Musterverfahren für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und den Schutz von Hinweisgebern

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Musterverfahren für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und den Schutz von Hinweisgebern

Eine der Verpflichtungen und Herausforderungen von Stellen, die die Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern in ihrer Organisation umsetzen, ist die Entwicklung und Verabschiedung interner Verfahren für den Empfang und die Weiterverfolgung von Berichten.

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Whistleblower-Richtlinie) sieht vor, dass meldende Personen dazu angehalten werden sollten, zunächst interne Meldekanäle zu nutzen und ihrem Arbeitgeber Bericht zu erstatten, wenn ihnen solche Kanäle zur Verfügung stehen und vernünftigerweise erwartet werden kann, dass sie funktionieren. Daher sollten Rechtspersonen im privaten und öffentlichen Sektor geeignete interne Verfahren für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Berichten einrichten.

Gemäß Artikel 9 der Whistleblower-Richtlinie müssen die in Artikel 8 genannten Verfahren für die interne Berichterstattung und die Folgemaßnahmen Folgendes umfassen:

  1. Kanäle für den Empfang der Berichte, die auf sichere Weise konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, um sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person und aller im Bericht genannten Dritten geschützt ist, und dass nicht autorisierte Mitarbeiter darauf zugreifen können;
  2. Bestätigung des Eingangs des Berichts an die meldende Person innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt des Berichts;
  3. die Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für die Weiterverfolgung der Berichte zuständig ist, die dieselbe Person oder Abteilung sein kann wie die Person oder Abteilung, die die Berichte erhält, und die die Kommunikation mit der berichtenden Person aufrechterhält und erforderlichenfalls weitere Informationen anfordert und Feedback gibt an diese meldende Person;
  4. sorgfältige Folgemaßnahmen durch die unter Buchstabe c genannte Person oder Abteilung;
  5. Sorgfältige Folgemaßnahmen in Bezug auf die anonyme Berichterstattung, soweit dies im nationalen Recht vorgesehen ist;
  6. eine angemessene Frist für die Abgabe einer Rückmeldung, die nicht länger als drei Monate ab der Empfangsbestätigung oder, falls keine Bestätigung an die meldende Person gesendet wurde, drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Erstellung des Berichts;
  7. Bereitstellung klarer und leicht zugänglicher Informationen über die Verfahren für die externe Berichterstattung an die zuständigen Behörden gemäß Artikel 10 und gegebenenfalls an Institute, Einrichtungen, Ämter oder Stellen der Union.

Der Gesetzesentwurf zum Schutz von Personen, die Gesetzesverstöße melden, schreibt vor, dass Arbeitgeber, die unter dieses Gesetz fallen, interne Berichtsregeln festlegen, die das Verfahren für die Meldung von Gesetzesverstößen und die Ergreifung von Folgemaßnahmen festlegen. Die vorgeschlagenen Bestimmungen gehen davon aus, dass die Vorschriften eine Handlung des internen Rechts des Arbeitgebers sein werden, und daher sollte ihr Inhalt mit den Arbeitnehmervertretern gemäß den geltenden Vorschriften vereinbart werden.

Im Rahmen der Partnerschaft zwischen WeMoral und der Anwaltskanzlei SPG Legal Sawicki i Wspólnicy ( spglegal.pl ) haben wir einen Verordnungsentwurf für Whistleblower entwickelt, den Sie kostenlos herunterladen können.

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