Hiszpańska ustawa o ochronie sygnalistów, Ley 2/2023

Ley 2/2023 z 20 lutego to hiszpańska ustawa o ochronie sygnalistów. Chroni osoby zgłaszające naruszenia i pomaga w walce z korupcją. Wdraża unijną dyrektywę 2019/1937 do prawa hiszpańskiego. Ustawa obowiązuje od 13 marca 2023 r. Nakłada jasne obowiązki na firmy i podmioty publiczne. Poniżej wyjaśniamy, kogo obejmuje, co trzeba przygotować i jakie są kary.

Kogo obowiązuje Ley 2/2023?

W sektorze prywatnym obowiązek powstaje od 50 osób. Każda firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników musi mieć wewnętrzny system zgłoszeń. Firmy z branż regulowanych, takich jak finanse, są objęte bez względu na wielkość.

W sektorze publicznym obowiązek obejmuje wszystkich. Dotyczy administracji centralnej, regionów oraz wszystkich podmiotów lokalnych. Dyrektywa unijna pozwalała gminom poniżej 10 000 mieszkańców wyłączyć się z tego obowiązku, ale Hiszpania zrezygnowała z tego zwolnienia. Obejmuje także partie polityczne, związki zawodowe, organizacje pracodawców i ich fundacje, gdy dysponują środkami publicznymi.

Małe firmy i małe gminy dostały więcej czasu. Zasada ogólna dawała 3 miesiące od dnia wejścia ustawy w życie na utworzenie systemu. Firmy prywatne zatrudniające mniej niż 250 pracowników oraz gminy poniżej 10 000 mieszkańców mogły poczekać do 1 grudnia 2023 r. Firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą też wspólnie korzystać z narzędzi i personelu do obsługi zgłoszeń.

Jak utworzyć wewnętrzny system zgłoszeń?

Kanał wewnętrzny to pierwsza droga. Ustawa każe korzystać z niego w pierwszej kolejności, gdy naruszenie można rozwiązać wewnątrz firmy i nie ma ryzyka odwetu. Musi być dostępny dla pracowników, osób samozatrudnionych, stażystów i innych osób związanych z firmą.

System musi spełniać kilka wymogów:

• umożliwiać zgłoszenia na piśmie, ustnie albo w obu formach;
• przyjmować i obsługiwać zgłoszenia anonimowe;
• zachowywać poufność sygnalisty oraz wszelkich wskazanych osób trzecich;
• wyznaczać osobę odpowiedzialną za system, która działa samodzielnie i bez nacisków;
• prowadzić rejestr zgłoszeń, który pozostaje poufny przez okres do 10 lat;
• przetwarzać dane zgodnie z RODO i hiszpańskimi przepisami o ochronie danych.

Osoba odpowiedzialna za system to kluczowa rola. Powołuje ją zarząd podmiotu. Jej zatrudnienie i odwołanie trzeba zgłosić Niezależnemu Organowi Ochrony Sygnalistów (A.A.I.) w ciągu 10 dni roboczych. Wykonuje swoją pracę bez przyjmowania poleceń od innych organów.

Ustawa wyznacza ścisłe terminy. Zgłoszenie musisz potwierdzić w ciągu 7 dni kalendarzowych. Musisz odpowiedzieć sygnaliście w ciągu 3 miesięcy. W trudnych sprawach termin można wydłużyć o kolejne 3 miesiące.

Procedura to nie to samo co narzędzie. Kanał określa proces. Ale cały system musi być niezawodny, chronić dane i kontrolować, kto ma do nich dostęp. Wemoral jako system dla sygnalistów spełnia te potrzeby. Pozwala wdrożyć go bez budowania narzędzia od zera. Jeśli zaczynasz od podstaw, pomagamy szablonem polityki ochrony sygnalistów oraz przewodnikiem, jak wdrożyć system.

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Ustawa obejmuje szeroki zakres spraw. Przez system wewnętrzny lub kanał zewnętrzny możesz zgłosić:

• naruszenia prawa Unii Europejskiej w rozumieniu dyrektywy 2019/1937, takie jak te godzące w jednolity rynek lub w środki finansowe UE;
• poważne lub bardzo poważne naruszenia karne lub administracyjne prawa hiszpańskiego;
• przede wszystkim te, które narażają na straty skarb państwa lub ubezpieczenia społeczne.

Niektóre sprawy są wyłączone. Ustawa nie obejmuje informacji niejawnych, tajemnicy zawodowej lekarzy i prawników, tajemnicy narad sądowych ani bezpieczeństwa i higieny pracy. Wyłączone są również inne branże rządzące się własnymi przepisami.

Kto może być sygnalistą?

Nie tylko pracownik na etacie. Sygnalistą jest każdy, kto zgłasza lub ujawnia publicznie naruszenie, o którym dowiedział się w związku z pracą. Wyjaśniamy to szczegółowo w naszym tekście o tym, kim jest sygnalista. W świetle ustawy może to być:

• urzędnik lub pracownik najemny;
• osoba samozatrudniona;
• wspólnik oraz członkowie zarządu lub kierownictwa;
• każdy, kto pracuje dla wykonawców, podwykonawców i dostawców;
• wolontariusz, stażysta i praktykant;
• kandydat do pracy, który uzyskał informacje w trakcie rekrutacji;
• były pracownik, nawet po zakończeniu zatrudnienia.

Ochrona obejmuje także przedstawicieli pracowników oraz bliskie osoby, które mogą zostać ukarane z tego powodu, takie jak rodzina lub współpracownicy.

Jak chroniony jest sygnalista?

Głównym celem ustawy jest ochrona przed odwetem. Ochrona zaczyna się z chwilą zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jest jeden warunek. Sygnalista musiał mieć uzasadnione podstawy, by w danym momencie sądzić, że informacja jest prawdziwa i że mieści się w zakresie ustawy.

Zakaz odwetu

Lista działań odwetowych jest otwarta. Obejmuje zwolnienie, zawieszenie lub nieprzedłużenie umowy, degradację, blokowanie awansów, istotną zmianę warunków pracy, szkodę na reputacji lub majątku, przymus, groźby, nękanie, izolowanie, umieszczanie na czarnych listach czy odmowę szkoleń. Zakaz obejmuje także groźbę lub próbę dokonania któregokolwiek z tych działań.

Działania odwetowe są nieważne od samego początku. Ustawa pozbawia je skutków. Mogą prowadzić do napraw, sankcji dyscyplinarnych oraz, w stosownych przypadkach, do wypłaty odszkodowania za wyrządzoną szkodę.

Odwrócenie ciężaru dowodu

Sygnalista nie musi udowadniać odwetu. Gdy wykaże, że zgłosił naruszenie zgodnie z przepisami i poniósł szkodę, przyjmuje się, że szkoda jest odwetem. To druga strona musi udowodnić, że jest inaczej.

„Gdy sygnalista w rozsądny sposób wykaże, że dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego zgodnie z niniejszą ustawą i że poniósł szkodę, domniemywa się, że szkoda nastąpiła w ramach odwetu za dokonanie zgłoszenia. W takich przypadkach to na osobie, która podjęła szkodliwy środek, spoczywa obowiązek udowodnienia, że środek ten opierał się na należycie uzasadnionych podstawach niezwiązanych ze zgłoszeniem.”
Artykuł 38.4 Ley 2/2023 z 20 lutego

Drogi zgłaszania

Ustawa przewiduje trzy drogi zgłoszenia tego samego naruszenia:

Kanał zewnętrzny prowadzi A.A.I. To państwowy organ nadzoru działający samodzielnie. Potwierdza zgłoszenie w ciągu 5 dni roboczych. W ciągu 10 dni roboczych decyduje, czy je przyjmie. Sprawę zamyka w ciągu 3 miesięcy. Ujawnienie publiczne jest chronione tylko w trzech przypadkach: wcześniejsze kanały nie zadziałały w terminie, istnieje wyraźne i nagłe zagrożenie dla interesu publicznego albo kanał zewnętrzny nie zadziałałby.

Jakie kary przewiduje ustawa?

Kary są surowe. Zależą od tego, jak poważne jest naruszenie. Zależą też od tego, czy winnym jest osoba, czy firma.

Odwet oraz brak kanału to bardzo poważne naruszenia. Tak samo jest z ujawnieniem tożsamości sygnalisty czy nawet próbą takiego działania. W tych przypadkach A.A.I. może dołożyć publiczne ostrzeżenie, zakaz ubiegania się o dotacje na okres do 4 lat oraz zakaz udziału w zamówieniach publicznych na okres do 3 lat.

Najsurowsze sankcje są podawane do publicznej wiadomości. Kary w wysokości 600 001 € lub wyższe nałożone na firmy mogą pojawić się w Dzienniku Urzędowym Państwa, gdy staną się prawomocne. Bardzo poważne naruszenia przedawniają się po 3 latach, poważne po 2, a lekkie po 6 miesiącach.

Ley 2/2023 obowiązuje już w pełnym zakresie. Podmioty nią objęte powinny więc mieć gotowy wewnętrzny kanał zgłoszeń. Aby zobaczyć, jak wypada to na tle reszty Europy, przejrzyj naszą listę ustaw o ochronie sygnalistów według krajów. Im wcześniej wdrożysz system, tym mniejsze ryzyko kar.