Kas ir ziņošanas sistēmas ieviešana?
Saistībā ar gaidāmo ziņošanas cēlēju direktīvas spēkā stāšanās dienu ir pienācis laiks sagatavoties jaunajiem noteikumiem. Direktīvas noteikumu iekļaušana struktūras darbības praksē ir jāsagatavo un jāsāk process, kas sastāv no trim posmiem:
a) Procedūru izstrādes posms
b) Īstenošanas posms
c) Sistēmas uzraudzības, vadības un uzturēšanas posms
Procedūru izstrādes posms
Procedūru sagatavošana ir pirmais posms, kad uzņēmumam ievieš ziņošanas sistēmu. Šis posms ir nedalāmi saistīts ar uzņēmuma struktūras analīzi, kā arī esošo entītijas procedūrās un noteikumos. Pamatojoties uz šo analīzi, ir iespējams izveidot ziņošanas sistēmu, kas ir droša, vienkārša un funkcionāla. Šī posma rezultāts ir izveidot drošu informācijas kanālu struktūru un noteikt procedūras, kas jāievēro sistēmas darbībā kļūdām.
Īstenošanas posms
Īstenošanas posms ir saistīts ar plānoto procedūru ieviešanu dzīvē. Šajā brīdī ir pienācis laiks iepazīstināt darbiniekus sistēmas darbībai un veikt apmācību par tās darbību. Līdz ar ieviešanu sākas ziņotāju ziņojumu reģistrācija un regulāra ziņošana par sistēmas darbību. Ir arī pienācis laiks izvēlēties iestādi, kas darbosies sistēmā, un izveidot komiteju ziņotāju ziņojumu izskatīšanai. Tie var būt uzņēmuma darbinieki vai ārējs uzņēmums (skatīt vairāk rakstā par ziņotāju ziņojumu izskatīšanas komiteju).
Uzraudzības, pārvaldības un procedūru uzturēšanas posms
Pēc ziņotāju ziņošanas sistēmas ieviešanas ir pienācis laiks pastāvīgi uzraudzīt tā darbību. Sistēmas novērošanas ietekme var būt nepieciešamība to mainīt vai uzlabot. Ieteikumi šajā sakarā būtu jāierosina struktūrai, kas darbojas sistēmā. Šajā posmā ir jāreaģē uz visām kļūdām un jāpielāgo sistēma organizatoriskām izmaiņām, kas notiek entītijā. Šis ir posms, kurā sabiedrība ir gatava jebkurā laikā apgalvot, ka tas atbilst direktīvas prasībām.
Kā ieviest ziņošanas sistēmu?
Jebkurā gadījumā uzņēmuma darbības pielāgošana saistībām, kas izriet no Ziņotāja direktīvas, prasa rūpīgu uzņēmuma struktūras analīzi. Ziņošanas sistēmas efektivitāti un drošību garantē tikai individuāli pielāgotu procedūru īstenošana, pamatojoties uz zināšanām par uzņēmuma darbību.
Ir arī ārkārtīgi svarīgi izstrādāt visaptverošas procedūras, kas nosaka procedūru, kas jāievēro visos iespējamos gadījumos, kas saistīti ar ziņotāju ziņojumiem. Šajās situācijās ad hoc darbība un turpmākā rutīnas izveide nav iespējama. Pirms ziņotāju sistēmas ieviešanas būtu jānosaka efektīvi procesi un procedūras.
Plašs ziņošanas sistēmas ieviešanas process, kā arī pastāvīgas uzraudzības un uzturēšanas nepieciešamība liek atbildīgajiem subjektiem uzticēt pakalpojumus šajā jomā ārējiem uzņēmumiem. Daudzos gadījumos tas ir pat ieteicams sakarā ar strīdiem par to iekšējo komiteju efektivitāti un efektivitāti, kas nodarbojas ar pieteikumiem.
WeMoral nodrošina pilnīgu ziņošanas sistēmas ieviešanu, sākot no procedūru izstrādes līdz pastāvīgai tās darbības uzraudzībai, vadībai un uzturēšanai. WeMoral pakalpojumu izmantošana garantē, ka atbildīgais subjekts ieviesīs drošu, efektīvu un uzticamu instrumentu ziņotāju ziņojumu pārvaldībai.
