Ce constituie implementarea unui sistem de denunțare a denunțărilor?
În legătură cu data viitoare a intrării în vigoare a Directivei avertizorilor, este timpul ca entitățile obligate să se pregătească pentru noile dispoziții. Introducerea dispozițiilor directivei în practica funcționării entității necesită pregătire și se reduce la un proces format din trei etape:
a) Etapa de elaborare a procedurilor
b) Etapa de implementare
c) Etapa de monitorizare, gestionare și întreținere a sistemului
Etapa de elaborare a procedurilor
Pregătirea procedurilor este prima etapă a introducerii sistemului de denunțare a entității. Această etapă este inseparabil legată de analiza structurii entității, precum și a procedurilor și reglementărilor entității. Pe baza acestei analize, este posibil să se creeze un sistem de denunțare sigur, simplu și funcțional. Rezultatul acestei etape este crearea unei structuri de canale de informare sigure și definirea procedurilor care trebuie urmate în cazul unor erori în funcționarea sistemului.
Etapa de implementare
Etapa de implementare se referă la punerea în aplicare a procedurilor planificate. În acest moment, este timpul să se introducă angajații în funcționarea sistemului și să se desfășoare cursuri de formare privind funcționarea acestuia. Odată cu implementarea începe înregistrarea rapoartelor avertizorilor și raportarea periodică a operațiunilor sistemului. De asemenea, este timpul să selectați un organism care va opera sistemul și să înființeze o comisie pentru examinarea rapoartelor avertizorilor. Aceștia pot fi angajați ai entității sau unei companii externe (a se vedea mai multe în articol despre o comisie pentru examinarea rapoartelor avertizorilor).
Etapa monitorizării, gestionării și menținerii procedurilor
După introducerea sistemului de raportare a denunțătorilor, este timpul să monitorizăm în mod constant funcționarea acestuia. Efectul observării sistemului poate fi necesitatea modificării sau îmbunătățirii acestuia. În acest sens, entitatea care operează sistemul ar trebui să propună recomandări în acest sens. În acest stadiu, este necesar să reacționeze la orice erori și să se adapteze sistemul la schimbările organizaționale care apar în entitate. Acesta este stadiul în care societatea este pregătită să spună în orice moment că respectă cerințele directivei.
Cum se implementează un sistem de denunțare?
În orice caz, ajustarea operațiunilor societății la obligațiile care decurg din Directiva privind avertizorii de informații necesită o analiză atentă a structurii entității. Eficiența și siguranța sistemului de denunțare a denunțărilor sunt garantate numai prin implementarea unor proceduri adaptate individual, bazate pe cunoașterea funcționării entității.
De asemenea, este extrem de important să se elaboreze proceduri cuprinzătoare care să definească procedura care trebuie urmată în fiecare eveniment posibil legat de rapoartele avertizorilor. În aceste tipuri de situații, operarea ad-hoc și crearea ulterioară a rutinei nu sunt posibile. Ar trebui definite procese și proceduri eficiente înainte de punerea în aplicare a sistemului de avertizori.
Procesul amplu de implementare a sistemului de denunțare a denunțărilor, precum și necesitatea monitorizării și întreținerii constante determină entitățile obligate să încredințeze servicii în acest domeniu companiilor externe. În multe cazuri, este chiar recomandabil din cauza controversei asupra eficacității și eficienței comisiilor interne care se ocupă de candidaturi.
WeMoral asigură implementarea integrală a sistemului de denunțare, de la dezvoltarea procedurilor până la monitorizarea constantă, gestionarea și menținerea funcționării acestuia. Utilizarea serviciilor WeMoral garantează că entitatea obligată va introduce un instrument sigur, eficient și fiabil pentru gestionarea rapoartelor avertizorilor.
