Der kan være forskellige måder at nærme sig den rapporterede forseelse på. Afhængigt af om medarbejderen føler sig i stand til at rapportere problemet direkte til sin nærmeste vejleder, eller de vælger den anonyme whistleblowing-kanal.
I tilfælde af direkte rapportering, skal vejlederen beslutte, om de kan håndtere problemet, eller om det skal eskaleres. At have en whistleblowing-politik og passende træning i organisationen kan udstyre ledere til at træffe disse vurderinger.
Større organisationer har normalt en udpeget hold eller individ hvem der kan kontaktes, når medarbejderne ønsker at rapportere et problem. Denne måde er særlig fornuftig, når det direkte ledelsesforhold brydes, eller hvor rapporten involverer den nærmeste vejleder.
Hvis whistlebloweren vælger den anonyme måde, er det afgørende at have en sikker og nem rapporteringskanal for dem. En sådan rapporteringskanal skal også kommunikeres effektivt inden for organisationen.
Uanset hvordan problemet er rapporteret, er det nødvendigt at indsamle alle relevante oplysninger for at få en fuld forståelse af situationen. Dette kan ske enten gennem et ansigt til ansigt møde eller, hvis whistleblowerne ønsker at forblive anonyme, gennem en sikker og krypteret kommunikationskanal inden for det webbaserede rapporteringsværktøj.
Afhængigt af hvor alvorligt det rapporterede problem er, det kan være tilstrækkeligt at have en samtale med en person, som forseelsen vedrører. Mere alvorlige sager kan kræve en formel undersøgelse, og organisationen er ansvarlig for at vælge den passende handling i henhold til implementeret whistleblowing procedure.
Nedenfor er et par gode praksisser med hensyn til behandling af rapporter om whistleblowing:
-
respektere og beskytte whistleblowerens ønske om at forblive anonym
-
håndtere alle rapporter seriøst, professionelt og på en ensartet måde
-
Sørg for, at whistleblowerens offentliggørelse ikke vil påvirke deres arbejdssituation
-
Giv feedback om de foranstaltninger, der skal træffes, og tidslinjen for opdatering af hver modtaget rapport
Af hensyn til sikkerheds- og forvaltningsformål er det også en god praksis at anvende rapporteringssystemets funktionaliteter til at:
-
opretholde et resumé af de modtagne sager
-
analysere whistleblowing-sagerne efter tid, sted og natur
-
registrere tid og indhold af feedback, der gives til whistleblowers
