Olemme jo kirjoittaneet siitä, mitä esimerkillinen menettely sääntöjenvastaisuuksien ilmoittamiseksi ja ilmiantajan suojan pitäisi näyttää ja mikä malli ilmiantojärjestelmän toteuttaminen näyttää käytännössä.
Olemme ilmoittaneet siellä, että yksi vaiheista on menettelyjen toteuttaminen, koska pelkkä menettelyjen luominen ei tarkoita sitä, että niitä sovellettaisiin yrityksessämme.
Joten mitä tarkalleen on tehtävä, jotta valmis menettely tulee voimaan? Kuinka määritellä voimaantulopäivä?
Huomioithan, että 8.1. artiklan Ilmiantaja direktiivi vaatii työnantajia ”perustamaan” sisäisiä kanavia ja menettelyjä. Säädösehdotuksen 8.3 artiklassa todetaan, että sisäisiä ilmoitusmenettelyjä pidetään työnantajan sisäisinä säädöksinä, mikä tarkoittaa, että ne olisi perustettava ja hyväksyttävä tällaisiin säädöksiin sovellettavalla tavalla.
Asiakirja, joka panee täytäntöön sisäisiä määräyksiä tai ilmoitusmenettelyä tietyn työnantajan sisäisten säädösten järjestelmään, on joka kerta, kun asianmukaisen elimen tai henkilön päätös, jolla on lupa tehdä tällaisia päätöksiä.
Julkisissa yksiköissä, esimerkiksi ”SPZOZ” -muodossa toimivissa julkisissa sairaaloissa, se on johtajan tehtävä, kun taas paikallishallinnon yksiköiden kohdalla, esim. julkisessa koulussa, se voi olla koulun rehtorin päätös. Valtuutetun elimen tai henkilön päätös olisi joka kerta tehtävä asianmukaisessa kirjallisessa muodossa, esimerkiksi päätöslauselmassa tai päätöksessä.
Kaupallisten yritysten tapauksessa määräykset tai menettely toteutetaan valtuutettujen kumppaneiden (kumppanuuksien) tai elimen, useimmiten hallintoneuvoston (pääomayhtiöiden tapauksessa) päätöksellä.
