Fińska ustawa o ochronie sygnalistów "ilmoittajansuojelulaki"

Fińską ustawą o ochronie sygnalistów jest Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i prawa krajowego. Po fińsku nosi nazwę ilmoittajansuojelulaki (1171/2022). Weszła w życie 1 stycznia 2023 r. Przenosi unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów do fińskiego porządku prawnego. Poniżej omawiamy, kto musi podjąć działania, jaki kanał trzeba zbudować, jakich terminów dotrzymać oraz jakimi sankcjami się ryzykuje.

Dlaczego Finlandia uchwaliła ustawę tak późno?

Finlandia przekroczyła unijny termin ze sporym opóźnieniem. Dyrektywa dawała państwom członkowskim czas na działanie do 17 grudnia 2021 r. Fiński parlament uchwalił ustawę 20 grudnia 2022 r. Weszła ona w życie 1 stycznia 2023 r. Fińscy pracownicy i pracodawcy czekali więc pełny rok dłużej, niż zakładała Bruksela.

Ustawa przenosi unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów do prawa krajowego. Wykracza też poza sprawy unijne. Obejmuje naruszenia w wymienionych dziedzinach. Należą do nich zamówienia publiczne, usługi finansowe, pranie pieniędzy oraz bezpieczeństwo produktów i transportu. Obejmują one także środowisko, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne, prawa konsumentów oraz ochronę danych. Ustawa sięga również po nadużycia środków unijnych, pomoc publiczną, reguły konkurencji oraz unikanie opodatkowania przez firmy.

Którzy pracodawcy muszą utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń?

Obowiązek zależy od liczby zatrudnionych. Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń. Pracownicy korzystają z niego, aby zgłaszać naruszenia objęte ustawą. Przepis obejmuje organy państwowe, okręgi usług dobrostanu, gminy, parafie, większość firm oraz fundacje.

"Organizacje, w których liczba osób pozostających w stosunku pracy lub w stosunku służbowym wynosi regularnie co najmniej 50, muszą utworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń do zgłaszania naruszeń oraz do działań podejmowanych na podstawie zgłoszenia."
Art. 10 ust. 1 Ustawy o ochronie osób zgłaszających (1171/2022)

Daty rozpoczęcia obowiązywania wprowadzono w dwóch falach. Podmioty publiczne i duże firmy miały trzy miesiące od dnia wejścia ustawy w życie. Musiały więc być gotowe do wiosny 2023 r. Mniejsze firmy prywatne, te zatrudniające od 50 do 249 osób, dostały czas do 17 grudnia 2023 r. Jedna grupa musi działać niezależnie od swojej wielkości. Uzupełniający fundusz emerytalny potrzebuje kanału nawet przy zaledwie kilku pracownikach.

Mniejsze podmioty nie muszą działać w pojedynkę. Firmy prywatne zatrudniające do 249 osób mogą dzielić się ludźmi i narzędziami obsługującymi zgłoszenia. Grupy firm mogą prowadzić jeden wspólny kanał. Gminy, parafie oraz powiązane organy państwowe mogą połączyć siły w ten sam sposób.

Jak działa kanał wewnętrzny?

Pracodawca wyznacza bezstronną osobę lub jednostkę do obsługi zgłoszeń. Tylko te wyznaczone osoby mogą je odczytywać. Kanał musi przyjmować zgłoszenia na piśmie lub ustnie. Na żądanie musi umożliwić sygnaliście zgłoszenie podczas spotkania osobistego. Pracę wyznaczają dwa terminy. Odbiór potwierdzasz w ciągu 7 dni. O tym, co zrobiłeś, informujesz sygnalistę w ciągu 3 miesięcy.

"Organizacja, która utworzyła kanał, musi przesłać osobie zgłaszającej potwierdzenie odbioru w ciągu siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia."
Art. 15 ust. 2 Ustawy o ochronie osób zgłaszających (1171/2022)

Zgłoszenia anonimowe to wybór, a nie obowiązek. Pracodawca może zdecydować się na ich przyjmowanie. Ustawa go do tego nie zmusza. Cały kanał możesz też przekazać zewnętrznemu dostawcy. Wciąż odpowiadasz za obowiązki wynikające z ustawy.

WeMoral to zgodny z przepisami system dla sygnalistów dostosowany do ilmoittajansuojelulaki. Ustawa pozwala powierzyć kanał zewnętrznemu dostawcy. WeMoral pełni tę rolę od pierwszego dnia. Szyfruje każde zgłoszenie i ukrywa nazwisko sygnalisty przed każdym spoza wyznaczonej osoby prowadzącej sprawę. Aplikacja rejestruje też 7-dniowe potwierdzenie oraz 3-miesięczną informację zwrotną, których wymaga ustawa. Korzystasz z niej bez pisania jakiegokolwiek kodu, posługując się przewodnikiem, jak uruchomić kanał zgłoszeń.

Najpierw zgłoszenie wewnętrzne, potem do Kanclerza Sprawiedliwości

Finlandia stawia zgłoszenie wewnętrzne na pierwszym miejscu. Aby zachować ochronę, zwykle zgłaszasz sprawę u własnego pracodawcy, zanim zwrócisz się na zewnątrz. Prosto do organów możesz przejść tylko w określonych przypadkach. Należą do nich brak kanału wewnętrznego, brak działań w odpowiedzi na zgłoszenie lub realna obawa przed odwetem.

"Warunkiem ochrony jest zgłoszenie naruszenia zaobserwowanego w działalności organizacji przede wszystkim do wewnętrznego kanału zgłoszeń tej organizacji, chyba że zgłoszenie bezpośrednio do właściwego organu zostało odrębnie przewidziane."
Art. 7 Ustawy o ochronie osób zgłaszających (1171/2022)

Finlandia nie rozproszyła drogi zewnętrznej między kilkadziesiąt organów regulacyjnych. Zbudowała jeden centralny kanał. Prowadzi go Urząd Kanclerza Sprawiedliwości (Oikeuskanslerinvirasto). Urząd ten sam nie prowadzi postępowań w sprawie zgłoszeń. Przekazuje każde z nich organowi nadzorującemu daną dziedzinę. Centralny kanał nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.

Droga zewnętrzna również podlega określonym terminom. Urząd centralny potwierdza zgłoszenie w ciągu 7 dni. Właściwy organ przekazuje następnie informację zwrotną w ciągu 3 miesięcy. W trudnych przypadkach może się to wydłużyć do 6 miesięcy. Organ może zamknąć sprawę oczywiście drobną lub taką, która jedynie powtarza wcześniejsze zgłoszenie bez żadnych nowych okoliczności.

Kogo chroni ustawa?

Ustawa chroni każdego, kto dowiaduje się o naruszeniu w związku ze swoją pracą. Sięga to znacznie dalej niż zwykła kadra. Więcej przeczytasz w naszym tekście o tym, kogo uznaje się za sygnalistę. Ustawa wymienia osoby, które obejmuje:

• pracowników i urzędników;
• osoby samozatrudnione;
• akcjonariuszy;
• członków zarządu i dyrektorów naczelnych;
• wolontariuszy i stażystów;
• osoby będące w trakcie rozmów o pracę oraz te, których zatrudnienie już ustało.

Ochrona obejmuje także osoby z otoczenia sygnalisty. Dotyczy osób pomagających przy zgłoszeniu. Sięga po osoby trzecie powiązane z sygnalistą, które mogłyby spotkać się z odwetem, takie jak współpracownicy lub krewni. Objęte są też firmy, których sygnalista jest właścicielem lub w których pracuje. Przez to wszystko przewija się jeden warunek. Sygnalista musiał mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja jest prawdziwa i mieści się w zakresie ustawy.

Co chroni sygnalistę przed odwetem?

Sercem ustawy jest zakaz działań odwetowych. Pracodawca nie może ukarać pracownika za zgłoszenie dokonane zgodnie z przepisami. Zwolnienie, degradacja, pogorszenie warunków, redukcja etatu czy jakakolwiek inna szkoda związana ze zgłoszeniem są niedozwolone. Zakaz chroni też szerszy krąg osób objętych ustawą.

Ustawa wzmacnia ten zakaz dwoma dodatkowymi narzędziami. Sygnalista, który zgłasza zgodnie z prawem, nie narusza żadnego obowiązku zachowania tajemnicy. Nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenie. Ustawa przenosi też ciężar dowodu. Jeśli pracownik wykaże szkodę po zgłoszeniu, to pracodawca musi udowodnić, że nie był to odwet. Każda umowa pozbawiająca tych praw jest nieważna.

"Jeżeli w sprawie dotyczącej naruszenia zakazu działań odwetowych można na podstawie przedstawionych dowodów domniemywać, że doszło do odwetu, druga strona musi, aby obalić to domniemanie, wykazać, że zakaz nie został naruszony."
Art. 25 Ustawy o ochronie osób zgłaszających (1171/2022)

Jakie są sankcje oraz jaką lukę zostawiła Finlandia?

Sankcje w Finlandii są łagodne. Wymierzone są bardziej w sygnalistę niż w pracodawcę. Ustawa nie przewiduje żadnej kary administracyjnej dla firmy, która nigdy nie utworzy kanału. Sankcje, które rzeczywiście zawiera, przedstawiają się następująco:

"Osoba zgłaszająca, o której mowa w art. 5, która w zgłoszeniu na podstawie art. 2 umyślnie zgłasza lub ujawnia fałszywe informacje, podlega, o ile czyn nie jest drobny lub o ile gdzie indziej nie przewidziano surowszej kary, karze grzywny za naruszenie Ustawy o ochronie osób zgłaszających."
Art. 36 ust. 1 Ustawy o ochronie osób zgłaszających (1171/2022)

Sygnalista, który spotyka się z odwetem, nie zostaje z niczym. Ustawa daje prawo do odszkodowania za utracone środki. Daje też odrębne prawo do zadośćuczynienia odpowiadającego doznanej krzywdzie. Brakująca kara dla pracodawcy to jednak realna luka. Wiele innych ustaw grozi firmie, która lekceważy obowiązek prowadzenia kanału. Finlandia zdecydowała inaczej.

Dane i poufność

Ustawa chroni nazwisko sygnalisty i ogranicza, jak długo dane mogą być przechowywane. Tylko wyznaczone osoby prowadzące sprawę mogą przetwarzać dane ze zgłoszenia. Pracodawca musi usunąć zgłoszenia po pięciu latach od ich wpłynięcia. Może przechowywać je dłużej wyłącznie w związku z prawem lub obowiązkiem prawnym. Dane bez wyraźnego związku ze zgłoszeniem usuwa się wcześniej.

Poufność to ścisły obowiązek prawny. Każdy, kto przy obsłudze zgłoszenia poznaje nazwisko sygnalisty, musi zachować je w tajemnicy. Ujawnienie go jest przestępstwem na podstawie kodeksu karnego. Ten sam obowiązek wiąże urząd Kanclerza Sprawiedliwości oraz organy, do których trafia zgłoszenie.

Finlandia wdrożyła dyrektywę z opóźnieniem i zbudowała system o miękkim brzegu. Karze grzywną sygnalistę, który kłamie, a jednocześnie nie przewiduje żadnej kary dla pracodawcy, który nigdy nie utworzy kanału. Ustawa opiera się więc na odwadze pracownika i staranności osoby prowadzącej sprawę bardziej niż na groźbie sankcji. Czy się to sprawdzi, zależy od tego, czy każde zgłoszenie trafi do właściwej osoby i pozostanie tajne, miesiąc po miesiącu. Aby zobaczyć, jak Finlandia wypada na tle reszty Europy, przeczytaj nasze zestawienie ustaw o ochronie sygnalistów według krajów.