Mikä on ilmiantojärjestelmän täytäntöönpano?
Ilmiantajadirektiivin tulevan voimaantulopäivän yhteydessä velvollisten yksiköiden on korkea aika valmistautua uusiin säännöksiin. Direktiivin säännösten sisällyttäminen yhteisön toiminnan käytäntöön edellyttää valmistelua, ja se johtuu prosessista, joka koostuu kolmesta vaiheesta:
a) Menettelyjen kehittämisvaihe
b) Täytäntöönpanon vaihe
c) Järjestelmän seurannan, hallinnan ja ylläpidon vaihe
Vaihe kehittää menettelyjä
Menettelyjen valmistelu on ensimmäinen vaihe ilmiantojärjestelmän käyttöönotossa yhteisölle. Tämä vaihe liittyy erottamattomasti yhteisön rakenteen analysointiin sekä yhteisön menettelyihin ja määräyksiin. Tämän analyysin perusteella on mahdollista luoda ilmiantojärjestelmä, joka on turvallinen, yksinkertainen ja toimiva. Tämän vaiheen tuloksena luodaan turvallisten tietokanavien rakenne ja määritellään menettelyt, joita on noudatettava järjestelmän toiminnassa olevien virheiden sattuessa.
Täytäntöönpanon vaihe
Täytäntöönpanovaiheessa on kyse suunniteltujen menettelyjen herättämisestä. Tässä vaiheessa on aika ottaa työntekijät käyttöön järjestelmän toimintaan ja harjoittaa koulutusta sen toiminnasta. Toteutuksen ohella alkaa ilmiantajien raporttien rekisteröinti ja säännöllinen raportointi järjestelmän toiminnasta. On myös aika valita elin, joka käyttää järjestelmää, ja perustaa komitea ilmiantajien raporttien tutkimiseksi. Nämä voivat olla yksikön työntekijöitä tai ulkopuolista yritystä (katso lisää artikkelista ilmiantajien raporttien tutkimista käsittelevästä komiteasta).
Menettelyjen seurannan, hallinnoinnin ja ylläpidon vaihe
Kun ilmiantoja koskeva raportointijärjestelmä on otettu käyttöön, on aika seurata jatkuvasti sen toimintaa. Järjestelmän tarkkailun vaikutus voi olla tarve muuttaa tai parantaa sitä. Järjestelmää käyttävän yhteisön olisi ehdotettava tältä osin suosituksia. Tässä vaiheessa sen on reagoitava virheisiin ja mukautettava järjestelmä organisaatiomuutoksiin, jotka tapahtuvat kokonaisuudessa. Tämä on se vaihe, jossa yritys on milloin tahansa valmis sanomaan, että se täyttää direktiivin vaatimukset.
Kuinka toteuttaa ilmiantojärjestelmä?
Joka tapauksessa yrityksen toiminnan mukauttaminen ilmiantajadirektiivistä johtuviin velvoitteisiin edellyttää yhteisön rakenteen huolellista analysointia. Ilmiantojärjestelmän tehokkuus ja turvallisuus taataan vain ottamalla käyttöön yksilöllisesti räätälöityjä menettelyjä, jotka perustuvat yhteisön toiminnan tuntemukseen.
On myös erittäin tärkeää kehittää kattavia menettelyjä, joissa määritellään menettely, jota noudatetaan kaikissa ilmiantajien kertomuksiin liittyvissä mahdollisissa tapahtumissa. Tämän tyyppisissä tilanteissa tilapäinen toiminta ja rutiinin myöhempi luominen eivät ole mahdollisia. Tehokkaat prosessit ja menettelyt olisi määriteltävä ennen ilmiantojärjestelmän käyttöönottoa.
Laaja prosessi ilmiantojärjestelmän toteuttamiseksi sekä jatkuvan seurannan ja kunnossapidon välttämättömyys kehottavat velvollisia antamaan tämän alan palvelut ulkopuolisille yrityksille. Monissa tapauksissa se on jopa suositeltavaa, koska hakemuksia käsittelevien sisäisten komiteoiden tehokkuudesta ja tehokkuudesta on kiistelty.
WeMoral varmistaa ilmiantojärjestelmän täydellisen täytäntöönpanon menettelyjen kehittämisestä sen toiminnan jatkuvaan seurantaan, hallintaan ja ylläpitoon. WeMoral-palvelujen käyttö takaa, että velvollinen ottaa käyttöön turvallisen, tehokkaan ja luotettavan työkalun ilmiantajien raporttien hallintaan.
