Hinweisgebersystem im Unternehmen einführen

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems im Unternehmen lässt sich auf sieben aufeinanderfolgende Schritte herunterbrechen. Sie prüfen, wer vom Gesetz erfasst wird, verfassen ein Verfahren, wählen ein sicheres System und benennen eine verantwortliche Person. Jede Meldung läuft dann gegen die Uhr: eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und eine vollständige Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten. Erledigen Sie die Schritte der Reihe nach, dann erfüllen Sie, was das Recht nahezu jedes Landes verlangt.

Prüfen Sie, ob das Gesetz auf Sie zutrifft

Prüfen Sie zunächst, ob das Gesetz auf Sie zutrifft. In den meisten Ländern muss ein privates Unternehmen einen internen Meldekanal betreiben, sobald es eine bestimmte Mitarbeiterzahl erreicht, oft etwa 50 Beschäftigte. Firmen aus dem Finanz- und Geldwäschebereich sind meist unabhängig von ihrer Größe erfasst, und öffentliche Stellen ebenso. Der genaue Schwellenwert steht im Recht Ihres eigenen Landes.

Wie zählt man die 50? Die meisten Gesetze zählen alle Personen auf der Gehaltsliste. Das umfasst Teilzeit- und befristet Beschäftigte, nicht nur Vollzeitstellen. Manche Gesetze zählen auch Saisonkräfte mit. Wenn Sie knapp unter der Grenze liegen, prüfen Sie es jedes Jahr erneut. Eine einzige arbeitsreiche Saison kann Sie darüber hinausheben.

Die Unternehmensstruktur zählt ebenso wie die Mitarbeiterzahl. Ein Konzern mit mehreren rechtlichen Einheiten kann in der Regel nicht jede Meldung in eine einzige gemeinsame Eingangsstelle leiten. Jede Einheit behält ihre eigene Vertraulichkeitspflicht, selbst wenn eine Muttergesellschaft beim Betrieb des Systems hilft. Auch kleinere Firmen können erfasst werden, wenn ihre Tätigkeit ein höheres Risiko birgt, etwa im Bereich Sicherheit oder Umwelt.

Schwellenwerte, Fristen und Bußgelder unterscheiden sich von Land zu Land, lesen Sie also die Vorschrift, die dort gilt, wo Sie tätig sind. Unsere Liste der Hinweisgebergesetze nach Ländern ist der schnellste Weg, um Ihre zu finden. Die Pflicht ist nicht nur europäisch. Die Vereinigten Staaten haben ihren eigenen bundesrechtlichen Whistleblower-Schutz. Australien legt seine Regeln über den Corporations Act und sein Gesetz für den öffentlichen Sektor fest.

Verfassen Sie zuerst Ihr internes Hinweisgeberverfahren

Bevor Sie ein Tool kaufen oder eine Person benennen, verfassen Sie das Verfahren. Es ist das Dokument, auf dem alles andere aufbaut. Es legt fest, wer melden darf, wie das geschieht, wer die Meldung erhält und welche Fristen für Bestätigung und Beantwortung gelten. Es beschreibt außerdem, wie Sie Identitäten schützen, Aufzeichnungen führen und Vergeltungsmaßnahmen verbieten.

Ein gutes Verfahren ist kurz und konkret. Nennen Sie die Kanäle, die eine Person nutzen kann. Halten Sie fest, dass Meldungen schriftlich oder mündlich erfolgen können. Erklären Sie Schritt für Schritt, was nach einer Meldung geschieht, damit die lesende Person weiß, was sie erwartet. Sagen Sie klar, dass niemand, der in gutem Glauben meldet, dafür bestraft wird.

Halten Sie das Verfahren leicht lesbar. Verzichten Sie auf dichtes Juristendeutsch. Ein Beschäftigter, der besorgt und unsicher ist, sollte ihm dennoch auf Anhieb folgen können. Lassen Sie es von der Geschäftsleitung genehmigen, damit es echtes Gewicht bekommt. Bewahren Sie es dann dort auf, wo die Belegschaft es findet, nicht in einer verschlossenen Schublade.

Sie müssen nicht bei null anfangen. ISO 37002, der internationale Standard für Hinweisgebermanagementsysteme, beschreibt, wie sich Eingang, Nachverfolgung und Abschluss strukturieren lassen. Sie können den Standard auf der ISO-Website lesen. Ein durchgearbeitetes Beispiel finden Sie in unserem Beispiel für eine Hinweisgeberrichtlinie und im Leitfaden zum Einrichten von Hinweisgeberverfahren.

Wählen Sie eine spezielle Hinweisgeber-Software

Ist das Verfahren verfasst, wählen Sie das System, das es umsetzt. Der Kanal muss sicher sein, die Identität der meldenden Person vertraulich behandeln und Meldungen schriftlich und mündlich entgegennehmen. Er muss einer meldenden Person außerdem ermöglichen, um ein persönliches Treffen zu bitten. Ein gemeinsames Postfach oder ein privates Telefon kann das nicht zuverlässig leisten.

Spezielle Hinweisgeber-Software ist genau dafür gebaut. Sie beschränkt den Zugriff auf die Personen, die den Fall bearbeiten, überwacht die Fristen von 7 Tagen und 3 Monaten und führt eine Aufzeichnung, die sich nachträglich nicht verändern lässt. Sie können sie selbst betreiben oder über einen Anbieter, der den Kanal für Sie führt.

Welcher Weg passt zu Ihnen? Ein kleines Unternehmen beginnt oft mit Software, die es selbst betreibt. Ein größerer Konzern oder einer mit höherem Risiko übergibt den Kanal eher einem Anbieter. So oder so sollte die meldende Person eine einzige klare Anlaufstelle sehen. Verteilen Sie Meldungen nicht auf drei verschiedene Tools.

Platzieren Sie den Kanal dort, wo die Menschen ihn finden. Ein Link im Intranet ist ein Anfang. Nehmen Sie ihn in das Mitarbeiterhandbuch auf und hängen Sie einen Aushang in gemeinsamen Räumen aus. Wenn Ihr Team mehr als eine Sprache spricht, bieten Sie den Kanal in jeder davon an. Ein Beschäftigter meldet leichter in seinen eigenen Worten.

E-Mail und Telefonleitungen greifen zu kurz, weil sie Identitäten preisgeben und keine verlässliche Spur hinterlassen. Diese Lücke erklären wir unter warum Hinweisgeber-Software E-Mail oder Telefon schlägt. Wenn Sie Tools vergleichen möchten, bevor Sie sich festlegen, lesen Sie unsere Übersicht der besten Hinweisgeber-Software.

Übertragen Sie einer unparteiischen Person die Verantwortung für Meldungen

Ein Kanal braucht eine verantwortliche Stelle. Benennen Sie eine bestimmte Person oder ein Team, um Meldungen entgegenzunehmen, mit der meldenden Person in Kontakt zu bleiben, bei Bedarf um weitere Einzelheiten zu bitten und die abschließende Rückmeldung zu geben. Sie müssen unparteiisch sein, frei von jedem Interessenkonflikt mit den Fällen, die sie bearbeiten, und selbst dann erreichbar, wenn eine der Personen abwesend ist.

Das darf keine Nebenaufgabe für eine ausgelastete Führungskraft sein. Wer Meldungen bearbeitet, wird womöglich mit heiklen Vorwürfen gegen leitende Angestellte konfrontiert und braucht deshalb echte Befugnis und klare Unabhängigkeit. Viele Unternehmen übertragen die Rolle einem Compliance-Beauftragten, einer Rechtsverantwortlichen oder einem externen Anbieter ohne Eigeninteresse am Ergebnis. Wen auch immer Sie wählen: Sagen Sie der Belegschaft, wer es ist.

Schulen Sie die zuständige Person, bevor die erste Meldung eingeht. Sie muss wissen, wie sie neutral bleibt. Sie muss wissen, wie sie ein Geheimnis wahrt. Richten Sie eine Vertretung für Urlaub und Krankheitstage ein, damit eine Meldung nie eine Woche wartet, weil eine Person ausfällt. Geben Sie ihr einen einfachen Leitfaden für diese erste Antwort.

Was diese Person als Nächstes tut, zählt ebenso wie ihre Person selbst. Wer eine Meldung protokolliert und dann vergisst, macht das ganze System zunichte. Unser Leitfaden zum Umgang mit Whistleblower-Meldungen behandelt die Bearbeitung selbst, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss des Falls.

Innerhalb von 7 Tagen bestätigen, nachverfolgen und binnen 3 Monaten antworten

An der Uhr scheitern die meisten Systeme. Bestätigen Sie jede Meldung innerhalb von 7 Tagen, damit die meldende Person weiß, dass sie angekommen ist. Prüfen Sie sie gründlich und geben Sie der meldenden Person dann innerhalb von 3 Monaten eine echte Rückmeldung. Diese Rückmeldung erklärt, was Sie festgestellt haben und was Sie dagegen zu unternehmen planen.

Eine sorgfältige Nachverfolgung ist das Herzstück des Prozesses. Beurteilen Sie, ob der Vorwurf zutreffend erscheint, leiten Sie in diesem Fall eine Untersuchung ein und geben Sie ihn weiter oder schließen ihn ab, sobald die Fakten klar sind. Halten Sie die meldende Person unterwegs auf dem Laufenden. Eine Meldung, die in einer Schublade verschwindet, ist zugleich ein Vertrauensbruch und ein Regelverstoß.

Ein einfacher Zeitplan hält Sie ehrlich. Am ersten Tag protokollieren Sie die Meldung und senden die Antwort, die deren Eingang bestätigt. In der ersten Woche entscheiden Sie, wer sie prüft. In den folgenden Wochen sammeln Sie die Fakten und sprechen mit der meldenden Person. Bis zum dritten Monat senden Sie eine klare Rückmeldung. Verspätung ist ein Verstoß, und sei es um einen Tag.

Entscheiden Sie früh, wie Sie mit anonymen Meldungen umgehen. Ihre Annahme ist in vielen Ländern eine Wahl, keine Pflicht. Doch wenn Sie sie annehmen, verfolgen Sie sie genauso nach. Führen Sie über jede Meldung eine vertrauliche Aufzeichnung. Geben Sie die Identität der meldenden Person nur an die Personen weiter, die sie bearbeiten, und bewahren Sie die Daten nicht länger auf als nötig. Wo Sie ein Gespräch oder ein Treffen aufzeichnen, lassen Sie die meldende Person die Notizen prüfen und korrigieren. Vertraulichkeit ist es, die eine Person überhaupt erst bereit macht, sich zu melden. Aus Sicht der meldenden Person betrachten wir das unter ist Whistleblowing sicher.

Verbieten Sie Vergeltungsmaßnahmen und schützen Sie Menschen, die sich melden

Der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen ist das Versprechen, das Meldungen erst möglich macht. Sobald jemand in gutem Glauben meldet, dürfen Sie ihn nicht dafür bestrafen. Vergeltung umfasst weit mehr als eine Entlassung. Dazu zählen Herabstufung, Versetzung, Gehaltskürzung, entgangene Weiterbildung, ein schlechtes Zeugnis, das Setzen auf schwarze Listen und Schikane.

In einem Streitfall liegt die Beweislast bei Ihnen, nicht bei der meldenden Person. Wird eine Person, die gemeldet hat, später entlassen oder versetzt, müssen Sie nachweisen, dass die Entscheidung nichts mit ihrer Meldung zu tun hatte. Der Schutz erstreckt sich auch auf ihr Umfeld: einen Kollegen, der hilft, und Angehörige, die im selben Unternehmen arbeiten.

Bauen Sie eine einfache Schutzvorkehrung in Ihren HR-Prozess ein. Bevor Sie jemanden entlassen oder versetzen, prüfen Sie, ob die Person in den letzten Monaten gemeldet hat. Ist das der Fall, halten Sie inne. Halten Sie schriftlich fest, warum die Maßnahme gerechtfertigt ist und nichts mit der Meldung zu tun hat. Bitten Sie eine zweite Person um Freigabe. Diese Aufzeichnung ist es, die Sie schützt, falls die Entscheidung jemals angefochten wird.

Sie schulden meldenden Personen außerdem klare, kostenlose Informationen über ihre Rechte und darüber, an wen sie sich wenden können. Hier Fehler zu machen ist teuer. Bußgelder für Vergeltung, Behinderung oder die Preisgabe des Namens einer meldenden Person gibt es in den meisten Ländern, auch wenn die Beträge stark schwanken. Unser Leitfaden zu den Bußgeldern für Vergeltungsmaßnahmen und der Beitrag zu den Folgen einer fehlenden Hinweisgeberrichtlinie zeigen, was auf dem Spiel steht.

Machen Sie das Verfahren im ganzen Unternehmen bekannt

Ein Kanal, von dem niemand weiß, schützt niemanden. Sobald das System funktioniert, sagen Sie allen, dass es existiert. Veröffentlichen Sie klare, leicht auffindbare Anleitungen dazu, wie man innerhalb des Unternehmens meldet und wie man die externen Behörden erreicht. Schulen Sie jede Führungskraft darin, eine Meldung zu erkennen und niemals Vergeltung gegen die Person zu üben, die eine solche vorbringt.

Die Belegschaft muss wissen, dass sie sich ebenso an eine Behörde wie an Sie wenden kann. Erklären Sie diesen Weg ehrlich, statt ihn zu verschweigen; ein Unternehmen, das den Weg der externen Meldung ausschildert, wirkt vertrauenswürdiger, nicht weniger. Testen Sie dann Ihren eigenen Kanal, bevor Sie sich auf ihn verlassen. Schicken Sie eine Testmeldung hindurch und beobachten Sie ihren Weg: Erreicht sie die zuständige Person, startet sie die 7-Tage-Uhr und landet sie in der Aufzeichnung?

Wiederholen Sie die Botschaft in regelmäßigem Takt. Behandeln Sie den Kanal im Willkommenspaket für jede neue Einstellung. Erinnern Sie das gesamte Unternehmen ein- oder zweimal im Jahr daran. Streuen Sie eine kurze Bemerkung dazu in Teambesprechungen ein, wenn der Moment passt. Menschen vergessen ein System, von dem sie nur ein einziges Mal hören.

Behandeln Sie die Einführung als fortlaufend, nicht als einmaligen Start. Wiederholen Sie die Schulung für neue Beschäftigte, überprüfen Sie Ihre Antwortzeiten und stellen Sie sicher, dass der Kanal tatsächlich genutzt wird. Eine Leitung, die lange stumm bleibt, bedeutet meist, dass die Menschen ihr nicht vertrauen oder nicht wissen, dass es sie gibt.

Der schwierige Teil des Whistleblowing ist nicht das Richtliniendokument. Viele Unternehmen verfassen ein gutes Verfahren, veröffentlichen es und scheitern trotzdem beim ersten echten Test. Die Arbeit, die zählt, ist die stille, alltägliche: jede Meldung rechtzeitig zu bestätigen, die Aufzeichnung sauber zu halten und dafür zu sorgen, dass die Person, die sich gemeldet hat, dadurch nie schlechter dasteht. Ein Hinweisgebersystem ist nur so gut wie der Tag, an dem Sie es endlich einsetzen müssen.