Co představuje zavedení systému whistleblowing?
V souvislosti s nadcházejícím datem vstupu směrnice o informátorech v platnost je nejvyšší čas, aby se povinné subjekty připravily na nová ustanovení. Uvedení ustanovení směrnice do praxe činnosti subjektu vyžaduje přípravu a zahrnuje proces, který se skládá ze tří fází:
a) Fáze vývoje postupů
b) Fáze realizace
c) Fáze monitorování, správy a údržby systému
Stupeň vývoje postupů
Příprava postupů je první etapou zavádění systému whistleblowing do entity. Tato fáze je neoddělitelně spojena s analýzou struktury účetní jednotky, stejně jako existující postupy a předpisy účetní jednotky. Na základě této analýzy je možné vytvořit systém whistleblowing, který je bezpečný, jednoduchý a funkční. Výsledkem této fáze je vytvoření struktury bezpečných informačních kanálů a definování postupů, které je třeba dodržovat v případě chyb ve fungování systému.
Fáze realizace
Fáze implementace je především o zavedení plánovaných postupů do života. V tomto okamžiku je čas zavést zaměstnance do fungování systému a provádět školení o jeho provozu. Spolu s implementací začíná registrace zpráv informátorů a pravidelné podávání zpráv o provozu systému. Je také čas vybrat orgán, který bude systém provozovat, a zřídit výbor pro posuzování zpráv informátorů. Mohou to být zaměstnanci účetní jednotky nebo externí společnost (viz více v článku o výboru pro zkoumání zpráv informátorů).
Fáze monitorování, řízení a udržování postupů
Po zavedení systému podávání zpráv pro informátory je čas neustále sledovat jeho fungování. Účinkem pozorování systému může být nutnost jeho změny nebo zlepšení. Doporučení v tomto ohledu by měla navrhnout subjekt provozující systém. V této fázi je nutné reagovat na jakékoli chyby a přizpůsobit systém organizačním změnám, ke kterým dochází v entitě. To je fáze, kdy je společnost připravena kdykoli říci, že splňuje požadavky směrnice.
Jak implementovat systém whistleblowing?
V každém případě úprava činnosti společnosti povinnostem vyplývajícím ze směrnice o informátorech vyžaduje pečlivou analýzu struktury účetní jednotky. Účinnost a bezpečnost systému whistleblowing je zaručena pouze zavedením individuálně přizpůsobených postupů založených na znalostech fungování subjektu.
Je také nesmírně důležité vyvinout komplexní postupy, které definují postup, který je třeba dodržovat při každé možné události související se zprávami oznamovatelů. V těchto typech situací není možné provoz ad hoc a následné vytvoření rutiny. Před zavedením systému oznamovatele by měly být definovány účinné procesy a postupy.
Rozsáhlý proces zavádění systému whistleblowing a nutnost neustálého sledování a údržby vyzývá povinné osoby, aby svěřily služby v této oblasti externím společnostem. V mnoha případech je to dokonce vhodné kvůli kontroverzi o účinnosti a účinnosti vnitřních výborů zabývajících se žádostmi.
WeMoral zajišťuje plnou implementaci systému whistleblowing, od vývoje postupů až po neustálé sledování, řízení a udržování jeho fungování. Použití služeb WeMoral zaručuje, že povinná osoba zavede bezpečný, účinný a spolehlivý nástroj pro správu zpráv informátorů.
