Pisaliśmy już o tym, jak powinna wyglądać przykładowa procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalisty oraz jak wygląda modelowe wdrożenie systemu dla sygnalistów w praktyce.
Wskazaliśmy, że jednym z etapów jest implementacja procedur, ponieważ same ich stworzenie nie oznacza, że zaczynają one obowiązywać w naszej firmie.
Co więc trzeba dokładnie zrobić, żeby przygotowana procedura zaczęła obowiązywać? Jak określić datę tego obowiązywania?
Należy pamiętać, że art. 8.1. dyrektywy o sygnalistach nakazuje pracodawcom „ustanowienie” wewnętrznych kanałów i procedur. Z art. 8.3 projektowanej ustawy wynika, że wewnętrzne procedury zgłoszeń będą aktami prawa wewnętrznego, co oznacza, że należy je ustalić i przyjąć w sposób przyjęty dla tego typu aktów.
Dokumentem, który implementuje wewnętrzny regulamin lub procedurę dokonywania zgłoszeń do systemu aktów prawa wewnętrznego danego pracodawcy będzie każdorazowo decyzja odpowiedniego organu lub osoby uprawnionej do podejmowania tego typu decyzji.
W przypadku jednostek publicznych, np. w szpitalach publicznych działających w formie SPZOZ będzie do decyzja dyrektora, natomiast w przypadku jednostek JST, np. w szkole publicznej może to być decyzja dyrektora szkoły. Każdorazowo decyzja uprawnionego organu lub osoby powinna przyjąć właściwą formę pisemną, np. uchwały albo decyzji.
W przypadku spółek prawa handlowego, regulamin albo procedura zostaną wdrożone decyzją uprawnionych wspólników (dla spółek osobowych) albo organu, najczęściej zarządu (w przypadku spółek kapitałowych).
Przykładową treść uchwały zarządu spółki kapitałowej implementującej procedurę zgłaszania nieprawidłowości można pobrać poniżej.
