Powody dla których warto zainwestować w system dla sygnalistów

Kiedy w firmie wychodzi na jaw oszustwo, najczęściej zauważa je współpracownik. Najnowszy Report to the Nations przygotowany przez Association of Certified Fraud Examiners ujmuje to w liczbach: 43% nadużyć w organizacjach wykrywanych jest dzięki zgłoszeniu, czyli ponad trzykrotnie więcej niż w przypadku audytu wewnętrznego, kontroli kierowniczej czy jakiegokolwiek innego pojedynczego mechanizmu. To samo badanie podaje medianę strat na poziomie 145 000 dolarów na sprawę i szacuje, że organizacje tracą rocznie około 5% przychodów wskutek nadużyć. Sam kanał zgłoszeń tej luki nie zamknie, ale każda rzetelna analiza tego, jak się ją zamyka, stawia go wysoko na liście. Zmieniło się też coś jeszcze: w dużej części Europy posiadanie takiego kanału przestało być dobrowolne.

Dyrektywa zamieniła rekomendację w obowiązek

Dyrektywa o ochronie sygnalistów (2019/1937) wyznaczyła 17 grudnia 2021 jako termin, w którym każde państwo członkowskie miało ustawowo uregulować wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłoszeń dla podmiotów zatrudniających 50 lub więcej osób. W terminie nie zdążyła większość krajów. Polska i Estonia zamknęły listę dopiero w maju 2024 roku, a w marcu 2025 Trybunał Sprawiedliwości UE nałożył kary finansowe na Niemcy, Luksemburg, Czechy, Estonię i Węgry za opóźnienie. Komisja Europejska potwierdziła już, że dyrektywa jest wszędzie wdrożona, ale jakość transpozycji wciąż jest różna. Zestawienie aktualnego stanu prowadzi strona Komisji Europejskiej.

W Polsce Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 roku. Pracodawcy powyżej progu 50 osób musieli mieć w tym dniu wdrożoną procedurę wewnętrzną, a zgłoszenia zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich ruszyły 25 grudnia 2024 roku. Sektory takie jak finanse, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, bezpieczeństwo transportu czy ochrona środowiska są objęte obowiązkiem niezależnie od liczby zatrudnionych. Szczegóły publikuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na gov.pl. Z punktu widzenia zgodności z prawem nie chodzi już o to, czy uruchomić kanał, ale jak dobrze ten uruchomiony naprawdę działa.

Zgłoszenia biją audyty, rok po roku

Liczba 43% nie jest jednorazowym wynikiem. ACFE prowadzi to samo badanie od dwóch dekad i ranking się nie zmienia: zgłoszenia są wiodącą metodą wykrywania, w każdej edycji i w każdym regionie. Większość tych zgłoszeń pochodzi z wnętrza firmy. Pracownicy odpowiadają za 52% z nich, klienci i kontrahenci wnoszą większość reszty. Im dłużej trwa proceder, tym poważniejsze szkody: mediana strat rośnie od około 50 000 dolarów przy nadużyciach wykrytych w ciągu roku do 250 000 dolarów przy schematach ciągnących się dekadę. Kanał nie zatrzyma zdeterminowanego sprawcy, ale skraca drogę od pierwszego sygnału do pierwszego dochodzenia, a krzywa strat to wynagradza. Reakcja na zgłoszenie jest tym, co zamienia tę informację w odzyskane pieniądze, ale żadna reakcja nie zaistnieje bez wcześniejszego przyjęcia zgłoszenia.

Kanały, z których ludzie naprawdę korzystają

Forma tych zgłoszeń się zmieniła. Dane ACFE 2024 pokazują udział formularzy internetowych na poziomie 40%, poczty e-mail 37% i infolinii 30%; po raz pierwszy w historii badania to formularz internetowy jest najpopularniejszą pojedynczą drogą. Zgłoszenia anonimowe to około 15% całości i to właśnie one zazwyczaj ujawniają nadużycia z najwyższych szczebli, czyli dokładnie tę kategorię, do której audytor sam dotrze najtrudniej. Wniosek dla narzędzi jest jednoznaczny: narzędzie dla sygnalistów, które przyjmuje tylko telefony w godzinach pracy, tylko po polsku i tylko z biurka w sieci firmowej, ominie większość osób, które mogłyby zabrać głos.

Nie tylko nadużycia: odwet, mobbing, BHP

Zakres chronionych zgłoszeń w dyrektywie wykracza poza nadużycia finansowe. Obejmuje zamówienia publiczne, usługi finansowe i AML, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, żywność i pasze, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów oraz prywatność. W praktyce ten sam kanał obsługuje menedżera dogadującego się z inspektorem, kolegę z zespołu doświadczającego mobbingu, sytuację potencjalnego wypadku na rampie załadunkowej i wyciek danych osobowych. Łączy je koszt milczenia, a prawo wprost wskazuje, że karanie kogoś za zabranie głosu (zwolnienie, degradacja, izolacja, biurokratyczne szykany, powolne wypychanie na boczny tor) jest odrębnym naruszeniem. Reagowanie na zgłoszenia w sposób widoczny dla pracowników decyduje o tym, czy ktoś skorzysta z kanału po raz drugi.

Zbuduj to na uznanym standardzie

Dyrektywa wyznacza minimum, a podręcznikiem operacyjnym jest ISO 37002. Standard, opublikowany w 2021 roku i dostępny w ISO, opisuje, jak prowadzić system zarządzania zgłoszeniami w oparciu o trzy zasady: zaufanie, bezstronność i ochronę zgłaszającego. Oparcie procedury wewnętrznej na ISO 37002 sprawia, że jest gotowa na audyt, a zarządowi daje rzetelną odpowiedź, gdy inwestor, kontrahent w postępowaniu zakupowym albo raport ESG zapyta o sposób obsługi sygnałów. Pozwala też wykorzystać język istniejących systemów (ISO 37301 dla zgodności, ISO 27001 dla bezpieczeństwa) zamiast budować równoległą warstwę nadzoru.

To nie są wirtualne pieniądze. Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych (SEC) wypłaciła 255 milionów dolarów 47 sygnalistom w roku obrachunkowym 2024 i łącznie 2,2 miliarda dolarów od startu programu w 2011 roku. W Europie nikt nie płaci nagród na taką skalę, ale strona kosztowa (kary, utracone kontrakty, korekty sprawozdań finansowych, odchodzący klienci) odkłada się w bilansie tak samo, niezależnie od tego, czy zgłoszenie kiedykolwiek opuściło budynek. Najtaniej rozpatrzyć zgłoszenie wewnątrz firmy.

To, co rynek pracy wyczytuje z tej całej historii, bywa zazwyczaj niedoceniane. Kandydaci sprawdzają kulturę pracodawcy, zanim podpiszą umowę, a aktywny kanał zgłoszeń, z którego się rzeczywiście korzysta i na który firma odpowiada, jest sygnałem rekrutacyjnym na długo przed tym, nim stanie się sygnałem zgodności. Firma, która przemyślała, jak zaniepokojony pracownik składa zgłoszenie, kto je czyta i co dzieje się dalej, przemyślała też kilka innych rzeczy. Inwestycja w system dla sygnalistów była kiedyś traktowana jak polisa ubezpieczeniowa. Coraz częściej to po prostu element tego, jak dobrze prowadzona firma wygląda od zewnątrz.