System sygnalistów ROI: Korzyści biznesowe poza wymogami RODO

Większość firm wdraża system dla sygnalistów dlatego, że musi. Artykuł 8 unijnej Dyrektywy o ochronie sygnalistów uczynił wewnętrzne kanały zgłoszeń obowiązkowymi dla pracodawców z sektora prywatnego zatrudniających powyżej 50 osób, a wszystkie państwa członkowskie wdrożyły już ten przepis. Sama narracja o zgodności z przepisami często przesłania bardziej praktyczny wniosek: raz uruchomiony kanał obejmuje jedną z największych, a zarazem najsłabiej monitorowanych pozycji kosztowych w typowym rachunku zysków i strat, czyli nadużycia w miejscu pracy.

Co naprawdę kryje się za 5% przychodów

Stowarzyszenie Certyfikowanych Audytorów Śledczych (ACFE) publikuje największe stałe badanie poświęcone nadużyciom w miejscu pracy, czyli raport Report to the Nations. Jego edycja z 2024 roku , oparta na 1 921 zbadanych sprawach ze 138 krajów, szacuje, że organizacje tracą rocznie 5% przychodów z powodu nadużyć zawodowych. Dla firmy o obrotach rzędu 100 milionów w dowolnej liczącej się walucie oznacza to 5 milionów rocznie znikających z firmy, zanim do pozostałej kwoty doliczymy podatki czy koszty finansowania.

Liczby stojące za tą średnią są wymowne. Mediana pojedynczej sprawy o nadużycie w badaniu kosztowała poszkodowaną organizację 145 000 dolarów. Średnia jest znacznie wyższa, ponad 1,5 miliona dolarów na sprawę, czyli 24% więcej niż w poprzedniej edycji. Typowy proceder trwa 12 miesięcy, zanim ktokolwiek go wykryje, a średnia strata w jego trakcie wynosi około 9 900 dolarów miesięcznie.

Mniejsi pracodawcy zwykle zakładają, że te liczby ich nie dotyczą. Dane ACFE pokazują coś przeciwnego: organizacje zatrudniające poniżej 100 osób cierpią nieproporcjonalnie mocno, ponieważ kontrole, które wychwytują nadużycia wcześnie w większych firmach, u nich po prostu nie istnieją kadrowo. Kanał zgłoszeniowy nie eliminuje nadużyć, ale skraca czas, w którym pozostają one niewidoczne.

Nadużycia wychodzą na jaw głównie przez zgłoszenia

W tym samym badaniu ACFE 43% wykrytych nadużyć ujawniono dzięki zgłoszeniu, czyli ponad trzy razy więcej niż w przypadku kolejnej najpopularniejszej metody wykrywania. Audyt wewnętrzny, przegląd kierowniczy i automatyczny monitoring odpowiadały pojedynczo za jednocyfrowy lub kilkunastoprocentowy udział wykrytych przypadków. Z dużą przewagą głównym impulsem do wszczęcia postępowania w sprawie nadużycia jest po prostu czyjaś decyzja, by się odezwać.

Znaczenie ma też to, skąd te zgłoszenia pochodzą. Ponad połowa zgłoszeń, które doprowadziły do wykrycia, pochodziła od pracowników poszkodowanej firmy , a reszta od dostawców, klientów i innych osób mających wgląd w działalność organizacji. To, czy pracownicy czują się wystarczająco bezpiecznie, by zgłosić nieprawidłowości , ma więc mierzalne przełożenie na wynik finansowy, a nie jest wyłącznie kwestią z obszaru HR.

Zmienił się też format kanału. Zgłoszenia przez stronę internetową prowadzą z udziałem 40% wszystkich wpływających zgłoszeń, e-mail ma 37%, a tradycyjne infolinie telefoniczne spadły do 30%. 71% poszkodowanych organizacji w badaniu miało w momencie nadużycia uruchomioną jakąś formę infolinii. W praktyce oznacza to, że nowoczesny kanał oparty przede wszystkim na stronie internetowej stał się domyślnym oczekiwaniem osób, które najczęściej decydują się na zgłoszenie, a nie miłym dodatkiem.

Mniejsze ryzyko procesowe i wyższe ROA

Poza stratami z tytułu nadużyć drugą pozycją kosztową, na którą wpływa kanał wewnętrzny, są spory sądowe. Badania opublikowane przez NAVEX, wieloletniego dostawcę rozwiązań w obszarze zgodności z przepisami, pokazują, że organizacje z działającymi wewnętrznymi infoliniami notują o 6,9% mniej istotnych pozwów i o 20,4% niższe koszty ugód sądowych niż firmy bez takiego kanału. Mechanizm jest intuicyjny: pracownik, który ma gdzie zgłosić swoje wątpliwości w firmie, rzadziej idzie najpierw do zewnętrznego prawnika lub do regulatora.

Artykuł opublikowany w 2023 roku w Journal of Accounting Research, autorstwa badaczy z George Washington University, wykazał, że firmy o wyższym poziomie wykorzystania infolinii notowały nawet o 2,8 punktu procentowego wyższy zwrot z aktywów. Badanie uwzględniało wpływ wielkości i sektora, dlatego efekt zdaje się odzwierciedlać rzeczywistą poprawę operacyjną, a nie błąd w sprawozdawczości.

Koszt braku takiego kanału jest asymetryczny. Pojedyncze postępowanie sygnalisty, które zostaje zepchnięte na drogę prawną, regularnie przekracza 100 000 dolarów jeszcze przed jakąkolwiek ugodą, zwłaszcza w sektorach regulowanych, takich jak ochrona zdrowia czy usługi finansowe. Nowoczesne oprogramowanie do obsługi zgłoszeń dla tej samej liczby pracowników kosztuje zwykle od 1 000 do 50 000 dolarów rocznie, dlatego pytanie, jaki system dla sygnalistów wybrać , stało się kwestią procesu zakupowego, a nie debaty nad tym, czy taki system w ogóle mieć.

Kary UE przestały być teoretyczne

Strona zgodności z przepisami dogoniła argumentację biznesową. 6 marca 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyroki przeciwko pięciu państwom członkowskim za brak terminowej transpozycji Dyrektywy 2019/1937 . Łączne kary sięgnęły około 40 milionów euro, z czego same Niemcy zostały obciążone kwotą 34 milionów euro, a odpowiedzialność finansową poniosły także Czechy, Węgry, Estonia i Luksemburg. Kary za pojedyncze naruszenie na poziomie firmy różnią się w zależności od kraju, ale w kilku jurysdykcjach sięgają 50 000 euro.

Komisja Europejska zasygnalizowała również, że transpozycji nie można uznać za zamkniętą. Nawet w państwach, które uchwaliły odpowiednie przepisy, przegląd Komisji wykazał luki w zakresie przedmiotowym, w ochronie przed działaniami odwetowymi oraz w systemie sankcji, co może wymusić dalsze egzekwowanie. Oznacza to, że obowiązek prawny z jednorazowego terminu przeradza się w bieżący nadzór.

Jeśli zsumować poszczególne pozycje: uniknięte lub skrócone straty z nadużyć, mniej kosztownych pozwów, mierzalna poprawa zwrotu z aktywów oraz ryzyko regulacyjne, które jest dziś aktywnie egzekwowane, a nie tylko uśpione. Rachunek między rocznym kosztem kanału zgłoszeniowego a kosztem jednego niewykrytego nadużycia w ogóle nie jest wyrównany. System zwraca się przy pierwszym ujawnieniu czegoś, co księgi w innym razie po prostu by wchłonęły.