Hinweisgeberkanal für Finanzdienstleister
Ein Meldekanal für Hinweisgeber in der Finanzbranche gibt Beschäftigten einen vertraulichen Weg, ein Anliegen anzusprechen. Banken, Versicherer, Makler und Fondsgesellschaften kontrollieren Geldflüsse ohnehin streng. Dieselbe Sorgfalt bei der Dokumentation gilt damit auch für Meldungen zum Verhalten im Unternehmen. Wer einen Fall später prüft, sieht jeden Schritt.
Bis eine Unternehmensgruppe nach dem Wechsel zu WeMoral auf eine Meldung antwortete, vorher 11 Tage
EU-Staaten, in denen die Richtlinie inzwischen Gesetz ist. Das betrifft Gruppen mit Standorten im Ausland
Hier liegen alle Fallakten. Die Daten verlassen die EU nicht
Was bei einer Prüfung in einer Fallakte sichtbar ist
Ein gemeinsames Postfach kann nicht zeigen, wer eine Meldung gelesen hat und wann. Die Fallakte hält das laufend fest, sodass die vollständige Historie vorliegt, wenn Sie sie brauchen.
Sie entscheiden, wer einen Fall öffnen, beantworten oder schließen darf. Besonders sensible Felder lassen sich auf einen kleineren Kreis beschränken.
Datum und Uhrzeit, zu der die Meldung eingegangen ist
Nachweis, dass Sie innerhalb von sieben Tagen geantwortet haben
Wer den Fall geöffnet hat und wann
Wer den Fall in welcher Phase sehen konnte
Jede Nachricht an die meldende Person und von ihr
Was nachgefragt wurde und was zurückkam
Jede Datei, auf Viren geprüft und von versteckten Daten befreit
Welche Nachweise hinzugekommen sind und wann
Die Entscheidung und die Maßnahme, die danach folgte
Wie das Unternehmen reagiert hat
Das Abschlussdatum und die Aufbewahrungsfrist
Wann die Akte zu löschen ist
Was Beschäftigte in Banken und Versicherungen melden
Meldungen betreffen mehr Themen, als die meisten Risikoanalysen vorsehen. Die folgenden Punkte kommen in dieser Branche am häufigsten vor.
Druck, Vertriebs- oder Kreditziele durch Regelverstöße zu erreichen
Interessenkonflikte, die nicht offengelegt wurden
Wie Kundenbeschwerden bearbeitet und dokumentiert werden
Marktverhalten, auch die Nutzung von Insiderinformationen
Prüfungen zur Geldwäsche, die nicht abgeschlossen wurden
Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung im Team
Zwölf Meldekategorien sind voreingestellt. Sie können sie umbenennen, entfernen oder durch eine eigene Liste ersetzen, bevor die Seite live geht.
Meldungen, die eine Führungskraft betreffen
In einem kleinen Compliance-Team sitzt die genannte Person vielleicht im selben Raum. Anonymität ist oft der einzige Grund, warum eine solche Meldung überhaupt eingeht.
Benennen Sie eine zweite bearbeitende Person, bevor der Meldekanal live geht. Eine Meldung über die Leitung Compliance darf nicht bei genau dieser Person landen.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Bank oder ein Versicherer eine interne Meldestelle betreiben?
Die Pflicht ergibt sich aus Hinweisgeberschutzgesetz, dem nationalen Gesetz zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937). Sie gilt ab 50 Beschäftigten, eine Grenze, die die meisten Finanzunternehmen längst überschritten haben. Ihre Aufsichtsregeln können mehr verlangen, prüfen Sie deshalb beides.
Was können wir bei einer Prüfung vorlegen?
Sie können die vollständige Fallliste zeigen und jeden einzelnen Fall als Zeitleiste. Jeder Zugriff und jede Änderung wird sofort protokolliert. Fallzahlen nach Status und nach Monat lassen sich direkt in einen Bericht für die Geschäftsleitung übernehmen. Der Zugriff bleibt bei den Personen, die Sie als Bearbeiter benennen.
Kann eine Führungskraft eine Meldung abgeben, ohne den Namen zu nennen?
Ja. Das Formular ist von Haus aus anonym. Es fragt keinen Namen ab und speichert keine IP-Adresse. Versteckte Daten werden aus jedem Anhang entfernt. Die meldende Person erhält einen Einmalcode und liest damit die Antwort.
Was kostet das ein Unternehmen?
PRO kostet 79 € netto im Monat bei jährlicher Vorauszahlung. Enthalten sind unbegrenzt viele Meldungen und fünf Nutzer im Verwaltungsbereich. Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Wenn Sie bereits einen anderen Anbieter nutzen, übernehmen wir Ihre offenen Fälle ohne Unterbrechung.