O que constitui a implementação de um sistema de denúncia?
Em conexão com a próxima data de entrada em vigor da Diretiva de Denúncia, já é hora de as entidades obrigadas se prepararem para as novas disposições. Colocar as disposições da diretiva na prática do funcionamento da entidade requer preparação e se resume a um processo que consiste em três etapas:
a) Estágio de desenvolvimento de procedimentos
b) Estágio de implementação
c) Estágio de monitoramento, gerenciamento e manutenção do sistema
Estágio de desenvolvimento de procedimentos
A preparação dos procedimentos é a primeira etapa da introdução do sistema de denúncia à entidade. Esse estágio está inseparavelmente conectado à análise da estrutura da entidade, bem como aos procedimentos e regulamentos existentes na entidade. Com base nessa análise, é possível criar um sistema de denúncia seguro, simples e funcional. O resultado dessa etapa é a criação de uma estrutura de canais de informação seguros e a definição de procedimentos a serem seguidos em caso de erros no funcionamento do sistema.
Estágio de implementação
O estágio de implementação tem tudo a ver com trazer à vida os procedimentos planejados. Nesse ponto, é hora de apresentar aos funcionários o funcionamento do sistema e realizar treinamentos sobre sua operação. Junto com a implementação começa o registro de relatórios de denunciantes e relatórios regulares sobre as operações do sistema. Também é hora de selecionar um órgão que operará o sistema e estabelecer um comitê para examinar os relatórios dos denunciantes. Podem ser funcionários da entidade ou uma empresa externa (veja mais no artigo sobre um comitê para examinar os relatórios dos denunciantes).
Estágio de monitoramento, gerenciamento e manutenção de procedimentos
Depois de introduzir o sistema de denúncias para denunciantes, é hora de monitorar constantemente seu funcionamento. O efeito de observar o sistema pode ser a necessidade de mudá-lo ou melhorá-lo. Recomendações a esse respeito devem ser propostas pela entidade que opera o sistema. Nesse estágio, é necessário reagir a quaisquer erros e adaptar o sistema às mudanças organizacionais que ocorrem na entidade. Esta é a fase em que a empresa está pronta para dizer a qualquer momento que cumpre os requisitos da diretiva.
Como implementar um sistema de denúncia?
Em qualquer caso, o ajuste das operações da empresa às obrigações decorrentes da Diretiva de Denúncias requer uma análise cuidadosa da estrutura da entidade. A eficiência e a segurança do sistema de denúncias só são garantidas pela implementação de procedimentos personalizados individualmente com base no conhecimento do funcionamento da entidade.
Também é extremamente importante desenvolver procedimentos abrangentes que definam o procedimento a ser seguido em todos os eventos possíveis relacionados aos relatórios dos denunciantes. Nesses tipos de situações, a operação ad hoc e a posterior criação da rotina não são possíveis. Processos e procedimentos eficientes devem ser definidos antes que o sistema de denúncia seja implementado.
O extenso processo de implementação do sistema de denúncias, bem como a necessidade de monitoramento e manutenção constantes, leva as entidades obrigadas a confiar serviços nessa área a empresas externas. Em muitos casos, é até aconselhável devido à controvérsia sobre a eficácia e eficiência dos comitês internos que lidam com as candidaturas.
A WeMoral garante a implementação integral do sistema de denúncias, desde o desenvolvimento de procedimentos até o monitoramento constante, gerenciamento e manutenção de seu funcionamento. O uso dos serviços WeMoral garante que a entidade obrigada introduzirá uma ferramenta segura, eficiente e confiável para gerenciar relatórios de denunciantes.
