Mohou existovat různé způsoby, jak přistupovat k nahlášenému provinění. V závislosti na tom, zda se zaměstnanec cítí schopen nahlásit problém přímo svému bezprostřednímu nadřízenému, nebo si zvolí anonymní kanál whistleblowingu.
V případě přímé podávání zpráv, supervizor by měl rozhodnout, zda se může záležitost zabývat nebo zda by měla být eskalována. Mít politiku oznamování a vhodná školení v rámci organizace může manažery vybavit, aby tyto úsudky učinili.
Větší organizace obvykle mají určený tým nebo jednotlivec kdo může být osloven, když si zaměstnanci přejí nahlásit problém. Tento způsob je zvláště rozumný, pokud je přímý vztah řízení přerušen nebo pokud zpráva zahrnuje bezprostředního nadřízeného.
Pokud si oznamovatel zvolí anonymní způsob, je zásadní mít bezpečný a snadný kanál pro podávání zpráv pro ně. Takový kanál pro podávání zpráv by měl být v rámci organizace účinně sdělován.
Bez ohledu na způsob, jakým byl problém nahlášen, je nutné shromáždit všechny relevantní informace, aby bylo možné situaci plně pochopit. Toho lze dosáhnout buď osobním setkáním, nebo, pokud si oznamovatelé přejí zůstat v anonymitě, prostřednictvím bezpečného a šifrovaného komunikačního kanálu v rámci webového nástroje pro podávání zpráv.
V závislosti na tom, jak závažný je nahlášený problém, může stačit vést rozhovor s osobou, které se provinění týká. Závažnější případy mohou vyžadovat formální vyšetřování a organizace je odpovědná za výběr vhodného opatření podle provedeného postup whistleblowingu.
Níže uvádíme několik osvědčených postupů, pokud jde o zpracování zpráv o whistleblowingu:
-
respektovat a chránit přání oznamovatele zůstat v anonymitě
-
zacházet se všemi zprávami vážně, profesionálně a konzistentně
-
ujistěte se, že zveřejnění oznamovatele neovlivní jejich pracovní situaci
-
Poskytněte zpětnou vazbu ohledně opatření, která mají být přijata, a harmonogramu poskytování aktualizací každé přijaté zprávy
Pro účely bezpečnosti a řízení je také dobrým postupem používat funkce systému hlášení k:
-
vést souhrn přijatých případů
-
analyzovat případy oznamování podle času, místa a povahy
-
zaznamenat čas a obsah zpětné vazby poskytnuté oznamovatelům
