Hva utgjør implementeringen av et varslingssystem?
I forbindelse med varslerdirektivet kommende dato for ikrafttredelse er det på høy tid for forpliktede enheter å forberede seg på de nye bestemmelsene. Å bringe direktivets bestemmelser inn i utøvelsen av foretakets drift krever forberedelse og kommer ned til en prosess bestående av tre faser:
a) Stage av utviklingsprosedyrer
b) Fase av implementering
c) Stage av overvåking, styring og vedlikehold av systemet
Fase av utviklingsprosedyrer
Forberedelse av prosedyrer er den første fasen av å introdusere varslingssystemet til enheten. Dette stadiet er uadskillelig forbundet med analysen av enhetens struktur, samt eksisterende i enhetens prosedyrer og forskrifter. Basert på denne analysen er det mulig å lage et varslingssystem som er trygt, enkelt og funksjonelt. Resultatet av dette stadiet er å skape en struktur av sikre informasjonskanaler og definere prosedyrer som skal følges i tilfelle feil i systemets funksjon.
Fase av implementering
Gjennomføringsstadiet handler om å bringe inn i livet de planlagte prosedyrene. På dette tidspunktet er det på tide å introdusere ansatte til systemets funksjon og utføre opplæring i driften. Sammen med implementeringen begynner registreringen av varslerrapporter og regelmessig rapportering om systemets operasjoner. Det er også på tide å velge et organ som skal drive systemet og etablere en komité for å undersøke varslernes rapporter. Disse kan være enhetsansatte eller et eksternt selskap (se mer i artikkelen om en komité for å undersøke varslernes rapporter).
Stadium av overvåking, ledelse og vedlikehold av prosedyrer
Etter å ha introdusert rapporteringssystemet for varslere, er det på tide å kontinuerlig overvåke funksjonen. Effekten av å observere systemet kan være nødvendigheten av å endre eller forbedre det. Anbefalinger i denne forbindelse bør foreslås av enheten som opererer systemet. På dette stadiet er det nødvendig å reagere på eventuelle feil og tilpasse systemet til organisatoriske endringer som skjer i enheten. Dette er scenen hvor selskapet når som helst er klar til å si at det overholder kravene i direktivet.
Hvordan implementere et varslingssystem?
I alle fall krever justeringen av selskapets virksomhet til forpliktelsene som oppstår fra varslerdirektivet en nøye analyse av enhetens struktur. Effektiviteten og sikkerheten til varslingssystemet garanteres kun ved implementering av individuelt skreddersydde prosedyrer basert på kunnskapen om enhetens funksjon.
Det er også ekstremt viktig å utvikle omfattende prosedyrer som definerer prosedyren som skal følges i alle mulige hendelser relatert til varslernes rapporter. I disse typer situasjoner er ad hoc-operasjon og etterfølgende opprettelse av rutinen ikke mulig. Effektive prosesser og prosedyrer bør defineres før varslersystemet implementeres.
Den omfattende prosessen med å implementere varslingssystemet, samt nødvendigheten av konstant overvåking og vedlikehold, ber forpliktede enheter til å overlate tjenester på dette området til eksterne selskaper. I mange tilfeller er det til og med tilrådelig på grunn av kontroversen om effektiviteten og effektiviteten til interne komiteer som arbeider med applikasjoner.
WeMoral sikrer full implementering av varslingssystemet, fra utvikling av prosedyrer til konstant overvåking, styring og vedlikehold av dens funksjon. Bruken av WeMoral-tjenester garanterer at den forpliktede enheten vil introdusere et trygt, effektivt og pålitelig verktøy for håndtering av varslerrapporter.
