Wat is de implementatie van een klokkenluidersysteem?
In verband met de aanstaande datum van inwerkingtreding van de klokkenluidersrichtlijn is het hoog tijd voor verplichte entiteiten om zich op de nieuwe bepalingen voor te bereiden. Het in de praktijk brengen van de bepalingen van de richtlijn van de entiteit vereist voorbereiding en komt neer op een proces dat uit drie fasen bestaat:
a) Fase van het ontwikkelen van procedures
b) Fase van uitvoering
c) Fase van monitoring, beheer en onderhoud van het systeem
Fase van het ontwikkelen van procedures
Voorbereiding van procedures is de eerste fase van de introductie van het klokkenluiderssysteem bij de entiteit. Deze fase houdt onlosmakelijk verband met de analyse van de structuur van de entiteit, evenals bestaande in de procedures en voorschriften van de entiteit. Op basis van deze analyse is het mogelijk om een klokkenluidersysteem te maken dat veilig, eenvoudig en functioneel is. Het resultaat van deze fase is het creëren van een structuur van veilige informatiekanalen en het definiëren van procedures die moeten worden gevolgd in geval van fouten in de werking van het systeem.
Fase van uitvoering
In de uitvoeringsfase draait alles om het tot leven brengen van de geplande procedures. Op dit moment is het tijd om werknemers kennis te laten maken met de werking van het systeem en training te geven over de werking ervan. Samen met de implementatie begint de registratie van de rapporten van klokkenluiders en regelmatige rapportage over de werking van het systeem. Het is ook tijd om een instantie te selecteren die het systeem zal bedienen en een commissie op te richten voor het onderzoeken van de rapporten van klokkenluiders. Dit kunnen werknemers van de entiteit zijn of een extern bedrijf (zie meer in het artikel over een commissie voor het onderzoeken van rapporten van klokkenluiders).
Fase van monitoring, beheer en onderhoud van procedures
Na de introductie van het rapportagesysteem voor klokkenluiders, is het tijd om de werking ervan voortdurend te controleren. Het effect van het observeren van het systeem kan de noodzaak zijn om het te veranderen of te verbeteren. Aanbevelingen in dit verband moeten worden voorgesteld door de entiteit die het systeem beheert. In dit stadium is het vereist om te reageren op eventuele fouten en het systeem aan te passen aan organisatorische veranderingen die zich in de entiteit voordoen. Dit is het stadium waarin het bedrijf op elk moment bereid is te zeggen dat het voldoet aan de vereisten van de richtlijn.
Hoe een klokkenluiderssysteem implementeren?
In ieder geval vereist de aanpassing van de activiteiten van de onderneming aan de verplichtingen die voortvloeien uit de klokkenluiderrichtlijn een zorgvuldige analyse van de structuur van de entiteit. De efficiëntie en veiligheid van het klokkenluiderssysteem worden alleen gegarandeerd door de implementatie van individueel op maat gemaakte procedures op basis van de kennis van het functioneren van de entiteit.
Het is ook uiterst belangrijk om uitgebreide procedures te ontwikkelen die de procedure definiëren die moet worden gevolgd in elk mogelijk geval met betrekking tot de rapporten van de klokkenluiders. In dit soort situaties zijn ad-hocbediening en daaropvolgende creatie van de routine niet mogelijk. Er moeten efficiënte processen en procedures worden gedefinieerd voordat het klokkenluidersysteem wordt geïmplementeerd.
Het uitgebreide proces van implementatie van het klokkenluiderssysteem, evenals de noodzaak van constante monitoring en onderhoud, zetten verplichte entiteiten ertoe diensten op dit gebied toe te vertrouwen aan externe bedrijven. In veel gevallen is het zelfs raadzaam vanwege de controverse over de effectiviteit en efficiëntie van interne commissies die zich bezighouden met aanvragen.
WeMoral zorgt voor de volledige implementatie van het klokkenluidersysteem, van de ontwikkeling van procedures tot het constant monitoren, beheren en onderhouden van de werking ervan. Het gebruik van WeMoral-diensten garandeert dat de meldingsplichtige entiteit een veilig, efficiënt en betrouwbaar instrument zal introduceren voor het beheren van klokkenluiders.
