaliście. Sięga bliskich współpracowników i krewnych, którzy mogliby z tego powodu doświadczyć odwetu.

Jak chroniony jest sygnalista?

Sednem ustawy jest ochrona przed odwetem. Ochrona zaczyna się w chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia. Jest jeden warunek. W momencie zgłoszenia sygnalista musiał mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja jest prawdziwa i objęta ustawą. Kto natomiast umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa zgłasza fałszywe informacje, nie jest chroniony i odpowiada za wyrządzoną szkodę.

Zakaz działań odwetowych

Odwet jest zakazany. Działaniem odwetowym jest każda niesprawiedliwa krzywda w pracy, która następuje po zgłoszeniu: zwolnienie, nagana na piśmie, zablokowany awans, przeniesienie, obniżka wynagrodzenia, mobbing lub zła ocena. Zakaz obejmuje także groźbę lub próbę takiego działania.

Odwrócony ciężar dowodu

Sygnalista nie musi udowadniać odwetu. Jeśli doznaje krzywdy po zgłoszeniu, ustawa zakłada, że był to odwet. To pracodawca musi wtedy wykazać, że dany krok miał inne, uczciwe podstawy. Złamanie zakazu oznacza, że pracodawca jest winien sygnaliście odszkodowanie.

„Jeżeli sygnalista doznaje uszczerbku w związku ze swoją działalnością zawodową i twierdzi, że doznał go w wyniku zgłoszenia lub ujawnienia na podstawie niniejszej ustawy, domniemywa się, że uszczerbek ten jest działaniem odwetowym za to zgłoszenie lub ujawnienie.”
§ 36 ust. 2 Hinweisgeberschutzgesetz

Prawa, których nie można się zrzec

Praw sygnalisty nie da się wyłączyć umową. Każde porozumienie, które je ogranicza, jest nieważne, niezależnie od tego, czy znajduje się w umowie o pracę, w klauzuli poufności czy w porozumieniu rozwiązującym stosunek pracy. Klauzula zakazująca zgłaszania nie obroni się przed sądem.

Drogi zgłaszania

Ustawa daje trzy sposoby zgłoszenia tego samego naruszenia:

Sygnalista może swobodnie wybrać drogę wewnętrzną lub zewnętrzną. Ustawa sugeruje, by najpierw zgłosić wewnętrznie, ale tego nie wymaga. Bundesamt für Justiz prowadzi centralną zewnętrzną jednostkę dla całego kraju. Również ona potwierdza wpływ zgłoszenia w ciągu siedmiu dni i przekazuje informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy, a w sprawach złożonych w ciągu sześciu miesięcy. Wyjście do opinii publicznej jest chronione tylko wtedy, gdy jednostka nie podjęła działań na czas albo gdy istnieje pilne zagrożenie dla ogółu.

Jakie kary przewiduje ustawa?

Łamanie ustawy jest kosztowne. Wysokość kary zależy od wagi naruszenia. Ustawodawca początkowo planował kary do 100 000 €, ale komisja mediacyjna obniżyła pułap do 50 000 €.

Dla firmy pułap rośnie. § 30 ustawy o wykroczeniach (OWiG) pozwala dziesięciokrotnie podnieść najwyższą karę nakładaną na firmę. 50 000 € staje się wtedy nawet 500 000 €, na przykład gdy kierownictwo blokuje zgłoszenie lub łamie poufność.

Trzy lata po terminie pytaniem nie jest już to, czy ustawa obowiązuje. Pytaniem jest to, czy twój kanał zgłoszeń przetrwałby kontrolę. Bundesamt für Justiz nakłada kary, a brak jednostki lub jednostka tylko na pokaz wychodzi na jaw w chwili, gdy pracownik składa skargę na zewnątrz. Zobacz, jak Niemcy wypadają na tle reszty Europy, w naszym zestawieniu przepisów o ochronie sygnalistów według krajów i zbuduj jednostkę przyjmującą zgłoszenia, która jest czymś więcej niż pozycją na liście kontrolnej.