Bycie pracodawcą wiąże się z szeregiem obowiązków, które nierzadko dotyczą odpowiedniego traktowania oraz zachowania się względem swoich pracowników. Chwila, w której dostajesz zgłoszenie o nieprawidłowościach jakie dzieją się w twojej firmie, z całą pewnością może być stresująca i wstrząsająca. Jest to bowiem moment, kiedy w namacalny sposób dowiadujesz się, że nie tylko coś złego dzieje się w miejscu pracy, którym zarządzasz, ale również zaczynasz rozumieć, że któryś z twoich pracowników może czuć się zraniony czy przestraszony. Gdy taka sytuacja się zdarzy, spokojnie zastanów się, jak wyglądają kroki które musisz następnie podjąć.
Osoba odbierająca zgłoszenia
W zależności od wielkości organizacji czy firmy, osoba, która odbiera zgłoszenia od sygnalistów musi być w pełni obiektywna i odpowiedzialna. Czasem zgłoszenia wpływają bezpośrednio do właściciela, przedstawiciela kadry zarządzającej, nierzadko do działu HR, bądź osoby zatrudnionej stricte jako kontakt dla sygnalistów . Co niezwykle ważne, zgodnie z obowiązującym prawem, wyznaczona osoba odpowiedzialna za obsługę takich zgłoszeń zobowiązana jest do przestrzegania określonych protokołów - wszystko to w celu zapewnienia autentyczności procesu zgłaszania nieprawidłowości.
Kroki
Przede wszystkim, osoba odbierająca zgłoszenie musi ocenić , czy dotyczy ono faktycznej nieprawidłowości, czy nie. Najważniejsze jest by ocenić, czy zgłoszenie nie jest wypadkową personalnych konfliktów i animozji. Od momentu otrzymania zgłoszenia, uprawniona osoba ma 7 dni na odpowiedź do sygnalisty i potwierdzenie otrzymania jego zgłoszenia. W ciągu 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia należy przekazać informację zwrotną informatorowi o tym, jakie kroki są podjęte dalej. Ważne aby pamiętać, iż oba te terminy są wymaganiami regulowanymi przez prawo, co oznacza, że ich nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych konsekwencji dla Twojej firmy.
Często praca osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalisty, związana jest z zadawaniem trudnych, nierzadko niedyskretnych pytań. Należy mieć jednak świadomość, że informator musi posiadać odpowiednie dowody zgłaszając dane nieprawidłowości, a osoba, która je analizuje musi obiektywnie je ocenić. Czasem podjęcie dalszych kroków wymaga konsultacji z organem zewnętrznym, na przykład kancelarią prawną. Nie wszystkie zgłoszenia da się bowiem rozwiązać wewnętrznie.
Ważne, aby na każdym etapie weryfikacji oraz rozwiązania problemu, sygnalista czuł się bezpiecznie. Poprzez kanał komunikacji zewnętrznej - tam, gdzie sygnalista zgłosił nieprawidłowości - warto pytać o jego samopoczucie, zapewniać go, że jego pozycja w firmie jest bezpieczna i nikt nie dowie się o jego zgłoszeniu, a także tłumaczyć mu podjęte dalej kroki w celu wyjaśnienia danego problemu.
