Eksempelprosedyre for rapportering av uregelmessigheter og varslerbeskyttelse

En av forpliktelsene og utfordringene til enheter som implementerer bestemmelsene om varslerbeskyttelse i organisasjonen er utvikling og vedtak av interne prosedyrer for mottak og oppfølging av rapporter.

EUROPAPARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV 2019/1937 av 23. oktober 2019 om beskyttelse av personer som rapporterer brudd på unionsretten (varslerdirektivet), fastsetter at rapporteringspersoner bør oppfordres til å først bruke interne rapporteringskanaler og rapportere til arbeidsgiveren dersom slike kanaler er tilgjengelige for dem og med rimelighet kan forventes å fungere. Som en konsekvens bør juridiske personer i privat og offentlig sektor etablere hensiktsmessige interne prosedyrer for mottak og oppfølgelse av rapporter.

I henhold til varslerdirektivet artikkel 9 skal Prosedyrene for intern rapportering og oppfølging som nevnt i artikkel 8 omfatte følgende:

1. kanaler for mottak av rapporter som er utformet, etablert og drevet på en sikker måte som sikrer at konfidensialiteten til identiteten til rapporteringspersonen og enhver tredjepart nevnt i rapporten er beskyttet, og forhindrer tilgang til dette av ikke-autoriserte medarbeidere;
2. bekreftelse av mottak av rapporten til rapporteringspersonen innen syv dager etter at kvitteringen;
3. betegnelsen på en upartisk person eller avdeling som er kompetent for oppfølging av rapportene som kan være samme person eller avdeling som den som mottar rapportene og som vil opprettholde kommunikasjon med rapporteringspersonen og, der det er nødvendig, be om ytterligere informasjon fra og gi tilbakemelding til den rapporterende personen;
4. flittig oppfølging av den utpekte personen eller avdelingen nevnt i punkt (c);
5. flittig oppfølging, der fastsatt i nasjonal lov, når det gjelder anonym rapportering;
6. en rimelig tidsramme for å gi tilbakemelding, ikke over tre måneder fra bekreftelsen av kvittering eller, hvis ingen bekreftelse ble sendt til rapporteringspersonen, tre måneder fra utløpet av syv-dagers perioden etter at rapporten ble gjort;
7. Tilveiebringelse av klar og lett tilgjengelig informasjon om prosedyrene for rapportering eksternt til kompetente myndigheter i henhold til artikkel 10 og, der det er relevant, til institusjoner, organer, kontorer eller byråer i unionen.

Utkastet til lov om beskyttelse av personer som rapporterer brudd på loven, krever arbeidsgivere som omfattes av denne loven for å etablere interne rapporteringsregler, som definerer prosedyren for rapportering av brudd på loven og ta oppfølgingstiltak. De foreslåtte bestemmelsene forutsetter at forskriften vil være en handling av arbeidsgiverens interne lov, og derfor bør innholdet avtales med de ansattes representanter, i samsvar med gjeldende forskrifter.

Som en del av partnerskapet mellom WeMoral og advokatfirmaet SPG Legal Sawicki i Wspólnicy ( spglegal.pl ) Vi har utviklet et utkast til regelverk for varslere, som er tilgjengelig for gratis nedlasting.