Primer informe de un denunciante: ¿qué hacer?

Ser empleador conlleva muchas obligaciones. La mayoría se refieren a cómo tratas a tu personal. El momento en que alguien decide informar sobre irregularidades dentro de tu empresa puede ser el día más estresante del año. En una sola conversación, descubres que algo ha ido mal. También te enteras de que un empleado ha guardado ese conocimiento el tiempo suficiente para sentirse herido o asustado. Antes de hacer nada más, tómate un momento. Piensa cuidadosamente en los pasos que debes seguir ahora. La ley deja muy poco espacio para el azar en este momento.

Cómo han cambiado las leyes de denuncia

La Directiva UE 2019/1937 establece la base europea para proteger a los denunciantes. El plazo para los estados miembros era el 17 de diciembre de 2021. Sin embargo, el cumplimiento fue lento. En marzo de 2025, el Tribunal de Justicia de la UE multó a varios países por no seguir las reglas. Entre ellos estaban Alemania, Luxemburgo, Chequia, Estonia e Hungría. Todos los Estados miembros tienen ahora legislación en vigor, aunque la Comisión Europea sigue señalando fallos en la protección.

Tribunal de Justicia de la Unión Europea, Luxemburgo
©Cédric Puisney (CC BY 2.0)

Polonia fue uno de los últimos países en unirse. La Ustawa o ochronie sygnalistów (Ley de Protección de Denunciantes) comenzó el 25 de septiembre de 2024. Cualquier organización con al menos 50 personas debe tener un proceso de denuncia interna por escrito. Esto se aplica tanto a entidades privadas como públicas. Algunos sectores, como los servicios financieros y la seguridad del transporte, están cubiertos sin importar su tamaño. Si tu empresa ha cruzado el umbral y tu proceso es todavía solo un borrador, ya estás en riesgo.

Una denuncia no llega en el vacío. Activa un proceso regulado con plazos estrictos. Estos plazos comienzan a contar en el momento en que tu canal recibe la denuncia. Tratar esto como una simple charla de recursos humanos es ahora un error legal.

Quién puede recibir la denuncia

Las denuncias pueden ir al propietario, a un miembro de la junta o a recursos humanos. Las empresas más grandes pueden incluso tener un contacto para denunciantes dedicado. Sea quien sea, deben cumplirse dos cosas. Primero, necesitan una autorización escrita de la empresa para gestionar las denuncias. Segundo, deben ser imparciales. No pueden tener conflictos de intereses con las personas mencionadas en la denuncia. Por ejemplo, no deberías elegir al supervisor directo del equipo denunciado.

La norma internacional ISO 37002:2021 sugiere tres principios: Confianza, Imparcialidad y Protección. También define un proceso de cuatro etapas: recibir, evaluar, abordar y concluir. Esto te ayuda a separar la recepción de información de la investigación misma. Una persona puede hacer ambas cosas, pero son dos tareas diferentes.

Los primeros 7 días

Una vez que registras una denuncia, tienes 7 días para decirle al denunciante que la has recibido. Esto no es un veredicto. Es una señal de que la denuncia está en el sistema y un ser humano la está gestionando. Diles quién está a cargo del caso y qué sucederá a continuación. Usa un lenguaje sencillo y evita hacer promesas sobre el resultado. Un mal acuse de recibo puede parecer una refutación y causar más problemas.

El canal que uses también importa. Si alguien denuncia en persona o por teléfono, debes crear un registro por escrito. Deja que lo verifiquen. Nunca respondas a una denuncia por correo electrónico usando "responder a todos". Si usas un software de denuncias, mantén todos los mensajes allí. No copies información sensible en un sistema de tickets de la empresa que otros puedan leer.

La ventana de respuesta de 3 meses

Dentro de los 3 meses posteriores al acuse de recibo, debes dar al denunciante una respuesta sustancial. Debes explicar qué acciones planeas tomar o ya has tomado. El tiempo corre para la empresa, no solo para el investigador. Si el caso es complejo, dile al denunciante por qué antes de que se agote el plazo.

El primer trabajo del receptor es evaluar si la denuncia está "dentro del alcance". La ley polaca cubre muchas áreas. Estas incluyen la corrupción, la contratación pública, el blanqueo de capitales y la seguridad de los productos. También cubre la protección ambiental y la privacidad. Las disputas laborales comunes entre un empleado y la empresa no suelen estar incluidas. Debes analizar el fondo de la denuncia, no solo lo furioso que parezca el correo electrónico.

A veces, las denuncias se deben a rencores personales o disputas antiguas. Debes investigarlas cuidadosamente en lugar de descartarlas. El Artículo 57 de la ley polaca establece que denunciar información falsa a sabiendas es un delito. Esto puede llevar a 2 años de cárcel. Sin embargo, los errores honestos están protegidos. Tratar una denuncia incómoda como maliciosa es una forma rápida de enfrentarse a una demanda por represalias.

Sejm de la República de Polonia, Varsovia, donde la Ley de Protección de Denunciantes fue adoptada el 14 de junio de 2024
©Sandra Cohen-Rose and Colin Rose (CC BY-SA 2.0)

Registro y confidencialidad

Cada denuncia va a un registro de denuncias internas. Este registro anota cuándo la recibiste, de qué trata y qué hiciste. Debes mantener estos datos seguros. La identidad del denunciante debe permanecer en secreto. La ley polaca exige que guardes estos registros durante 3 años después de cerrar el caso.

El nivel de confidencialidad es muy alto. Es más estricto que la mayoría de las antiguas políticas de empresa. Solo puedes revelar el nombre del denunciante si es estrictamente necesario y legal. Por ejemplo, un tribunal puede ordenarlo. Cualquier persona que trabaje en el caso debe firmar un acuerdo de confidencialidad. El registro también está sujeto a las reglas del RGPD sobre protección de datos y acceso.

Las empresas internacionales deberían revisar sus antiguas plantillas. En septiembre de 2024, la SEC de EE. UU. multó a siete empresas con más de 3 millones de dólares. Sus contratos de trabajo tenían un lenguaje que desincentivaba las denuncias. Otra empresa fue multada con 240.000 dólares por cláusulas de confidencialidad que no permitían denuncias ante los reguladores. Los antiguos acuerdos de confidencialidad o de indemnización pueden verse como prueba de que estás bloqueando denuncias. Revisar estas plantillas cuesta muy poco. Aprender por las malas cuesta mucho.

Cuidar al denunciante

Recibir una denuncia a menudo implica hacer preguntas difíciles. Debes evaluar la evidencia sin culpar ni adular a nadie. La forma en que preguntas importa. Usa hábitos basados en el trauma. Haz preguntas abiertas y deja que el denunciante use sus propias palabras. Dales algo de control sobre el tiempo. Deja que traigan a una persona de apoyo si quieren. Si empiezas preguntando "¿estás seguro de que viste eso?", recibirás menos denuncias en el futuro.

Debe ser seguro para el denunciante seguir trabajando. Contacta con ellos usando el mismo canal que usaron para informar. Confirma que su trabajo está seguro y explica los siguientes pasos. Pregúntales cómo están. La mayoría de los denunciantes solo acuden a un regulador si su propia empresa guarda silencio.

Cuándo obtener ayuda externa

No puedes resolver todas las denuncias internamente. A veces necesitas hablar con abogados externos. Esto es importante si la denuncia implica delitos, grandes pérdidas de dinero o miembros de la junta. Los investigadores externos son útiles cuando no puedes mantener la imparcialidad dentro de la empresa. La norma ISO 37002 sugiere usarlos si la dirección está demasiado cerca de la conducta denunciada.

El denunciante también tiene derecho a llevar el caso más allá. En Polonia, el canal externo principal es el Defensor del Pueblo (RPO). Otros organismos públicos también pueden ayudar. Ir a la prensa solo está protegido en casos muy específicos. Tomarse la denuncia en serio suele mantenerla dentro de la empresa. Una mala gestión le da al denunciante una razón para acudir al exterior.

Oficina del Defensor del Pueblo polaco (RPO), Aleja Solidarności 77, Varsovia
©Adrian Grycuk (CC BY-SA 3.0 PL)

Lo que cuesta hacer esto mal

La ley polaca considera las represalias como un delito. Obstruir una denuncia o revelar a un denunciante puede llevar a multas enormes de hasta 1.080.000 PLN. También puede llevar a 3 años de cárcel. Las organizaciones que no establecen un proceso adecuado se enfrentan a otras sanciones. En un caso de represalias, el empleador debe demostrar que sus acciones no estaban relacionadas con la denuncia. Los denunciantes también pueden ganar compensaciones sin límite de daños.

Las matemáticas son sencillas. Una denuncia bien gestionada cuesta unas pocas semanas de trabajo. Una denuncia mal gestionada destruye tu reputación y atrae a los reguladores. A menudo lleva al denunciante a ir directamente a la policía o a la prensa.

La versión honesta de la conclusión

Recibir una primera denuncia es estresante, pero no tiene por qué ser caótico. Las reglas legales son ahora muy detalladas. Los conceptos básicos son sencillos: acusa recibo de la denuncia en 7 días y da una respuesta en 3 meses. Escribe todo y trata al denunciante con respeto. Estos son los mismos hábitos que los buenos investigadores han usado siempre. Ahora que la ley se ha puesto al día, solo tienes que seguirlos.