Det kan finnas olika sätt att närma sig det rapporterade felaktigheter. Beroende på om medarbetaren känner sig kapabel att rapportera problemet direkt till sin närmaste handledare eller om de väljer den anonyma visselblåsarkanalen.
I fallet med direkt rapportering, ska handledaren besluta om de kan hantera frågan eller om den ska eskaleras. Att ha en visselblåsningspolicy och lämpliga utbildningar inom organisationen kan utrusta chefer för att göra dessa bedömningar.
Större organisationer har vanligtvis en utsedd lag eller individ som kan kontaktas när anställda vill rapportera ett problem. Detta sätt är särskilt rimligt när den direkta förvaltningsrelationen bryts eller om rapporten involverar den omedelbara tillsynsmyndigheten.
Om visselblåsaren väljer det anonyma sättet är det viktigt att ha en säker och enkel rapporteringskanal för dem. En sådan rapporteringskanal bör också kommuniceras effektivt inom organisationen.
Oavsett hur problemet har rapporterats är det nödvändigt att samla all relevant information för att få en fullständig förståelse för situationen. Detta kan göras antingen genom ett möte ansikte mot ansikte eller, om visselblåsarna vill vara anonyma, genom en säker och krypterad kommunikationskanal inom det webbaserade rapporteringsverktyget.
Beroende på hur allvarligt det rapporterade problemet är, det kan vara tillräckligt att ha en konversation med en person som felaktigheten berör. Allvarligare fall kan kräva en formell utredning och organisationen ansvarar för att välja lämplig åtgärd enligt genomförd förfarande för visselblåsning.
Nedan följer några bra metoder när det gäller att hantera rapporter om visselblåsning:
-
respektera och skydda visselblåsarens önskan att vara anonym
-
hantera alla rapporter på ett seriöst, professionellt och konsekvent sätt
-
se till att visselblåsarens avslöjande inte kommer att påverka deras arbetssituation
-
Ge feedback om de åtgärder som ska vidtas och tidslinjen för att tillhandahålla uppdateringar av varje mottagen rapport
För säkerhets- och förvaltningsändamål är det också en god praxis att använda rapporteringssystemets funktioner för att
-
upprätthålla en sammanfattning av de mottagna fallen
-
analysera whistleblowing fall efter tid, plats och natur
-
registrera tid och innehåll för återkoppling till visselblåsare
