Luksemburska ustawa o ochronie sygnalistów "loi du 16 mai 2023"

Luksemburska loi du 16 mai 2023 chroni osoby, które zgłaszają naruszenie prawa UE. Wdraża ona unijną dyrektywę 2019/1937 do prawa krajowego. Kraj uchwalił przepisy długo po unijnym terminie z grudnia 2021 r. Dwie rzeczy wyróżniają tę ustawę. Tworzy ona Office des signalements podległy Ministrowi Sprawiedliwości oraz pozwala organom nadzoru nałożyć na firmę karę do 250 000 euro.

Kogo chroni luksemburska ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa chroni zgłaszającego, który dowiaduje się o naruszeniu w pracy, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Obejmuje pracowników i urzędników, osoby samozatrudnione, wspólników oraz członków zarządu. W zakresie ochrony są też wolontariusze i stażyści, niezależnie od tego, czy otrzymują wynagrodzenie. Liczy się kontekst pracy, dzięki któremu poznałeś fakty.

Ochrona nie kończy się na zgłaszającym. Obejmuje osoby pomagające przy zgłoszeniu, a do tego współpracowników i krewnych, których z powodu tego związku mógłby spotkać odwet. Chronione są również firmy, do których zgłaszający należy lub w których pracuje. Ustawa stoi nawet za stosunkiem pracy, który już się zakończył, oraz takim, który jeszcze się nie zaczął, na przykład na etapie rekrutacji.

Osoba, która zgłasza bez podania nazwiska, pozostaje chroniona, nawet jeśli później zostanie zidentyfikowana i stanie się celem odwetu. Ustawa stawia jeden prosty warunek. W chwili zgłoszenia musisz mieć uzasadnione powody, by wierzyć, że fakty są prawdziwe. Niektóre obszary nadal pozostają poza ustawą. Należą do nich bezpieczeństwo narodowe, tajemnica lekarska, tajemnica adwokacka, tajemnica notariusza lub komornika, narady sądu oraz przepisy postępowania karnego.

Którzy pracodawcy muszą utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?

Próg to 50 pracowników. Każdy podmiot prywatny lub publiczny, który go osiągnie przez dwanaście miesięcy z rzędu, musi prowadzić kanał wewnętrzny. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą współdzielić pracę związaną z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń. Gminy poniżej dziesięciu tysięcy mieszkańców są zwolnione. Tak samo podmioty zatrudniające poniżej pięćdziesięciu pracowników, choć i one mogą taki kanał utworzyć.

Procedura wewnętrzna ma ustalone zasady. Kanał musi być bezpieczny i zachowywać w tajemnicy nazwisko zgłaszającego. Podmiot potwierdza zgłoszenie w ciągu siedmiu dni, wyznacza bezstronną osobę lub zespół do jego rozpatrzenia oraz przekazuje informację zwrotną najpóźniej w ciągu trzech miesięcy. Zgłoszenie może mieć formę pisemną lub ustną. Dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników obowiązek ten obowiązuje od 17 grudnia 2023 r.

Jedna z luksemburskich zasad dotyczy języka. Kanał musi przyjmować zgłoszenia w każdym z trzech języków urzędowych. Są to luksemburski, francuski i niemiecki. Może też przyjmować zgłoszenia w dowolnym innym języku, na który podmiot zezwoli.

„Kanały [...] umożliwiają dokonywanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie [...] w jednym z trzech języków urzędowych [...] lub w dowolnym innym języku akceptowanym przez podmiot prawny.”
Artykuł 7, loi du 16 mai 2023

WeMoral przyjmuje zgłoszenia we wszystkich trzech językach urzędowych w jednym miejscu. Każde z nich trafia zaszyfrowane i pozostaje dostępne wyłącznie dla wskazanej przez Ciebie bezstronnej osoby, więc żaden inny współpracownik nie może go otworzyć. Narzędzie prowadzi opatrzony znacznikami czasu rejestr każdego kroku. To dowód, którego potrzebujesz w dniu, gdy Office des signalements zapyta, jak działa Twój kanał, lub gdy organ nadzoru rozważy karę do 250 000 euro. To wielojęzyczny system dla sygnalistów zgodny z loi du 16 mai 2023. Możesz uruchomić kanał wewnętrzny bez pisania ani jednej linijki kodu.

Office des signalements, luksemburski organ ds. ochrony sygnalistów

Ustawa powołuje Office des signalements podległy Ministrowi Sprawiedliwości. Jest to centralny punkt kontaktowy. Urząd informuje i wspiera każdego, kto chce dokonać zgłoszenia, wewnątrz firmy lub poza nią. Podnosi świadomość społeczną w zakresie ochrony sygnalistów, opracowuje zalecenia dla organów oraz publikuje roczne sprawozdanie.

„Niniejszym tworzy się urząd ds. zgłoszeń, zwany dalej »urzędem«. Podlega on ministrowi właściwemu do spraw sprawiedliwości.”
Artykuł 8, loi du 16 mai 2023

Urzędem kieruje dyrektor. Powołuje go Wielki Książę na pięcioletnią kadencję, którą można odnowić. Stanowisko wymaga obywatelstwa luksemburskiego, niekaralności, dyplomu magisterskiego, biegłej znajomości trzech języków urzędowych oraz co najmniej dziesięciu lat doświadczenia. Funkcja jest niezależna. Dyrektor nie może zasiadać w rządzie, Izbie Deputowanych ani Parlamencie Europejskim oraz nie może posiadać udziałów w firmie, nad którą urząd sprawuje nadzór.

Urząd robi więcej niż tylko doradza. W kilku dziedzinach przejmuje sprawy przekazywane przez inne organy. Może wtedy sam nałożyć karę. Jego roczne sprawozdanie zawiera dane liczbowe. Obejmują one otrzymane zgłoszenia, wszczęte postępowania i ich rozstrzygnięcia oraz utracone i odzyskane środki.

Gdzie jeszcze sygnalista może dokonać zgłoszenia?

Zgłaszający nie musi najpierw przechodzić przez swojego pracodawcę. Może złożyć zgłoszenie bezpośrednio do organu zewnętrznego lub zacząć wewnątrz firmy. Wybór należy do niego, a ustawa pozostawia tę drogę otwartą.

Ustawa wymienia dwadzieścia dwa organy, każdy dla własnej dziedziny. Należą do nich:

• Commission de surveillance du secteur financier (CSSF), organ nadzoru finansowego;
• Commissariat aux assurances, dla ubezpieczeń;
• organ ochrony konkurencji;
• Commission nationale pour la protection des données (CNPD), dla ochrony danych;
• inspektorat pracy i kopalń (ITM).

Niektóre z tych organów mogą ukarać firmę bezpośrednio. Inne przekazują sprawę do Office des signalements, który rozstrzyga. Kanał zewnętrzny musi pozostać poufny i przez cały czas zapewniać bezpieczeństwo akt. Potwierdza zgłoszenie w ciągu siedmiu dni. Przekazuje informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy, a w trudnych sprawach sześciu.

Ujawnienie publiczne to chroniona ostateczność. Osoba, która przekazuje fakty prasie, zachowuje ochronę przewidzianą w ustawie, jeśli zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne do niczego nie doprowadziło. To samo dotyczy sytuacji, gdy istnieje pilne zagrożenie albo ryzyko, że dowody zostaną ukryte lub że nastąpi odwet.

Jak ustawa chroni sygnalistów przed odwetem?

Ustawa chroni zgłaszających szerokim zakazem odwetu. Zakazuje wszelkich szkodliwych działań związanych ze zgłoszeniem i wymienia czternaście ich rodzajów, od zwolnienia i degradacji po umieszczenie na czarnej liście, zniszczenie reputacji oraz skierowanie na leczenie psychiatryczne. Groźba lub próba liczy się sama w sobie. Nazwisko zgłaszającego pozostaje tajne przez cały czas.

„Wszelkie działania odwetowe, o których mowa w artykule 25 pkt 1-6, 9, 12 i 13, są nieważne z mocy prawa.”
Artykuł 26, loi du 16 mai 2023

Środek ochrony działa szybko. Najpoważniejsze działania, takie jak zwolnienie, są nieważne z mocy prawa. Zgłaszający ma piętnaście dni, by zwrócić się do sądu o potwierdzenie tego oraz o nakazanie zaprzestania danego działania. Ciężar dowodu się odwraca. Gdy zgłaszający wykaże, że dokonał zgłoszenia i następnie poniósł szkodę, pracodawca musi udowodnić, że działanie miało inną przyczynę. Zgłaszający może też dochodzić odszkodowania.

Ustawa dodaje immunitet. Zgłaszający nie ponosi odpowiedzialności za przekazanie informacji. Nie ponosi jej również za jej pozyskanie, chyba że samo pozyskanie stanowiło przestępstwo. Może powołać się na zgłoszenie, by doprowadzić do oddalenia powództwa o zniesławienie, naruszenie tajemnicy lub naruszenie ochrony danych.

Jakie są kary za złamanie ustawy?

Administracyjne kary pieniężne wynoszą od 1500 do 250 000 euro. Dotykają każdego, kto blokuje zgłoszenie, narusza poufność zgłaszającego lub nie utworzy kanałów. Górna kwota ulega podwojeniu w razie ponownego naruszenia w ciągu pięciu lat.

„Kara może wynosić od 1500 euro do 250 000 euro. Maksymalna kara może zostać podwojona w przypadku ponownego naruszenia w ciągu 5 lat od uprawomocnienia się ostatniej sankcji.”
Artykuł 18, loi du 16 mai 2023

Ustawa nie tylko chroni zgłaszającego. Karze również nadużycia. Świadomie fałszywe zgłoszenie może skończyć się karą od ośmiu dni do trzech miesięcy więzienia, grzywną od 1500 do 50 000 euro oraz powództwem cywilnym ze strony poszkodowanej firmy. Ochrona jest silna, ale opiera się na działaniu w dobrej wierze.

Luksemburg to prężny ośrodek finansowy. Sama CSSF nadzoruje tysiące funduszy i banków. Loi du 16 mai 2023 kieruje znaczną część zgłoszeń przez te branżowe organy nadzoru. Jednocześnie stawia w centrum Office des signalements, który prowadzi firmy i dysponuje karami. Kraj nie tylko skopiował przewidziane w dyrektywie trzy kanały. Zbudował państwowy urząd, który pomaga i karze. Dla pracodawcy zadanie jest jasne: wskaż bezstronną osobę prowadzącą sprawę, zabezpiecz każde zgłoszenie i akceptuj wszystkie trzy języki kraju. Aby zobaczyć, jak Luksemburg wypada na tle reszty Europy, przeczytaj nasz przewodnik po ustawach o ochronie sygnalistów według kraju.