Πώς εφαρμόζεται το σύστημα καταγγελίας δυσλειτουργιών;

Πώς εφαρμόζεται το σύστημα καταγγελίας δυσλειτουργιών;

Marek Tekieli |

Τι συνιστά η εφαρμογή ενός συστήματος καταχθόνησης των πληροφοριοδοτών;

Σε σχέση με την επικείμενη ημερομηνία έναρξης ισχύος της οδηγίας για τους πληροφοριοδότη, είναι καιρός οι υπόχρεες οντότητες να προετοιμαστούν για τις νέες διατάξεις. Η εισαγωγή των διατάξεων της οδηγίας στην πρακτική της λειτουργίας της οντότητας απαιτεί προετοιμασία και καταλήγει σε μια διαδικασία που αποτελείται από τρία στάδια:

α) Στάδιο ανάπτυξης διαδικασιών

β) Στάδιο εφαρμογής

γ) Στάδιο παρακολούθησης, διαχείρισης και συντήρησης του συστήματος

Στάδιο ανάπτυξης διαδικασιών

Η προετοιμασία των διαδικασιών είναι το πρώτο στάδιο εισαγωγής του συστήματος πληροφοριοδοτήσεων στην οντότητα. Το στάδιο αυτό συνδέεται άρρηκτα με την ανάλυση της δομής της οντότητας, καθώς και με τις διαδικασίες και τους κανονισμούς της οντότητας. Με βάση αυτή την ανάλυση, είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένα σύστημα που να είναι ασφαλές, απλό και λειτουργικό. Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου είναι η δημιουργία μιας δομής ασφαλών διαύλων πληροφόρησης και ο καθορισμός των διαδικασιών που πρέπει να ακολουθηθούν σε περίπτωση σφαλμάτων στη λειτουργία του συστήματος.

Στάδιο εφαρμογής

Το στάδιο εφαρμογής αφορά την υλοποίηση των προγραμματισμένων διαδικασιών. Σε αυτό το σημείο, είναι καιρός να εισαγάγουμε τους εργαζόμενους στη λειτουργία του συστήματος και να διεξάγουμε εκπαίδευση για τη λειτουργία του. Μαζί με την εφαρμογή αρχίζει η καταγραφή των εκθέσεων των πληροφοριοδοτών και τακτική υποβολή εκθέσεων σχετικά με τις λειτουργίες του συστήματος. Είναι επίσης καιρός να επιλέξουμε ένα όργανο που θα λειτουργεί το σύστημα και να συσταθεί μια επιτροπή για την εξέταση των εκθέσεων των πληροφοριοδοτών. Αυτοί μπορεί να είναι υπάλληλοι της οντότητας ή μια εξωτερική εταιρεία (δείτε περισσότερα στο άρθρο σχετικά με μια επιτροπή για την εξέταση των αναφορών των πληροφοριοδοτών).

Στάδιο παρακολούθησης, διαχείρισης και συντήρησης των διαδικασιών

Μετά την εισαγωγή του συστήματος αναφοράς για τους πληροφοριοδότες, είναι καιρός να παρακολουθούμε συνεχώς τη λειτουργία του. Το αποτέλεσμα της παρατήρησης του συστήματος μπορεί να είναι η αναγκαιότητα αλλαγής ή βελτίωσης του συστήματος. Οι σχετικές συστάσεις θα πρέπει να προτείνονται από τον φορέα που διαχειρίζεται το σύστημα. Σε αυτό το στάδιο, απαιτείται να αντιδρά σε τυχόν σφάλματα και να προσαρμόζει το σύστημα στις οργανωτικές αλλαγές που συμβαίνουν στην οντότητα. Αυτό είναι το στάδιο στο οποίο η εταιρεία είναι έτοιμη να δηλώσει ανά πάσα στιγμή ότι συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις της οδηγίας.

Πώς να εφαρμόσετε ένα σύστημα πληροφοριοδοτήσεων;

Σε κάθε περίπτωση, η προσαρμογή των δραστηριοτήτων της εταιρείας στις υποχρεώσεις που απορρέουν από την οδηγία για τους πληροφοριοδότη απαιτεί προσεκτική ανάλυση της δομής της οντότητας. Η αποτελεσματικότητα και η ασφάλεια του συστήματος εμφύσησης πληροφοριών διασφαλίζονται μόνο με την εφαρμογή εξατομικευμένων διαδικασιών που βασίζονται στη γνώση της λειτουργίας της οντότητας.

Είναι επίσης εξαιρετικά σημαντικό να αναπτυχθούν ολοκληρωμένες διαδικασίες που θα καθορίζουν τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί σε κάθε πιθανό γεγονός που σχετίζεται με τις εκθέσεις των πληροφοριοδοτών. Σε αυτούς τους τύπους καταστάσεων, η λειτουργία ad hoc και η επακόλουθη δημιουργία της ρουτίνας δεν είναι δυνατές. Πριν από την εφαρμογή του συστήματος πληροφοριοδότη, θα πρέπει να καθοριστούν αποτελεσματικές διαδικασίες και διαδικασίες.

Η εκτενής διαδικασία εφαρμογής του συστήματος πληροφοριοδοτήσεων, καθώς και η ανάγκη συνεχούς παρακολούθησης και συντήρησης, προτρέπουν τους υποχρεωμένους φορείς να αναθέτουν υπηρεσίες στον τομέα αυτό σε εξωτερικές εταιρείες. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι σκόπιμο ακόμη και λόγω της διαμάχης σχετικά με την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών επιτροπών που ασχολούνται με τις αιτήσεις.

Η WeMoral διασφαλίζει την πλήρη εφαρμογή του συστήματος πληροφοριοδοτήσεων, από την ανάπτυξη διαδικασιών μέχρι τη συνεχή παρακολούθηση, διαχείριση και διατήρηση της λειτουργίας του. Η χρήση των υπηρεσιών WeMoral εγγυάται ότι ο υπόχρεος φορέας θα εισαγάγει ένα ασφαλές, αποτελεσματικό και αξιόπιστο εργαλείο για τη διαχείριση των αναφορών πληροφοριοδοτών.

Βρήκατε το άρθρο ενδιαφέρον; Μοιραστείτε το με άλλους
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει