Hinweisgeber-Plattform für Kommunen und Behörden
Eine Hinweisgeber-Software für Kommunen und öffentliche Stellen muss etwas mehr leisten. Es geht um öffentliches Geld. Entscheidungen werden in Protokollen festgehalten. Und in einer Meldung kann ein gewähltes Ratsmitglied genannt sein, nicht nur eine Person aus der Verwaltung.
Wer in einer öffentlichen Stelle als beschäftigte Person gilt
In einem Unternehmen ist die Antwort meist die Gehaltsliste. In einer öffentlichen Stelle ist der Kreis größer, denn die Richtlinie fasst den Begriff der beschäftigten Person weit.
Alle auf der Gehaltsliste, unbefristet oder befristet.
Die Richtlinie erfasst gewählte Ratsmitglieder und berufene Gremienmitglieder, auch wenn sie nicht bezahlt werden.
Erfasst, ob bezahlt oder nicht, auch unbezahlte Praktika.
Personen mit einem Vertrag mit der Stelle und deren Beschäftigte vor Ort.
Aushilfen für Urlaubszeiten, Abfallentsorgung, Freizeiteinrichtungen und das Schuljahr.
Ehemalige Beschäftigte und Bewerber, die während der Bewerbung von einem Missstand erfahren haben.
Was bei Kommunen und Behörden gemeldet wird
Die meisten dieser Meldungen betreffen öffentliches Geld, protokollierte Entscheidungen oder Pflichten, die nur ein öffentlicher Arbeitgeber hat.
Manche dieser Fälle landen in einer Ausschussvorlage oder in einem öffentlichen Bericht. Halten Sie die Fallakte so vollständig, dass sich diese Zusammenfassung direkt daraus schreiben lässt.
Zwölf Meldekategorien sind voreingestellt. Sie können jede davon umbenennen oder entfernen und die Kategorien ergänzen, die Ihr eigener Verhaltenskodex vorsieht.
Wo die Fallakten liegen und wer darauf zugreifen kann
Vergabestellen fragen das früh und meist schriftlich. Jeder Fall, jede Nachricht und jede Datei liegt in Frankfurt am Main. Die Daten verlassen die EU nicht.
Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Vergabeunterlagen verlangen in der Regel genau das.
Wenn eine Meldung ein gewähltes Ratsmitglied betrifft
Auf diesen Fall sollte sich eine öffentliche Stelle zuerst vorbereiten.
Benennen Sie eine zweite bearbeitende Person, bevor die Seite live geht. In den meisten Stellen ist das die interne Revision, das Rechtsamt oder ein Mitglied des Rechnungsprüfungsausschusses.
Beschäftigte melden mitunter etwas über Ratsmitglieder, und Ratsmitglieder melden etwas über Beschäftigte. Beide Wege dürfen nicht im selben Postfach enden. Richten Sie beide ein und halten Sie sie in der Richtlinie fest.
Nach einer Wahl wechseln die bearbeitenden Personen. Sie passen die Zugriffsrechte an. Die Fallliste und die vollständige Historie bleiben erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Kommune eine Meldestelle anbieten?
Ja. Die Pflicht ergibt sich aus Hinweisgeberschutzgesetz, dem nationalen Gesetz zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937). Öffentliche Stellen sind erfasst. Die Zahl der Beschäftigten wird bei ihnen anders gezählt als bei Unternehmen, und manche Länder nehmen nur die kleinsten Gemeinden aus. Prüfen Sie die Regelung vor Ort.
Verlassen die Fallakten jemals die EU?
Nein. Sie liegen in Frankfurt am Main und bleiben in der EU. Die Daten sind bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist dokumentiert. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Können Bürger und Lieferanten denselben Meldekanal nutzen?
Das entscheiden Sie. Das Gesetz erfasst einen weiten Kreis von Personen, die für Sie tätig sind. Wer den Link hat, kann eine Meldung abgeben. Manche Stellen veröffentlichen den Link. Andere geben ihn nur an Beschäftigte, Mandatsträger und Auftragnehmer.
Was kostet das eine öffentliche Stelle?
PRO kostet 79 € netto im Monat bei jährlicher Vorauszahlung. Enthalten sind unbegrenzt viele Meldungen und fünf Nutzer im Verwaltungsbereich. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, und die Rechnung lässt sich per Überweisung statt per Karte bezahlen.