Mis kujutab endast rikkumisest teatamise süsteemi rakendamist?
Seoses rikkumistest teatajate direktiivi jõustumise eelseisva kuupäevaga on kohustatud üksustel viimane aeg valmistuda uute sätete rakendamiseks. Direktiivi sätete võtmine üksuse tegevuse praktikasse nõuab ettevalmistust ja seda rakendatakse protsessile, mis koosneb kolmest etapist:
a) Protseduuride väljatöötamise etapp
b) rakendamise etapp
c) Süsteemi seire, haldamise ja hooldamise etapp
Menetluste väljatöötamise etapp
Menetluste ettevalmistamine on üksusele rikkumisest teatamise süsteemi kasutuselevõtmise esimene etapp. See etapp on lahutamatult seotud üksuse struktuuri analüüsiga, samuti olemasolevate üksuse protseduurides ja määrustes. Selle analüüsi põhjal on võimalik luua ohutu, lihtne ja funktsionaalne rikkumisest teatamise süsteem. Selle etapi tulemuseks on ohutute infokanalite struktuuri loomine ja menetluste määratlemine, mida tuleb järgida süsteemi toimimise vigade korral.
Rakendamise etapp
Rakendusetapp on kõik kavandatud protseduuride ellu viimine. Siinkohal on aeg tutvustada töötajaid süsteemi toimimisele ja viia läbi selle toimimise koolitus. Koos rakendamisega algab rikkumisest teatajate aruannete registreerimine ja korrapärane aruandlus süsteemi tegevuse kohta. Samuti on aeg valida süsteemi haldav asutus ja asutada rikkumisest teatajate aruannete läbivaatamise komitee. Need võivad olla üksuse töötajad või välise äriühingu (vt rohkem artiklit rikkumisest teatajate aruannete uurimise komisjoni kohta).
Menetluste seire, haldamise ja hooldamise etapp
Pärast rikkumisest teatajate aruandlussüsteemi kasutuselevõtmist on aeg pidevalt jälgida selle toimimist. Süsteemi jälgimise mõju võib olla vajadus seda muuta või parandada. Soovitused selles osas peaks pakkuma süsteemi tegutsev üksus. Selles etapis on vaja reageerida kõikidele vigadele ja kohandada süsteemi üksuses toimuvate organisatsiooniliste muutustega. See on etapp, kus äriühing on igal ajal valmis ütlema, et ta vastab käesoleva direktiivi nõuetele.
Kuidas rakendada rikkumisest teatamise süsteemi?
Igal juhul nõuab äriühingu tegevuse korrigeerimine rikkumisest teatajate direktiivist tulenevate kohustustega põhjalikku analüüsi üksuse struktuuri. Rikkumisest teatamise süsteemi tõhusus ja ohutus on tagatud ainult individuaalselt kohandatud menetluste rakendamisega, mis põhinevad teadmistel üksuse toimimisest.
Samuti on äärmiselt oluline välja töötada kõikehõlmav menetlus, millega määratletakse kord, mida tuleb järgida kõikvõimalike rikkumisest teatajate aruannetega seotud sündmuste puhul. Sellistes olukordades ei ole ad hoc operatsioon ja järgnev rutiini loomine võimalikud. Enne rikkumisest teatajate süsteemi rakendamist tuleks määratleda tõhusad protsessid ja menetlused.
Rikkumisest teatamise süsteemi rakendamise ulatuslik protsess, samuti pideva järelevalve ja hoolduse vajadus sunnib kohustatud üksusi usaldama selles valdkonnas teenuseid välistele ettevõtetele. Paljudel juhtudel on see isegi soovitatav tänu vaidlustele taotlustega tegelevate sisekomisjonide tõhususe ja tõhususe üle.
WeMoral tagab rikkumisest teatamise süsteemi täieliku rakendamise alates menetluste väljatöötamisest kuni selle toimimise pideva jälgimise, haldamise ja hooldamiseni. WeMoral teenuste kasutamine tagab, et kohustatud isik võtab kasutusele ohutu, tõhusa ja usaldusväärse vahendi rikkumisest teatajate aruannete haldamiseks.
