Najczęstsze pytania dotyczące wdrażania systemu zgłoszeń dla sygnalistów

W tym artykule zebraliśmy najczęściej zadawane pytania, które słyszymy od firm rozważających wdrożenie systemu zgłoszeń dla sygnalistów.

Co daje nam system zgłoszeń dla sygnalistów?

System zgłoszeń dla sygnalistów umożliwia bezpieczne przesłanie zgłoszenia przez sygnalistę i poufną komunikację pomiędzy stronami. WeMoral zapewnia anonimowość oraz bezpieczeństwo danych. Wszystkie sprawy i ich rozstrzygnięcia są rejestrowane w panelu online, co zapewnia zgodność z Ustawą o ochronie sygnalistów oraz pozostałymi wymogami formalnymi.

Czy zgłoszenia mogą być przesyłane przez sygnalistę wyłącznie anonimowo?

Domyślnie udostępniamy całkowicie anonimową ścieżkę zgłoszenia - sygnalista nie podaje żadnych danych osobowych ani kontaktowych, a my nie zapisujemy żadnych danych o transmisji. Opcjonalnie można dodać do formularza pola, w których sygnalista poda swoje dane, jeśli sam tego chce.

Jak wygląda wdrożenie rozwiązania WeMoral?

W planie Standard zamawiasz usługę online, a formularz dla sygnalistów działa w mniej niż 5 minut - profil firmy, branding i pola formularza konfigurujesz samodzielnie w panelu, bez umowy i bez naszego udziału. W planie Enterprise konfigurację przygotowujemy wspólnie z Tobą, razem z domeną firmową i SSO, a kanał zgłoszeń jest zwykle gotowy w ciągu kilku dni roboczych.

Jakie pola zawiera formularz zgłoszenia i czy mogę go edytować?

Formularz przygotowujemy według wytycznych firmy zamawiającej lub proponujemy domyślny zestaw pól. Można go dostosować do potrzeb firmy - zarówno pod kątem zakresu pytań, jak i ich formy (pola wielokrotnego wyboru, pola jednokrotnego wyboru, pola daty itp.). Można też dołączać załączniki.

Czy przesyłanie załączników w zgłoszeniach jest bezpieczne?

Załączniki dodane do zgłoszeń skanujemy aktualnymi bazami sygnatur wirusów i poddajemy dodatkowym weryfikacjom potwierdzającym bezpieczeństwo plików. Z załączników usuwamy też wszelkie metadane, które mogłyby pozwolić na identyfikację sygnalisty.

Ile osób z firmy może mieć dostęp do panelu i prowadzić zgłoszenia?

W planie Standard panel obsługuje do 5 użytkowników, a plan Enterprise w ogóle znosi ten limit. Każdemu użytkownikowi przypisujesz rolę - obserwator, osoba prowadząca sprawę, administrator - dzięki czemu ta sama osoba może odczytywać zgłoszenia, odpowiadać sygnaliście, przypisywać sprawy lub tylko śledzić statystyki, w zależności od uprawnień roli.

Czy przechowywane zgłoszenia są zabezpieczone?

System obsługi sygnalistów WeMoral zaprojektowaliśmy w formule „security by default". Treść zgłoszeń i załączniki są przechowywane w formie zaszyfrowanej (zgodnie z rynkowymi standardami algorytmów kryptografii asymetrycznej). Dostęp do treści zgłoszeń mają tylko osoby przypisane do odpowiedniej roli, a żeby go uzyskać, muszą podać indywidualne hasło deszyfrujące (inne niż hasło logowania). Każda firma może tworzyć konta użytkowników i zarządzać rolami zgodnie z własną polityką bezpieczeństwa.

Czy możliwe jest prowadzenie dalszej korespondencji z sygnalistą?

Tak, system obsługi sygnalistów WeMoral umożliwia bezpieczną i poufną komunikację pomiędzy stronami. Po wysłaniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje unikalny link i hasło, które pozwalają mu wejść na stronę z konwersacją. Komunikacja jest szyfrowana i pozwala sygnaliście pozostać bezpiecznym oraz anonimowym.

Czy w systemie jest widoczny rejestr zgłoszeń?

Tak, jednym z elementów panelu WeMoral jest rejestr wszystkich zgłoszeń. Prowadzimy też historię rozpatrywania każdej sprawy. Sprawy można oglądać zarówno jako listę zgłoszeń, jak i raport z wykresami.

Czy system jest zgodny z Ustawą o ochronie sygnalistów i unijną dyrektywą o sygnalistach?

Tak. WeMoral jest zaprojektowany zgodnie z wymogami unijnej dyrektywy o sygnalistach (2019/1937) oraz polskiej Ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r., która weszła w życie 25 września 2024 r. System zapewnia anonimowy kanał zgłoszeń, szyfrowaną komunikację dwukierunkową, konfigurowalne okresy retencji oraz pełny rejestr operacji - czyli warstwę techniczną, której polska ustawa wymaga od pracodawców zatrudniających powyżej 50 osób.

Gdzie przechowywane są dane i jak realizowane są wymogi RODO?

Wszystkie dane spraw przechowujemy na infrastrukturze w Unii Europejskiej (Frankfurt nad Menem) i szyfrujemy je w spoczynku. Dostęp mają wyłącznie wyznaczone przez organizację osoby obsługujące zgłoszenia, a każdy odczyt i zapis trafia do dziennika audytowego. Okresy retencji ustawiamy na poziomie organizacji, dzięki czemu po upływie ustawowego terminu zgłoszenie, załączniki i historię komunikacji można bezpiecznie usunąć.

W ilu językach dostępny jest formularz zgłoszeniowy?

Formularz dla sygnalistów jest dostępny w 25 językach. Sygnalista zgłasza sprawę we własnym języku, a osoba prowadząca sprawę widzi w panelu oryginalną treść obok tłumaczenia. Dzięki temu organizacja międzynarodowa może uruchomić jeden kanał zgłoszeń i nie zmusza pracowników do zmiany języka, gdy chcą zgłosić nieprawidłowość.

Jak system chroni sygnalistę przed działaniami odwetowymi?

Poufność tożsamości to ustawienie domyślne. Zgłoszenie anonimowe nie zostawia adresu IP, odcisku przeglądarki ani śladu sesji, który dałoby się powiązać z sygnalistą; z załączników usuwamy metadane, a każdy odczyt sprawy zapisujemy w dzienniku audytowym. Osoby obsługujące zgłoszenia działają w ramach przypisanych ról, więc treść sprawy widzą wyłącznie wyznaczeni pracownicy. Ochrona proceduralna przed odwetem (gwarancje zatrudnienia, środki prawne) wynika z przepisów krajowych - polska Ustawa o ochronie sygnalistów oraz dyrektywa 2019/1937 nakładają ją na pracodawców, a WeMoral dostarcza warstwę techniczną, na której ta ochrona się opiera.

Kto może złożyć zgłoszenie - tylko pracownicy?

Nie. Polska Ustawa o ochronie sygnalistów oraz dyrektywa 2019/1937 świadomie poszerzają krąg osób objętych ochroną poza samych pracowników: obejmują też byłych pracowników, kandydatów do pracy, podwykonawców, dostawców, osoby współpracujące na umowach cywilnoprawnych, stażystów, akcjonariuszy oraz członków organów zarządzających i nadzorczych. Formularz zgłoszeniowy nie weryfikuje statusu zatrudnienia - zgłoszenie może złożyć każda osoba, która ma link do kanału.

Czy można przetestować system przed zakupem płatnego planu?

Tak - oferujemy plan Demo na 60 dni z pełnym dostępem do funkcji planu PRO, bez karty płatniczej z góry i bez zobowiązań. W dowolnym momencie można przejść na płatną subskrypcję albo po zakończeniu okresu próbnego zrezygnować bez żadnych konsekwencji.